Verbetering van kandidaat ervaring met gecentraliseerde employment screening

De praktijk van het valideren van informatie over kandidaten tijdens aanwerving ontstond in de jaren negentig met het aanbreken van het digitale tijdperk en is sindsdien snel uitgebreid als reactie op belangrijke wereldwijde gebeurtenissen zoals GDPR en COVID-19. Terwijl landen als de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk in het verleden voorop liepen met deze praktijken, heeft de gevarieerde culturele samenstelling van Europa ervoor gezorgd dat de regio minder snel overging tot het controleren van het strafrechtelijk verleden, onderwijsverificatie of online activiteiten. Zelfs toen meer gereglementeerde sectoren in Europa begonnen met het uitvoeren van screenings, maakte de scheiding tussen gegevensverstrekkers voor verschillende controles het een relatief traag proces voor werkgevers en een onsamenhangende ervaring voor hun kandidaten.

Met een achtergrond in personeelszaken en aanwerving wilde Harm Voogt deze opkomende categorie pionieren – en verbeteren – door in 2009 Validata op te richten. ‘Harm vond dat er een veel betere oplossing moest komen voor het controleren van zaken als opleiding of werkervaring. Op dat moment deden veel bedrijven dat handmatig, en er was een enorme kans om te automatiseren’, aldus Validata COO en CTO, Bart Bijkerk.

De Amsterdamse startup was op zoek naar een resource-efficiënte manier om snel op de markt te komen en tegelijkertijd open en flexibel te zijn voor de vele dataproviders waarmee ze onvermijdelijk zouden moeten integreren. Validata koos ervoor gebruik te maken van low-code ontwikkeling om hun kernsoftware te bouwen, die vandaag meer dan 1.300 organisaties in staat stelt een naadloos employment screening proces aan te bieden.

Een opkomende categorie definiëren met opkomende technologie

In 2009 begon Validata snel te onderzoeken hoe ze hun software op de markt konden brengen, waarbij Bart Bijkerk het voortouw nam. Zijn ervaring in de recruitmentbranche was sterk gericht op IT, en hij was tijdens zijn loopbaan ook nauw betrokken bij IT-projecten als zakelijk medewerker.

‘Eerder werkte ik voor een bedrijf waar we een nieuw softwaresysteem nodig hadden, dus namen we een partner in dienst om ons te helpen. We begonnen met een goede basis – het delen van alle functionele ontwerpen en opzet – en zij gingen aan de slag op een meer traditionele watervalmethode. Na een jaar kwamen ze terug met iets dat niet was wat we op papier hadden gezet,’ herinnert hij zich.

Deze maar al te vaak voorkomende ervaring zette Bijkerk ertoe aan zowel traditionele als nieuwe ontwikkelingsmethoden te bekijken om Validata’s aanbiedende kernsoftware te creëren. ‘Ik stond open voor opties voor open-source of low-code. Low-code was op dat moment iets heel nieuws in de softwareontwikkelingsmarkt,’ zei Bijkerk, ‘maar dit nieuwe bedrijf in Rotterdam, Mendix, vertelde ons dat ze iets voor ons konden bouwen in twee tot drie maanden, en de meer traditionele softwareontwikkelingsbedrijven rekenden ons op zes tot twaalf maanden, dus besloten we low-code te proberen en te kijken of we het konden waarmaken.’

De snelheid om producten op de markt te brengen en het collaboratieve karakter van low-code maakten Mendix uiteindelijk de juiste basis voor Validata, en beide organisaties kregen een unieke kans om samen te groeien. Terwijl Mendix evolueerde van het bouwen van applicaties naar een enterprise software development platform, werkte Validata verder aan hun kern software aanbod en haalde in 2010 hun eerste grote klant binnen – een grote financiële dienstverlener – wat het kritieke karakter van hun doel versterkte.

Na een eerste herbouw van hun oorspronkelijke Mendix-applicatie bleef Validata nog drie jaar dezelfde versie gebruiken. ‘In 2014 besloten we dat we genoeg nieuwe kennis over de markt en de ontwikkeling hadden verzameld om opnieuw te bouwen, en dat was de eerste keer dat we ons softwaresysteem een naam gaven – het heette Core Next Gen. We bouwden het met Finaps, een Mendix-partner, en voor het eerst haalden we ook wat in-house ontwikkelaars aan onze kant binnen,’ aldus Bijkerk. ‘Er waren veel nieuwe mogelijkheden met dat systeem in vergelijking met de eerste twee.’

‘In 2018 dachten we na over hoe de komende jaren eruit zouden zien – wat wilden we doen en hoe we wilden groeien,’ vervolgde hij. Bijkerk en het team bleven trouw aan hun kerntaak om de doorlooptijd van screenings nog verder te versnellen, en begonnen in 2019 te werken aan hun huidige vlaggenschipoplossing – Valluga.

Nadruk op samenwerking leidt tot innovatie

Op basis van Bijkerk’s eigen ervaringen met collaboratieve softwareontwikkeling, was het Validata team vastbesloten om hun IT-groep, zakelijke belanghebbenden en eindgebruikers verbonden te houden tijdens de ontwikkeling van Valluga.

Dennis Bemer is sinds 2022 een Mendix Developer bij Validata, nadat hij enkele jaren daarvoor met het low-code platform heeft gewerkt en oplossingen heeft ontwikkeld zoals een e-bike vergelijkingstool tot een autoverzekering management platform.

‘Ik begon mijn carrière als eindgebruiker, wat me hielp om de uitdagingen van mijn zakelijke collega’s te begrijpen. Nadat ik aan veel projecten had gewerkt, besloot ik IT-consultant te worden’, aldus Bemer. ‘Ik had het gevoel dat ik meer kon doen als ontwikkelaar, dus volgde ik wat cursussen over Oracle SQL, maar al vroeg zag ik daar wat beperkingen. Ik leerde ook een paar jaar over APEX en werd meegenomen naar een workshop om de verschillen tussen APEX en Mendix te zien. Ik was zeer geïnteresseerd, en toen zich een kans voordeed om Mendix-ontwikkelaar te worden, heb ik die aangegrepen.’

Voor Bemer is het zo dicht mogelijk bij de eindgebruikers van de applicatie komen – of dat nu Validata’s klanten, hun kandidaten of Validata’s eigen supportteam zijn – cruciaal voor verbeteringen op korte termijn, maar ook voor het bouwen aan de toekomst.

De basis van Mendix-ontwikkeling is gebouwd voor samenwerking, omdat deelnemers van gebruikersverhalen tot feedback over de oplossing allemaal op één plek kunnen gaan.

Lisanne Vermeulen begon in 2018 bij Validata met het direct ondersteunen van klanten tijdens het verkoopproces, en werkt nu als Implementatie Specialist om nieuwe klanten een naadloze onboarding te bieden. ‘We hebben een supportteam dat de eerste lijn van contact is voor onze kandidaten en onze klanten’, aldus Vermeulen. ‘Het supportteam heeft toegang tot de Sprintr feedback tool in Mendix, zodat ze alles wat verholpen moet worden snel kunnen indienen en het development team het dezelfde dag nog kan oppakken.’

‘We staan ons verkoopteam ook toe om dit te doen en feedback op te nemen die ze misschien horen tijdens kwartaalevaluaties met klanten, en het development team kan dit prioriteren op basis van of het relevant is voor al onze gebruikers en hoe lang het zou kunnen duren om te voltooien,’ voegde ze eraan toe.

De terugkoppeling gaat door in de ontwikkeling van die functies, omdat het development team snel werkende prototypes kan delen en ervoor kan zorgen dat ze voldoen aan de verwachtingen van de gebruiker voordat ze in productie gaan. ‘Mijn werk veranderde sterk toen ik met Mendix begon, omdat het me de mogelijkheid gaf om naar de gebruikers te luisteren en hen vervolgens een voorbeeld of prototype van de gewenste functionaliteit te bieden,’ zei Bemer. ‘Met Mendix heb ik de tools om niet alleen te praten, maar om hen te laten zien hoe geweldig een applicatie is.’

Gestroomlijnde screening voor kandidaten en werkgevers

‘Historisch gezien is [screenen] een versnipperd en traag proces’, aldus Vermeulen. ‘De wervingsmanager belt referenties, HR doet andere dingen, compliance gaat registers controleren op sanctielijsten. Er zijn veel mensen bij betrokken, en die groepen werken volgens hun eigen tijdschema’s, dus als die processen niet allemaal op één plek zitten, kan het even duren voordat de screening van een kandidaat is afgerond.’

Om dit te verzachten, brengt Validata een reeks pre-employment checks, zoals ID-verificatie, opleiding, werkervaring, aanwezigheid op sociale media of strafrechtelijk verleden, samen in de Valluga applicatie. De ontwikkeling van Valluga begon in augustus 2019 en werd een jaar later afgerond. De nieuwe oplossing wordt momenteel gebruikt door meer dan 3.000 klantgebruikers en bevat verschillende hoogwaardige verbeteringen rond toegankelijkheid en automatisering.

Betere toegankelijkheid voor de gebruiker

‘Wat we het meest hoorden vanuit het perspectief van kandidaten was de wens voor een mobile-first applicatie’, aldus Vermeulen. ‘Dan ook een verbeterde kandidaat-ervaring, aangezien Core Next Gen vereiste dat alle individuele controles werden voltooid voordat de verwerking kon beginnen. Qua tijd kon dat het proces vertragen omdat de kandidaat bijvoorbeeld nog wachtte op goedkeuring van een referentie.’

Valluga biedt een mobiele ervaring voor werkgevers en kandidaten, met nieuwe inzichten in de status van de screening en minder afhankelijkheden gedurende het hele proces.

Meer automatisering door integratie

Validata maakt gebruik van verschillende out-of-the-box en aangepaste integraties om processen in Valluga te versnellen, waaronder multi-factor authenticatie, digitale documenthandtekeningen en geïntegreerde e-mailsjablonen.

In 2021 leverde Validata ook een tweede applicatie, de Connector App, die een verbinding standaardiseert tussen Valluga en HR-systemen zoals Workday, Greenhouse of AFAS. ‘Het is belangrijk om te integreren met een sollicitant tracking system of HR-systeem, en dit was iets waar onze klanten steeds meer vraag naar hadden’, aldus Bijkerk. ‘Vanuit beveiligingsoogpunt was het voor ons interessanter om een Connector App op te zetten die vervolgens gekoppeld kan worden aan Valluga. Nu kan die koppeling gemakkelijker worden gemaakt in plaats van dat het voor elke klant een maatwerkimplementatie is.’

Het Validata support team is een andere belangrijke gebruikersgroep binnen Valluga die Bemer wil versterken met nieuwe features en functionaliteit. ‘In Valluga hebben we veel integraties om te helpen taken sneller af te ronden. We hebben bijvoorbeeld een criminele achtergrondcontrole die historisch gezien zou worden gedaan met enkele handmatige kruiscontroles door ondersteuning,’ zei Bemer. ‘Nu, met een API-integratie, zal de app die gegevens automatisch ontvangen en controleren, zodat ondersteuning niet handmatig dingen hoeft te openen. Dit elimineert bijna 600 taken per dag, zodat het ondersteuningsteam die tijd kan besteden aan het aanpakken van andere klantbehoeften.’

Aanpasbaar aan de behoeften van de klant

Screening is vaak het eerste contact van een persoon met zijn nieuwe werkgever, dus het is van groot belang dat de ervaring bij het bedrijf past.

‘Aangezien ons screeningsproces in feite deel uitmaakt van het onboardingproces, willen sommige van onze klanten dat de applicatie hun branding heeft. Ze kunnen kiezen voor hun eigen look en feel en wij kunnen de applicatie daaraan aanpassen’, aldus Vermeulen. ‘Ze willen misschien ook dat de e-mailcommunicatie van de applicatie naar de kandidaten in hun toon wordt weergegeven of hun terminologie gebruikt.’

Werkgevers kunnen ook aangepaste integriteitsverklaringen opnemen om ervoor te zorgen dat de kandidaten in deze vroege stadia afgestemd zijn op de waarden en cultuur van het bedrijf.

Een van begin tot eind ervaring

Vandaag de dag is het proces van het gebruik van Valluga gecentraliseerd en gestroomlijnd voor elke gebruikersgroep. Werkgevers beginnen met het invoeren van de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van hun kandidaat en de kandidaat wordt per e-mail uitgenodigd om hun account te activeren en in te loggen.

De kandidaat kan zijn screening direct starten en de benodigde informatie voor elke check invoeren, die vervolgens automatisch door Valluga wordt doorgestuurd naar de verschillende systemen en partners die deze checkgegevens bewaren. Tijdens het proces kunnen werkgevers op elk moment in de applicatie de status van de screening controleren. Zodra de screening is voltooid, wordt automatisch een PDF-rapport gegenereerd en naar de werkgever en kandidaat gestuurd.

Over de reactie van hun gebruikers op de nieuwe applicatie zei Vermeulen: ‘Ze merkten dat het sneller was om hun screening specificaties te krijgen en gemakkelijker om de status ervan te controleren. Dat was heel fijn om te horen, en we hebben hetzelfde gehoord van onze kandidaten die feedback kunnen achterlaten nadat ze een screening hebben afgerond.’

Constante verbetering en bedrijfsuitbreiding

Validata ondersteunt organisaties van 10 tot 10.000 mensen, waarbij sommige werkgevers tot 4.000 screenings per jaar uitvoeren. Dit brengt een breed scala aan industrie, regelgeving en gebruikersbehoeften met zich mee, waaraan het team zich goed uitgerust voelt om te voldoen terwijl ze blijven groeien.

Met een organisatiecultuur die gericht is op samenwerking en de juiste technologiepartner in Mendix, is Validata erin geslaagd snel te reageren op nieuwe gebruikerseisen en de samenwerkingskloof tussen business en IT te dichten.

‘Er zijn verschillende functies die we op dit moment ontwikkelen die helpen de customer journey sneller en gemakkelijker te laten verlopen’, aldus Bemer. ‘We introduceren single sign-on of active directory, en dat zal het makkelijker maken voor mensen om in te loggen op de applicatie. We werken ook aan nieuwe integraties die het handmatige werk in verband met eventuele controles verder zullen verminderen.’

‘Ik zie ook een groot potentieel voor integratie met WhatsApp Business’, voegt Bijkerk toe. ‘Ik denk dat in de toekomst meer kandidaten informatie zullen indienen via WhatsApp, dus we onderzoeken de mogelijkheden om te zien hoe we WhatsApp kunnen gebruiken om gemakkelijker input van de kandidaat te verzamelen.’

Voor Validata is het hebben van een ontwikkelplatform dat gelijke tred houdt met hun eigen ambities een vereiste voor continue innovatie. ‘Mendix is de afgelopen 12 jaar nuttig geweest en dat zullen ze de komende jaren ook blijven, want Mendix ontwikkelt hun eigen platform ook snel’, aldus Bijkerk. ‘Elke keer als ze iets nieuws in productie brengen levert het ons veel nieuwe mogelijkheden op. Als je een applicatie wilt maken met een sterk, doorlopend ontwikkelproces, dan is het echt interessant om naar oplossingen als Mendix te kijken. Het geeft je snelle doorlooptijden, je hebt bruikbare bouwstenen en ik denk dat het je kan helpen je concurrentie voor te blijven.’

Voor Bijkerk wordt de voortdurende groei en innovatie van de organisatie net zozeer gedreven door technologie als door mensen. ‘Voor Validata is het echt belangrijk om ervoor te zorgen dat we alle technologie gebruiken die in de markt beschikbaar is en die ons in staat stelt om het beste werkgelegenheidsonderzoek te hebben,’ zei hij.