Spring naar content

Screenen van sollicitanten

Het screenen van sollicitanten is een manier om risico’s te beperken. Wanneer je een zakelijke relatie aangaat, wil je immers zeker weten met wie je zaken doet. Het niet integer handelen van werknemers kan nare gevolgen hebben voor een organisatie. Denk aan financiële, maar ook reputatie schade en zelfs maatschappelijke impact.

Wat houdt het screenen van sollicitanten precies in?

Het screenen van kandidaten bij indiensttreding heet ook wel pre-employment screening. Tijdens dit screeningsproces worden de belangrijke gegevens met betrekking tot de uitoefening van de functie van een potentiële werknemer geverifieerd. Denk aan een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) voor een medewerker van een kinderdagverblijf. Door het screenen van sollicitanten ben je goed geïnformeerd en kan je weloverwogen wervingsbeslissingen maken.

Alles over pre-employment screening (PES)

Waarom is het screenen van sollicitanten belangrijk?

Een duidelijke reden om te starten met screenen, is de motivatie om risico’s te beperken. Echter zijn er meer drijfveren, zoals de wettelijke verplichting die in sommige sectoren geldt. Hieronder lichten we verschillende redenen toe:

  • Risicomanagement: Vooraf investeren in het screenen van sollicitanten, biedt op lange termijn grote toegevoegde waarde. Door hun relevante persoonsgegevens objectief te checken, weet jij zeker wie je aanneemt en komen mogelijke risico’s boven water.
  • Mis-hire, of ook wel bad hire: In de huidige arbeidsmarkt is het vaak snel schakelen om als winnaar uit de strijd te komen, maar misschien heb je de andere kant van de medaille ook al eens meegemaakt. Een medewerker die feilloos door het sollicitatiegesprek kwam, maar in werkelijkheid de kantjes er vanaf loopt. Dit wil je te allen tijde voorkomen.
  • Kwaliteitsmanagement: Sollicitatiegesprekken blijven het belangrijkste middel om een indruk te krijgen of een kandidaat goed binnen jouw bedrijfscultuur zou passen, maar door screening toe te voegen aan het wervingsproces, zorg je dat de kwaliteit en integriteit binnen jouw organisatie gewaarborgd blijven.
  • (Toenemende) Wet- en regelgeving: De wet- en regelgeving rondom (het aannemen van) personeel neemt vluchtig toe. Het kan een complex proces zijn om hier aan te voldoen, zeker omdat je de focus op jouw core business niet wilt verliezen. Het uitbesteden aan een professionele screeningspartij betekent dat jij altijd voldoet aan relevante wet- en regelgeving en een partij inschakelt die hier ervaring mee heeft.

Waar moet je op letten bij het screenen van sollicitanten?

De onderdelen van een screening zijn deels afhankelijk van de sector en functie waarin iemand gaat werken.

  • Sector
    Het screenen van kandidaten is verstandig, of je nu werkzaam bent binnen de financiële dienstverlening , de overheid , retail of in de IT-sector . Echter, gelden er voor sommige sectoren wettelijke eisen voor het aannemen van personeel. Denk bijvoorbeeld aan de zorg sector, waar de vergewisplicht het verplicht stelt dat de BIG-registratie van zorgverleners gecheckt moet worden.
  • Functie
    Daarnaast is het belangrijk rekening te houden met het feit dat je als organisatie proportioneel dient te screenen. De informatie die wordt opgevraagd tijdens een screening dient in verhouding te staan tot het risico van de functie waarvoor de screening wordt verricht. Zo wordt de kassier bij een supermarkt bijvoorbeeld minder uitgebreid gescreend dan de directeur van hetzelfde bedrijf.

Welke functies screenen?

Een screening is aan te raden voor integriteitsgevoelige functies. Het is daarom interessant om de risico’s te inventariseren per functie. Wanneer een persoon werkt met kwetsbare groepen (zoals kinderen, ouderen, zieken of mensen met een beperking) heerst er bijvoorbeeld een risico van misbruik. Zoals eerder vermeld, verschillen de risico’s per sector en functie. Justis, screeningsautoriteit in Nederland, heeft hier een tabel voor opgemaakt, die de risico’s per functie uitlicht.

Daarbij is het goed om te vermelden dat het hier niet alleen om vast personeel gaat. Het is verstandig om ook interims, zzp’ers, uitzendkrachten en stagiaires te screenen.

Bekijk de tabel

AVG compliant sollicitanten screenen

Wanneer je kandidaten screent, verwerk je automatisch hun persoonsgegevens en dat betekent dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is. Om kandidaten te beschermen, gelden er wettelijke kaders waarbinnen je mag screenen.

Hieronder benoemen wij drie basisregels voor employment screening:

  1. De juridische grondslag
    Er is een wettelijke grondslag nodig om persoonsgegevens te mogen verwerken.
  2. De proportionaliteit en subsidiariteit
    Proportionaliteit wil zeggen dat de screening in verhouding moet staan met de eisen en risico’s van een beoogde functie. Daarbij moet een werkgever rekening houden met subsidiariteit. Een werkgever moet namelijk kunnen aantonen dat het doel van een screening niet met minder ingrijpende middelen bereikt kan worden.
  3. De informatieplicht
    Als werkgever ben je verplicht om de sollicitant voorafgaand aan de screening te informeren over de verwerking van persoonsgegevens.
Whitepaper
De basis van employment screening
Whitepaper
De basis van employment screening

Oeps! We konden je formulier niet vinden.

De basis vragen over screening beantwoord

Validata’s software voor het screenen van sollicitanten

Een gedegen screening is een privacy gevoelig en tijdsintensief proces. In veel gevallen kiezen organisaties er dan ook voor om het proces uit te besteden aan een professionele partij met ervaring in het screenen van sollicitanten. Validata is marktleider op het gebied van employment screening. Door onze jarenlange ervaring zijn wij goed bewust van de behoeften in verschillende sectoren.

Korte doorlooptijd

Een screening in Nederland is doorgaans binnen 5 werkdagen afgerond (m.u.v. de VOG-check en verificatie van internationale diploma’s).

Ontzorgen van HR-afdeling

Nadat een kandidaat in het systeem van Validata is aangemeld, nemen wij jou al het werk uit handen. Zo kan jouw organisatie zich focussen op hun core business.

Benutten van netwerk aan
data leveranciers

Om gemakkelijk inzicht te krijgen in de juiste informatie, is een breed netwerk aan data partners nodig. Een professionele screeningsorganisatie als Validata heeft vertrouwde samenwerkingen tot stand gebracht, zodat jij je niet aan deze uitdaging hoeft te wagen.

Organisaties die hun sollicitanten screenen met Validata

Wil je ook jouw sollicitanten laten screenen door Validata?

Door middel van de screeningsoftware Valluga van Validata kan je jouw kandidaten laten screenen door aspecten te controleren die belangrijk zijn voor de functie die de sollicitant zal gaan uitvoeren. Vraag een vrijblijvende demo aan en kom erachter op welke manier onze screeningsoftware jouw organisatie volledig kan ontzorgen.

Plan een demo

Veelgestelde vragen over het screenen van sollicitanten

Lees hier de veelgestelde vragen van werknemers over het screenen van sollicitanten. Staat jouw vraag hier niet tussen? Bekijk dan alle veelgestelde vragen hier of neem contact op met ons!

Neem contact op

Wat is het screenen van sollicitanten?

Vaak moeten organisaties bepaalde persoonsgegevens verifiëren alvorens nieuwe zakenrelaties aan te gaan. Het screenen van sollicitanten is een antecedentenonderzoek en kan inhouden dat een (toekomstige) werkgever het diploma, recente werkervaring, en of strafblad van een sollicitant controleert, naast andere mogelijkheden. Een screening kan bestaan uit verschillende achtergrondcontroles, afhankelijk van de functie en verantwoordelijkheden.

Mag ik zomaar sollicitanten screenen?

Volgens de AVG mag een werkgever verzoeken dat een sollicitant gescreend wordt en daarmee dus dergelijke persoonsgegevens verwerken als dat in zijn “legitiem belang” is als klant of werkgever. De mate waarin jij een sollicitant mag screenen, is echter wel aan een aantal regels gebonden.

Zo moet de inhoud van de screening “proportioneel” zijn, dus in verhouding staan tot de functie, en ben jij als werkgever verplicht informatie te verstrekken. Let op: dit laatste wil zeggen dat de screening dus niet mag plaatsvinden zonder medeweten van de sollicitant.

Validata voldoet aan alle wettelijke AVG eisen. Wil je meer weten over hoe Validata omgaat met jouw persoonsgegevens? Bekijk onze privacy statement hier.

 

Is het wettelijk verplicht om sollicitanten te screenen?

Het is niet wettelijk verplicht om sollicitanten te screenen, maar bepaalde sectoren of functies kunnen wel specifieke eisen hebben met betrekking tot screening. Dit zijn dan functies waarin medewerkers te maken krijgen met gevoelige bedrijfsinformatie bijvoorbeeld.

Welke risico's worden afgedekt door middel van het screenen van sollicitanten?

Door sollicitanten te screenen worden er veel risico’s uit de weg gegaan, bijvoorbeeld:

  • Onvoldoende kwalificaties: Door de opleiding en de kwaliteiten van jouw sollicitanten te controleren, vermindert dit het risico dat je misschien iemand aanneemt voor een baan waar de sollicitant niet geschikt voor is. Lees hier meer over hoe Validata de diploma check uitvoert.
  • Slechte werkervaring: Door de werkervaring te verifiëren, helpt dit om rode vlaggen te identificeren. Rode vlaggen kunnen bijvoorbeeld: heel veel baanwisselingen, ontslagen of problemen op eerdere werkplekken zijn. Bij Validata vinden wij het belangrijk om meerdere referenten te checken, om een zo goed en eerlijk mogelijk beeld te vormen. Bekijk onze referentie check hier.
  • Aanwezigheid van strafbare feiten: Door jouw sollicitanten te verplichten om onze VOG-check te doorlopen, kan jouw sollicitant aantonen dat hij of zij geen strafbare feiten heeft gepleegd die een risico kunnen vormen voor de toekomstige functie of de organisatie in het algemeen.
This site is registered on wpml.org as a development site.
Kies de regio waarin je je bevindt: