Privacy Statement – versie 2022.1

2. Waarom verwerkt Validata persoonsgegevens?

Validata is gespecialiseerd in het screenen van personen via een digitaal screeningsproces. Uw persoonsgegevens worden verwerkt met als doel het uitvoeren van een screening van relevante gegevens op verzoek van een opdrachtgever. Relevant betekent dat die gegevens worden gecheckt die in verhouding staan tot de functie of de reden dat u een nieuwe overeenkomst aangaat. Daarnaast verwerkt Validata persoonsgegevens met het doel deze voor u beschikbaar te houden voor een eventuele volgende screening.

3. Is Validata verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens?

Validata Group BV

Adres – Apollolaan 151, 1077 AR Amsterdam

Telefoon – 020 5356898

Email – info@validatagroup.com

Kamer van Koophandel – 34346504

Validata beschikt over een Functionaris Gegevensbescherming / Data Protection Officer (‘DPO’) welke bij de Autoriteit Persoonsgegevens is aangemeld. De DPO is bereikbaar via privacy@validatagroup.com.

4. Op basis van welke grondslag verwerkt Validata persoonsgegevens?

Onze opdrachtgever heeft een gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) uw integriteit te laten beoordelen en bepaalt dan ook of en in hoeverre het relevant en noodzakelijk is dat u op bepaalde onderdelen wordt gescreend. De samenstelling van de screening is beleidsmatig vastgesteld door de opdrachtgever, waarbij rekening is gehouden met de eisen die gesteld worden binnen de AVG. Hiertoe behoren ook de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit, zodat alleen die gegevens geverifieerd hoeven te worden die in relatie staan tot de risico’s rondom de (aanstaande) functie of de verhuur of verkoop van een woning.

Onze opdrachtgever maakt gebruik van de online applicatie van Validata om uw screening in gang te zetten.

5. Welke persoonsgegevens verwerkt Validata?

Validata verwerkt bij iedere screening de volgende persoonsgegevens welke wij van u of van onze opdrachtgever ontvangen:

• Gegevens betreffende naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens), geslacht, e-mailadres en telefoonnummer.

Daarnaast kunnen de volgende (persoons)gegevens en/of documenten worden verwerkt, afhankelijk van het screeningsbeleid van de opdrachtgever en de daaruit volgende samenstelling van de screening.

• Curriculum Vitae (‘CV’);
• Geboortedatum;
• Identiteitsbewijs: paspoort, (Nederlandse) identiteitskaart of Nederlands vreemdelingendocument;

Verwerking BSN: Validata is niet gerechtigd uw BSN te verwerken en verzoekt u om deze zwart te maken;

• Rijbewijs;

Verwerking BSN: Validata is niet gerechtigd uw BSN te verwerken en verzoekt u om deze zwart te maken;

• Verklaring omtrent Gedrag (‘VOG’);
• Gegevens betreffende opleidingen;
• Gegevens betreffende werkervaring;
• Gegevens van referenten;
• Gegevens van sector- of functie gerichte registers;
• Gegevens betreffende financiële situatie: waaronder gegevens uit curatele register, insolventie-register, verhouding tussen particuliere financiële verplichtingen en inkomsten of vermogen en kredietwaardigheidsscore;
• Gegevens voortkomend uit eigen verklaringen, dan wel Integriteit verklaring:
• gegevens betreffende neven- en /of bestuurlijke functies;
• gegevens betreffende omstandigheden die betrouwbaarheid, deskundigheid of integriteit van u in twijfel trekken;
• gegevens omtrent veroordelingen inzake misdrijf of economisch delict of u als verdachte in een strafrechtelijke procedure inzake misdrijf of economisch delict;
• Gegevens betreffende rechtspersonen: juridische status, bedrijfsinformatie, financiële informatie en/of bestuurlijke bevoegdheid;
• Gegevens van sociale media en/of openbare bronnen;
• Gegevens omtrent voorkomen op internationale lijsten aangaande terrorisme (‘PEP’ en sanctie lijsten) en
• Gegevens omtrent aanvullende documenten die op verzoek van onze opdrachtgever worden verzameld, geverifieerd of gecontroleerd, waaronder bijvoorbeeld een loonstrook, een geheimhoudingsverklaring, een werkgeversverklaring, een Verklaring Onderwerping Tuchtrecht (‘VOT’) en/of een gedragscode.

6. Van wie ontvangt Validata persoonsgegevens?

Voor het uitvoeren van specifieke onderdelen van een screening of ter verificatie van gegevens ontvangt Validata van de volgende partijen persoonsgegevens:

• van u;
• onze opdrachtgever(s);
• dataleveranciers in het kader van de uitvoering van een screening;
• relevante (buitenlandse) opleidingsinstituten;
• relevante branche – en/of vakgerichte registers (zoals BIG-register);
• referenten en/of werkgevers, welke door u zijn opgegeven.

7. Met wie deelt Validata persoonsgegevens?

Voor het uitvoeren van specifieke onderdelen van een screening of ter verificatie van gegevens deelt Validata met de volgende partijen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens:

• dataleveranciers;
• relevante (buitenlandse) opleidingsinstituten;
• relevante branche – en/of vakgerichte registers (zoals BIG-register);
• referenten en/of werkgevers, welke door u zijn opgegeven;
• onze opdrachtgever.

8. Van wie ontvangt Validata persoonsgegevens?

Validata heeft met haar dataleveranciers overeenkomsten afgesloten waarin afspraken zijn gemaakt met betrekking tot een juiste en veilige verwerking van uw persoonsgegevens. Dataleveranciers van Validata zijn:

• DUO
• Nuffic
• Qualifícation Check
• Mitek Systems
• Company.info
• Focum
• EDR
• Dun & Bradstreet
• DataExpert
• KvK
• iCOVER

9. Worden er bijzondere persoonsgegevens verwerkt?

Het kan voorkomen dat Validata bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Dat is afhankelijk van de onderdelen die deel uitmaken van de screening. De onderdelen van de screening zijn beleidsmatig vastgesteld door onze opdrachtgever, waarbij rekening is gehouden met de mogelijke risico’s rondom een bepaalde functie, een lidmaatschap, bepaalde werkzaamheden, dan wel bij de verhuur of verkoop van een woning. Voorafgaand aan de screening wordt u geïnformeerd over de (bijzondere) persoonsgegevens die verwerkt (dienen te) worden.

Validata beschikt over een vergunning op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (POB vergunning nr. 1533). Met deze vergunning mag Validata, onder bepaalde voorwaarden zoals bepaald in de AVG, strafrechtelijke gegevens verwerken.

10. Verwerking identiteitsbewijs (ID bewijs)

Validata verwerkt ID bewijzen in het kader van een verificatieplicht van onze opdrachtgever. Een scan van het ID bewijs wordt aan de hand van een aantal echtheidskenmerken getoetst op echtheid. Tevens wordt aan de hand van het documentnummer nagegaan of het document niet als gestolen of vermist is opgegeven. Validata is niet gerechtigd uw BSN te verwerken, en verzoekt u derhalve om deze af te dekken voordat u de scan van uw ID bewijs upload in de beveiligde omgeving.

11. Moet u zich laten screenen?

U heeft het recht om niet gescreend te worden. De kans is zeer groot dat u dan ook geen aanspraak kunt maken op de nieuwe overeenkomst of functie waarvoor u gescreend dient te worden. In het geval u bezwaar heeft tegen (onderdelen) van de screening of vragen heeft, dan kunt u hierover contact opnemen met de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft immers de samenstelling van de screening beleidsmatig vastgesteld.

12. Zijn mijn gegevens veilig?

Validata heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking.

13. Hoelang worden de gegevens bewaard?

Tot eind 2022 bevindt Validata zich in een overgangsfase naar een vernieuwde dienstverlening die wordt aangeboden via een nieuw screeningsplatform. Een belangrijke aanpassing die is doorgevoerd betreft de bewaartermijn van uw persoonsgegevens.

1. Indien uw opdrachtgever nog niet is overgegaan naar de nieuwe dienstverlening, valt u onder de ‘oude’ regeling waarbij Validata de persoonsgegevens 5 jaar bewaart na afronding van uw screening.
2. Indien uw opdrachtgever is overgaan op de nieuwe dienstverlening of in 2022 is gestart met screenen bij Validata, dan valt u onder de ‘nieuwe’ regeling waarbij Validata de persoonsgegevens 90 dagen bewaart na afronding van uw screening. Uw persoonsgegevens worden in dat geval niet meer beschikbaar gehouden voor een eventuele volgende screening.

Bij uw opdrachtgever is bekend of u onder de ‘oude’ of ‘nieuwe’ regeling valt. Onze afdeling Support kan u hier ook nader over informeren via support@validatagroup.com.

Voor beide regelingen geldt dat het identiteitsbewijs en het rijbewijs gedurende 2 weken na afronding van de screening wordt bewaard en vervolgens wordt verwijderd.

14. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan een land binnen of buiten de EER?

Validata verwerkt uw persoonsgegevens binnen de EER. Onder bepaalde omstandigheden kan het voorkomen dat (een deel van) uw persoonsgegevens doorgegeven worden aan een ‘derde’ land dat zich buiten de EER bevindt. Dit is bijvoorbeeld het geval als u, de opdrachtgever, een dataleverancier of andere instantie waarmee wij persoonsgegevens delen om de verificatie te kunnen uitvoeren, zich in een land  buiten de EER bevindt.

Op grond van de AVG geldt voor doorgifte van persoonsgegevens binnen de EER een passend beschermingsniveau. Doorgifte buiten de EER is toegestaan aan landen met een adequaat niveau van gegevensbescherming of wanneer sprake is van passende waarborgen. Indien hier geen sprake van is dan is  doorgifte  gerechtvaardigd vanwege het belang van u als betrokkene in de uitvoering van de tussen Validata en de opdrachtgever gesloten overeenkomst (artikel 49 lid 1 sub c AVG).

15. Graag wijzen wij u op uw (privacy)rechten

• Recht van inzage: voor inzage in de door Validata verwerkte persoonsgegevens kunt u inloggen via uw eigen account bij Validata.
• Recht op rectificatie: u kunt Validata per email een verzoek sturen om aanpassing of aanvulling van uw persoonsgegevens.
• Recht op gegevenswissing (vergetelheid): u kunt Validata vragen om uw persoonsgegevens uit de systemen van Validata te verwijderen. Bijvoorbeeld in het geval Validata de persoonsgegevens niet meer nodig heeft in het kader van de bedrijfsvoering richting de opdrachtgever.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt Validata vragen (tijdelijk) te stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Recht van bezwaar: u mag bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens.
• Recht om klacht in te dienen: mocht u onverhoopt een klacht over onze dienstverlening hebben, dan kunt u bij Validata een klacht indienen bij onze afdeling Support via support@validatagroup.com

Ook wijzen wij u op de mogelijkheid om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen over hoe Validata met uw persoonsgegevens omgaat.

In het geval u vragen heeft over bovenstaande, kunt u contact opnemen met onze afdeling Support via support@validatagroup.com.

16. Versie Privacy Statement

Dit Privacy Statement kan van tijd tot tijd wijzigen. Op onze website vindt u altijd de meest recente versie.