Sollicitanten screenen

Waarom is het screenen van kandidaten belangrijk?

Een duidelijke reden om te starten met screenen, is de motivatie om risico’s te beperken. Echter zijn er meer drijfveren, zoals de wettelijke verplichting die in sommige sectoren geldt. Hieronder lichten we verschillende redenen toe:

• Risicomanagement: Vooraf investeren in het screenen van sollicitanten, biedt op lange termijn grote toegevoegde waarde. Door hun relevante persoonsgegevens objectief te checken, weet jij zeker wie je aanneemt en komen mogelijke risico’s boven water.
• Mis-hire, of ook wel bad hire: In de huidige arbeidsmarkt is het vaak snel schakelen om als winnaar uit de strijd te komen, maar misschien heb je de andere kant van de medaille ook al eens meegemaakt. Een medewerker die feilloos door het sollicitatiegesprek kwam, maar in werkelijkheid de kantjes er vanaf loopt. Dit wil je te allen tijde voorkomen.
• Kwaliteitsmanagement: Sollicitatiegesprekken blijven het belangrijkste middel om een indruk te krijgen of een kandidaat goed binnen jouw bedrijfscultuur zou passen, maar door screening toe te voegen aan het wervingsproces, zorg je dat de kwaliteit en integriteit binnen jouw organisatie gewaarborgd blijven.
• (Toenemende) Wet- en regelgeving: De wet- en regelgeving rondom (het aannemen van) personeel neemt vluchtig toe. Het kan een complex proces zijn om hier aan te voldoen, zeker omdat je de focus op jouw core business niet wilt verliezen. Het uitbesteden aan een professionele screeningspartij betekent dat jij altijd voldoet aan relevante wet- en regelgeving en een partij inschakelt die hier ervaring mee heeft.

Waar moet je op letten bij het screenen van kandidaten?

De onderdelen van een screening zijn deels afhankelijk van de sector en functie waarin iemand gaat werken.

• Sector
  Het screenen van kandidaten is verstandig, of je nu werkzaam bent binnen de financiële dienstverlening , de overheid , retail of in de IT-sector . Echter, gelden er voor sommige sectoren wettelijke eisen voor het aannemen van personeel. Denk bijvoorbeeld aan de zorg sector, waar de vergewisplicht het verplicht stelt dat de BIG-registratie van zorgverleners gecheckt moet worden.
• Functie
  Daarnaast is het belangrijk rekening te houden met het feit dat je als organisatie proportioneel dient te screenen. De informatie die wordt opgevraagd tijdens een screening dient in verhouding te staan tot het risico van de functie waarvoor de screening wordt verricht. Zo wordt de kassier bij een supermarkt bijvoorbeeld minder uitgebreid gescreend dan de directeur van hetzelfde bedrijf.

Welke functies screenen?

Een screening is aan te raden voor integriteitsgevoelige functies. Het is daarom interessant om de risico’s te inventariseren per functie. Wanneer een persoon werkt met kwetsbare groepen (zoals kinderen, ouderen, zieken of mensen met een beperking) heerst er bijvoorbeeld een risico van misbruik. Zoals eerder vermeld, verschillen de risico’s per sector en functie. Justis, screeningsautoriteit in Nederland, heeft hier een tabel voor opgemaakt, die de risico’s per functie uitlicht.

Daarbij is het goed om te vermelden dat het hier niet alleen om vast personeel gaat. Het is verstandig om ook interims, zzp’ers, uitzendkrachten en stagiaires te screenen.

Bekijk de tabel

AVG compliant sollicitanten screenen

Wanneer je kandidaten screent, verwerk je automatisch hun persoonsgegevens en dat betekent dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is. Om kandidaten te beschermen, gelden er wettelijke kaders waarbinnen je mag screenen.

Hieronder benoemen wij drie basisregels voor employment screening:

1. De juridische grondslag
   Er is een wettelijke grondslag nodig om persoonsgegevens te mogen verwerken.
2. De proportionaliteit en subsidiariteit
   Proportionaliteit wil zeggen dat de screening in verhouding moet staan met de eisen en risico’s van een beoogde functie. Daarbij moet een werkgever rekening houden met subsidiariteit. Een werkgever moet namelijk kunnen aantonen dat het doel van een screening niet met minder ingrijpende middelen bereikt kan worden.
3. De informatieplicht
   Als werkgever ben je verplicht om de sollicitant voorafgaand aan de screening te informeren over de verwerking van persoonsgegevens.