Spring naar content

Alles over pre-employment screening (PES)

Pre-employment screening, ook wel een PES screening genoemd, is een belangrijk instrument voor het verifiëren van relevante gegevens voordat een sollicitant in dienst treedt.

Download de whitepaper

Download de whitepaper

Pre-employment screening, wat is dat?

Pre-employment screening is het verifiëren van relevante gegevens van een potentiële medewerker die betrekking hebben tot de uitoefening van de functie van de kandidaat. Zo heb je zekerheid over de gegevens die de kandidaat heeft aangeleverd en kan je beter geïnformeerde wervingsbeslissing maken gebaseerd op feiten. Ga je verder met de potentiële medewerker?

Op deze pagina vertellen we je alles wat je moet weten over pre-employment screening:

Waarom pre-employment screening?

  • Risicomanagement: Vooraf investeren in het screenen van sollicitanten, biedt op lange termijn grote toegevoegde waarde. Door hun relevante persoonsgegevens objectief te checken, weet jij zeker wie je aanneemt en komen mogelijke risico’s boven water.
  • Mis-hire, of ook wel bad hire: In de huidige arbeidsmarkt is het vaak snel schakelen om als winnaar uit de strijd te komen, maar misschien heb je de andere kant van de medaille ook al eens meegemaakt. Een medewerker die feilloos door het sollicitatiegesprek kwam, maar in werkelijkheid de kantjes er vanaf loopt. Dit wil je te allen tijde voorkomen.
  • Kwaliteitsmanagement: Sollicitatiegesprekken blijven het belangrijkste middel om een indruk te krijgen of een kandidaat goed binnen jouw bedrijfscultuur zou passen, maar door screening toe te voegen aan het wervingsproces, zorg je dat de kwaliteit en integriteit binnen jouw organisatie gewaarborgd blijven.
  • (Toenemende) Wet- en regelgeving: De wet- en regelgeving rondom (het aannemen van) personeel neemt vluchtig toe. Het kan een complex proces zijn om hier aan te voldoen, zeker omdat je de focus op jouw core business niet wilt verliezen. Het uitbesteden aan een professionele screeningspartij betekent dat jij altijd voldoet aan relevante wet- en regelgeving en een partij inschakelt die hier ervaring mee heeft.
  • Werken op afstand: Sinds thuiswerken steeds gebruikelijker is geworden, is ook de manier waarop organisaties nieuwe medewerkers kiezen veranderd. Veel recruitment- en onboarding processen zijn gedigitaliseerd en verlopen dus online. Het blijft daarbij van belang dat de juiste kandidaten voor een functie worden gekozen. Middels screening neem je in ieder geval grondige voorzorgsmaatregelen.
  • Internationalisering: Wanneer je als bedrijf besluit om internationaal uit te breiden, heb je automatisch te maken met verschillende vestigingslanden, andere wet- en regelgeving, culturen en persoonsgegevens. Screening is dan een geschikt middel om een uniform beleid uit te dragen omtrent integriteit en kwaliteit.
Whitepaper
Download de basis van employment screening
Whitepaper
Download de basis van employment screening

Oeps! We konden je formulier niet vinden.

Handen schudden wegens goede samenwerking

Is pre-employment screening verplicht?

In verschillende sectoren gelden eisen met betrekking tot (het aannemen van) personeel. Pre-employment screening speelt hierop in en helpt organisaties te voldoen aan wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de financiële dienstverlening of de zorg. Deze sectoren hebben te maken met privacy gevoelige gegevens en kwetsbare doelgroepen. Hierdoor is de noodzaak voor kwalitatief en betrouwbaar personeel evident, maar ook in sectoren waar het niet verplicht is, biedt pre-employment screening een meerwaarde. Zo versterkt pre-employment screening bovenal het vertrouwen in de mensen met wie je werkt. Hoe sterker dit vertrouwen, hoe lager de kans op mogelijke incidenten, financiële of imagoschade.

Pre-employment screening in jouw sector

 

 

 

Voorbeeld pre-employment screening procedure

Stap 1: Log in

Vul de persoonlijke gebruikersnaam en het wachtwoord in.

Stap 2: Kies een screeningsprofiel

Selecteer het juiste screeningsprofiel voor de kandidaat.

Stap 3: Vul de gegevens van de kandidaat in

Er wordt gevraagd naar de naam, het e-mailadres en het mobiele telefoonnummer van de kandidaat.

Stap 4: Kandidaat verstrekt informatie

De kandidaat ontvangt een e-mail met inloggegevens en doorloopt de screening.

Stap 5: Screening wordt verwerkt

Validata verifieert de opgegeven informatie van de kandidaat via data partners.

Stap 6: Screening is afgerond

Wanneer de screening is afgerond, ontvangen kandidaat en opdrachtgever een bericht dat het screeningsrapport kan worden gedownload.

Pre-employment screening services van Validata

Het screenen van kandidaten is een complex, gevoelig en bovendien een arbeidsintensief proces. Voor deze data verificatie is namelijk de hulp nodig van diverse instanties en dient ook het contact onderhouden te worden met de sollicitant. Het uitbesteden van het screeningsproces betekent dat een bedrijf deze samenwerkingen niet zelf hoeft aan te gaan en deze data centraal wordt bewaard. Met de pre-employment screening services van Validata wordt u ontzorgt en ben je zeker dat data zo efficiënt mogelijk wordt geverifieerd bij de bron.

Meer over onze pre-employment screening services

 

Pre-employment screening software van Validata

Validata heeft een software ontwikkeld voor pre-employment screening die zorgt voor een efficiënt proces waarbij gegevens altijd veilig zijn.

Valluga op laptop, ipad en mobiele telefoon
Snel en efficiënt

Onze software maakt het screeningsproces snel en efficiënt door een gebruiksvriendelijk design.

Transparant voor werkgever en kandidaat

De resultaten van de screening worden gelijktijdig inzichtelijk gemaakt voor zowel de werkgever als de kandidaat. Hiermee proberen we een zo transparant en eerlijk mogelijk proces te bieden.

AVG-proof

De veiligheid van onze software is misschien wel de belangrijkste randvoorwaarde voor ons bestaan. Validata hanteert dan ook strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen. Bovendien heeft Validata een DPO in dienst die ervoor zorgt dat onze dienstverlening en daarmee jouw screenings altijd voldoen aan de richtlijnen van de AVG.

Altijd en overal toegang

De software is ontworpen voor mobiel gebruik. Zo krijgen kandidaten meer vrijheid om de screening te doorlopen waar en wanneer het hen uitkomt. Deze flexibiliteit komt de doorlooptijd ten goede.

Integratie met andere software

Middels onze API is het mogelijk om employment screening te integreren in jouw bestaande workflow en daarmee rapporten en gegevens te verzamelen binnen jouw bestaande ATS-/HR-tool, op één centrale plek.

Voorbeeld
pre-employment screeningsrapport

Zodra alle gegevens van de kandidaat zijn geverifieerd, levert Validata een screeningsrapport met daarin de resultaten. Op dat moment worden beide werkgever en kandidaat op de hoogte gesteld dat het direct gedownload kan worden vanuit onze beveiligde applicatie. Hierin worden de objectieve bevindingen per screening check gepresenteerd.

Download een voorbeeld screeningsrapport

 

Voorbeeld screeningsrapport

Onderdelen van een pre-employment screening

De onderdelen van een pre-employment screening verschillen per sector en hangen af van de functie die een kandidaat zal gaan bekleden. Een retail medewerker dient minder uitgebreid gescreend te worden dan de directeur van een financiële instelling.

Een aantal onderdelen die Validata doorgaans opneemt in een pre-employment screening zijn bijvoorbeeld:

Daarnaast kan de pre-employment screening, afhankelijk van de sector en functie, worden uitgebreid met andere onderdelen. Wij denken graag met je mee zodat er altijd een screeningsprofiel is dat aansluit bij de behoefte van jouw organisatie.

Een negatieve pre-employment screening?

Een (potentiële) medewerker heeft een screening doorlopen en er is vervolgens een screeningsrapport opgesteld. De resultaten die hierin staan gepresenteerd zijn volledig objectief, dat wilt zeggen dat Validata hier geen oordeel over velt. Wij verifiëren enkel de gegevens die de kandidaat in onze applicatie heeft opgegeven.

In het geval dat onze data partners opmerken dat deze gegevens niet juist zijn, wordt er een afwijking geplaatst in het screeningsrapport. Dit kan erop duiden dat de pre-employment screening negatief is, maar dit hoeft niet zo zwart-wit te zijn. Er is ook sprake van een afwijking bij onopzettelijke fouten, zoals de datum van in- of uitdiensttreding die niet exact overeenkomt. Dit heeft geen nadelige gevolgen voor het vervullen van een functie en daarom adviseren wij de werkgever altijd om het CV van de kandidaat te vergelijken met de gegevens die de kandidaat bij ons heeft opgegeven en mogelijke afwijkingen bespreekbaar te maken. Zodoende kan de kandidaat een toelichting geven.

Gerichte adviezen voor passende employment screening

Pre-employment screening
en de AVG

Tijdens een pre-employment screening worden er specifieke persoonsgegevens opgevraagd en gecheckt. De AVG verplicht bedrijven om bewuster om te gaan met de manier waarop zij gegevens verwerken en opslaan. Privacy en screening zijn daarmee onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Beveiligde software

Voor de ontwikkeling van onze beveiligde omgeving hebben wij technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking.

Data Protection Officer (DPO) tot beschikking

Validata heeft een toegewijde DPO in dienst die advies geeft over de correcte verwerking van persoonsgegevens en ervoor zorgt dat wij voldoen aan alle (inter)nationale privacy wet- en regelgeving.

ISO gecertificeerd

Validata is ISO-gecertificeerd (2700 & 9001). Dit staat garant voor hoogwaardige kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging.

De combinatie van pre- en in-employment screening

Na indiensttreding kunnen veranderingen plaatsvinden en kunnen zich situaties voordoen waar een medewerker, maar ook zeker de werkgever, geen rekening mee heeft gehouden. Echter kunnen deze situaties een verhoogd risico met zich meebrengen voor een organisatie. Hoe manage jij eventuele risico’s als gevolg van veranderingen of onverwachtse situaties?

Na een verloop van tijd, zijn enkele resultaten van een pre-employment screening niet meer geldig. Het is daarom slim om pre- en in-employment screening te combineren. Wanneer jouw organisatie al gebruik maakt van pre-employment screening, de daaropvolgende in-employment screening automatisch uit minder onderdelen bestaan.

Meer over in-employment screening

 

Ondersteuning bij het screeningsproces

Veelgestelde vragen over
pre-employment screening

Wat houdt een screening in?

Een pre-employment screening houdt in dat je bepaalde gegevens vaneen potentiële medewerker verifieert voordat ze bij je in dienst treden. Deze gegevens moeten betrekking hebben tot de uitoefening van de functie van de sollicitant. Denk bijvoorbeeld aan het checken van een BIG-registratie van een zorgverlener.

Hoe lang duurt PES screening via Validata?

Een PES screening via Validata duurt in Nederland gemiddeld 5 werkdagen. Dit is zonder de VOG-check en de verificatie van buitenlandse diploma’s, aangezien wij hiervoor afhankelijk zijn van de doorlooptijd bij onze data partners.

Hoe krijg je een PES verklaring?

Wanneer je als kandidaat een screening hebt doorlopen, ontvang je jouw screeningsrapport met de resultaten. Hierin staan de objectieve bevindingen per screening check.

Tevens bieden wij de optie voor ZZP’ers en zelfstandig professionals om een screeningsrapport voor zichzelf aan te vragen. Verzoekt jouw nieuwe werkgever om je te laten screenen? Meld je gemakkelijk aan via één van de profielen.

Meer over jezelf screenen

This site is registered on wpml.org as a development site.