Alles over in-employment screening

In-employment screening, wat is dat?

In-employment screening betreft het verifiëren van relevante gegevens van huidig personeel. Een verandering in de situatie van een medewerker kan mogelijk effect hebben op zijn huidige of toekomstige prestaties. In-employment screening zorgt ervoor dat een werkgever op de hoogte is van deze risico’s.

We vertellen je alles wat je moet weten over in-employment screening:

• Waarom in-employment screening?
• Validata’s in-employment screening services
• Twee vormen van in-employment screening
  1. Eenmalige in-employment screening
  2. Periodieke in-employment screening
• Validata’s in-employment screening software
• Onderdelen van een in-employment screening
• In-employment screening en de AVG
• De combinatie van pre- en in-employment screening

Waarom in-employment screening?

• Wet- en regelgeving: In sommige sectoren gelden wettelijke verplichtingen met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van personeel. Financiële instellingen mogen een persoon bijvoorbeeld pas aanstellen in een integriteitsgevoelige functie, nadat zij een onderbouwde beoordeling hebben gemaakt van zijn betrouwbaarheid. Volgens het kamerstuk van voormalig minister van Financiën, Wopke Hoekstra, uit 2019, dienen banken tevens periodiek te controleren of bestaande medewerkers voorkomen op sanctielijsten en welke informatie zij raadplegen in klantsystemen.
• Functiewisseling: In het geval dat een medewerker verandert van functie en/of promotie maakt, is het interessant om bepaalde persoonsgegevens opnieuw te controleren. Sommige screening checks zijn momentopnamen en dienen na een tijdsspanne wederom uitgevoerd te worden. Denk bijvoorbeeld aan een controle op strafbare feiten middels een VOG-verklaring.
• Bedrijfsovername: Wanneer een ondernemer besluit om een bedrijf te kopen, kan het verstandig zijn om het zittend personeel te screenen zodat hij zeker weet wie er in dienst is. Daarnaast geeft het een duidelijk signaal dat integriteit en kwaliteit hoog in het vaandel staan.
• Kwaliteitseisen: In-employment screening kan ook deel uitmaken van het beleid van een organisatie om kwaliteit te waarborgen. Denk dan aan een regeling met betrekking tot nevenfuncties en belangenverstrengeling. Verder gelden er ook vereisten vanuit wet- en regelgeving. Zo moet een zorgverlener zijn BIG-registratie elke vijf jaar verlengen door aan te tonen dat hij aan de gestelde eisen voldoet.

Twee vormen van in-employment screening

In-employment screening kan een eenmalige of periodieke controle zijn:

1. Eenmalige in-employment screening

Een organisatie kan ervoor kiezen om haar zittend personeel te screenen met als doel de integriteit en kwaliteit te waarborgen. Daarnaast kan er bijvoorbeeld gekozen worden voor een eenmalige screening wanneer een werknemer wisselt van functie of promotie maakt en meer verantwoordelijkheden krijgt.

2. Periodieke in-employment screening

Anderzijds is het ook mogelijk om personeel periodiek te laten screenen. Een aannemelijke reden hiervoor is risico- of kwaliteitsmanagement, maar voor sommige organisaties is een periodieke screening verplicht door sector gebonden wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan het Wft die financieel adviseurs verplicht stelt in het bezit te zijn van een Wft diploma. Dit document verloopt na een periode en dient daarom verlengt en opnieuw geverifieerd te worden.

Onderdelen van een in-employment screening

In-employment screening is veelal een aanvulling op pre-employment screening. De onderdelen waar organisaties hun huidig personeel op screenen, verschillen dan ook van de onderdelen die bij indiensttreding worden opgevraagd. Het is niet nodig om bepaalde screening checks te herhalen, omdat deze gegevens niet aan verandering onderhevig zijn. Denk aan de referentiecheck, waarbij voorafgaande werkervaring feitelijk wordt geverifieerd.

Daarnaast heeft de sector invloed op de onderdelen van een in-employment screening. Zo dient een zorgverlener zijn BIG-registratie periodiek te verlengen en is een BIG-check daarom goed op zijn plek binnen een in-employment screening voor de zorg. Andere voorbeelden zijn de kredietwaardigheidscheck en PEP check, Sanctielijst en Adverse media check voor de financiële dienstverlening.

Een aantal generieke onderdelen die Validata doorgaans opneemt in een in-employment screening zijn:

• Integriteitsverklaring, die afwijkt van de vragenlijst die onderdeel uitmaakt van de pre-employment screening
• VOG-check
• Kredietwaardigheidscheck

Daarnaast kan de in-employment screening, afhankelijk van de sector en functie, worden uitgebreid met andere onderdelen. Wij denken graag met je mee zodat er altijd een screeningsprofiel is dat aansluit bij de behoefte van jouw organisatie.

Neem contact op