Menu

Veelgestelde vragen voor werkgevers

Een vraag over een service van Validata? Wij vertellen je graag meer over onze diensten.

Vragen over het screenen bij Validata

• Waarom moet onze organisatie een screeningsbeleid hebben wanneer wij willen screenen via Validata?

Screenen via Validata betekent dat je moet voldoen aan alle privacywetgeving (AVG). Onderdeel daarvan is dat jullie als organisatie hebben nagedacht over de onderdelen van de screening voor de verschillende groepen van medewerkers en de mate van inbreuk op de privacy van de kandidaten en medewerkers. Naast deze eisen van proportionaliteit en subsidiariteit is er een informatieplicht. Om hier goed aan te kunnen voldoen is een screeningsbeleid een belangrijk houvast.

• Wij toetsen zelf het diploma en de werkervaring van onze kandidaten. Waarom zou ik dit uitbesteden aan Validata?

Validata heeft het hele screeningsproces geautomatiseerd en biedt dit aan via een online omgeving. Verificatie wordt door Validata gedaan bij de bron en is in daarom betrouwbaarder en sneller dan wanneer een werkgever zelf het proces beheert. Voordeel van uitbesteden is bovendien dat je het niet meer zelf hoeft te doen en bij Validata weet je zeker dat het hele proces optimaal geborgd is, ook voor de kandidaat.

• Wat is de gemiddelde doorlooptijd van een screening via Validata?

Nadat de kandidaat de vereiste gegevens heeft aangeleverd, is de gemiddelde doorlooptijd van een screening bij Validata ca. 5 werkdagen. Onderdelen die een langere doorlooptijd hebben, zijn de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en de verificatie van buitenlandse diploma’s.

In ons nieuwe systeem, Valluga, werken wij met deelrapporten per screening check: Wanneer een onderdeel is afgerond, wordt er een deelrapport vrijgegeven met de bevindingen.

 

• Onze nieuwe medewerkers moeten ook een Geheimhoudingsverklaring lezen en ondertekenen. Kan Validata dit opnemen in hun screening?

Het online systeem van Validata biedt verschillende mogelijkheden om klant specifieke documenten een plek te geven binnen de screening. Dat kan variëren van een upload waardoor het getekende document deel uitmaakt van het hele dossier, of het document kan volledig gedigitaliseerd worden aangeboden en ondertekend worden opgeslagen.

• Hoe lang bewaart Validata de data van de kandidaat? En kunnen onze HR mensen ook bij deze data?

Validata bevindt zich tot eind 2021 in een overgangsfase naar een vernieuwde dienstverlening via een nieuwe online applicatie. Hierdoor vindt er een ook een aanscherping van de privacy en security maatregelen plaats en wordt de bewaartermijn van privacy gevoelige data aangepast. Op het moment dat jij als opdrachtgever nog niet bent overgaan naar de nieuwe dienstverlening, val je onder de ‘oude’ regeling waarbij Validata bijna alle gegevens 5 jaar bewaart. Op het moment dat jij als opdrachtgever bent overgegaan op de nieuwe dienstverlening of in 2021 bent gestart met screenen bij Validata, dan val je onder de ‘nieuwe’ regeling en worden bijna alle gegevens 90 dagen bewaard, waarna het nog steeds mogelijk is om in een nieuwe separate omgeving alle data en rapporten bij Validata te blijven bewaren. In beide regelingen heb jij als opdrachtgever toegang tot de afgeronde screeningsrapporten en gegevens.

• Hebben we toestemming van de kandidaat nodig om te screenen?

Volgens de AVG is de toestemming van de kandidaat niet de juiste juridische grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens omdat er in deze situatie geen sprake kan zijn van vrije wil. De juiste grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens bij pre employment screening is het gerechtvaardigd belang van de opdrachtgever. De opdrachtgever mag derhalve screening, maar is ook aan regels gebonden. Zo moet de inhoud van de screening ‘proportioneel’ zijn en heeft de opdrachtgever een informatieplicht. Er mag dus niet zomaar gescreend worden zonder dat de kandidaat hiervan op de hoogte is.

• Wij werken zelf met een recruitment systeem waar diverse persoonsgegevens van onze kandidaten in zijn opgeslagen. Is het mogelijk om dit systeem te integreren met de oplossing van Validata?

Ja, dit is mogelijk. Validata heeft al een integratie met enkele recruitment / onboarding systemen en als dat nog niet het geval is met jullie systeem, dan kan er via API een integratie worden aangebracht.

• Maakt Validata gebruik van externe partijen om de screening uit te voeren? En zo ja, welke partijen zijn dit?

Validata maakt gebruik van verschillende externe partners voor het uitvoeren van de checks. Zo is Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) een vaste partner voor de verificatie van diploma’s en worden partners als Focum en EDR gebruikt voor de verificatie van financiële gegevens indien dat onderdeel uitmaakt van de screening. Met de vaste partners heeft Validata afspraken gemaakt omtrent de verwerking van de gegevens en de security eisen.

• Beschikt Validata over bepaalde certificeringen?

Validata beschikt over zowel de ISO 27001 gericht op beveiliging en de ISO 9001 gericht op de continu verbetering van processen. Daarnaast heeft Validata een POB vergunning afgegeven door het Ministerie van Justitie.

• Kan ik ook in het buitenland screenen met Validata?

Validata werkt voor meerdere multinationals en screent kandidaten en medewerkers afkomstig uit de hele wereld. Tevens ondersteunt Validata haar klanten via het online platform en met de dienstverlening in verschillende landen, met name in Europa.