Menu

Employment screening verplicht in de financiële dienstverlening

Door de COVID-19 pandemie staan we op de rand van een nieuwe economische crisis. Tijdens zo’n crisis wordt de kwetsbaarheid van financiële systemen sneller blootgelegd. Er kan een domino-effect ontstaan waarbij de problemen van een financiële instelling direct desastreuse gevolgen hebben voor andere spelers in de markt. Welke wet- en regelgeving zijn rond de mondiale crisis van 2008 ingevoerd? Om schadelijke situaties te voorkomen en consumenten te beschermen, heeft de Nederlandse overheid destijds verschillende maatregelen getroffen.

Twee toezichthouders voor prudentieel en gedragstoezicht

De overheid heeft twee instanties aangewezen om toezicht te houden op het correct handelen binnen de financiële sector. In de Wet op het financieel toezicht (Wft) is een groot aantal wetten samengebracht met als doel financiële instellingen – zoals banken en verzekeraars – inzichtelijker, doelgerichter en marktgerichter te laten handelen. Daarbij worden de belangen van consumenten beter beschermd. De Wft beschrijft de taken van de twee toezichthouders:

  1. De Nederlandse Bank (DNB): Focust op prudentieel toezicht. Oftewel, DNB bewaakt de stabiliteit van de financiële sector in het algemeen en de soliditeit van afzonderlijke financiële instellingen. Daarnaast checkt DNB of zij aan hun betalingsverplichtingen richting klanten kunnen voldoen.
  2. Autoriteit Financiële Markten (AFM): Focust op gedragstoezicht. Oftewel, AFM bewaakt de orde en transparantie binnen de financiële sector in het algemeen en de verhoudingen tussen afzonderlijke financiële instellingen. Daarnaast checkt de AFM hoe zij met hun klanten omgaan.

Pre- en in-employmentscreening om integriteit te garanderen

Naast een uiteenzetting van bovenstaande taken, schrijft de Wft bepaalde controles voor om de integriteit van financiële instellingen continu te kunnen garanderen. Deze employmentscreening wordt vooral ingezet bij integriteitsgevoelige functies met veel verantwoordelijkheden. Relevante persoonsgegevens worden gecheckt voordat:

  • Nieuwe medewerkers in dienst treden (pre-employmentscreening).
  • ZZP’ers en interimmers tijdelijk worden ingezet (pre-employmentscreening).
  • Bestaande medewerkers promotie maken (in-employmentscreening).

Meer weten over employment screening?

Met employmentscreening check je alle relevante persoonsgegevens en voorkom je onnodige risico’s. Download de gratis whitepaper voor meer informatie.

Download de whitepaper

Verschillende onderdelen van verplichte employmentscreening

Om te voldoen aan de Wft wordt er van financiële instellingen verwacht dat zij – afhankelijk van de nieuwe functie van een medewerker – de volgende onderdelen opnemen in hun screeningsproces:

  • ID-check: Een check, zowel nationaal als internationaal, om de authenticiteit van het identiteitsbewijs te bevestigen. Daarnaast meldt het VIS-register of het identiteitsdocument als gestolen of vermist is opgegeven
  • Educatiecheck (hoogstgenoten/afgerond): Een check van zowel de huidige opleiding als de eerder behaalde nationale en internationale diploma’s.
  • Werkervaring (afgelopen 5 jaar): Een verificatie van de werkervaring in de afgelopen vijf jaar. Zo kan een aangewezen referent of HR-afdeling worden benaderd om het volgende te checken: 
    • Klopt de opgegeven werkgever?
    • Klopt de opgegeven werkperiode (tot op de dag nauwkeurig)?
    • Klopt de opgegeven functie?
  • Integriteitsverklaring: Een standaard vragenlijst met integriteitsvragen over eventuele lopende strafrechtelijke zaken, nevenfuncties, enzovoort. Na het beantwoorden van de vragen wordt de lijst ondertekend door de te screenen persoon.
  • Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG): Verklaring Omtrent het Gedrag of haar buitenlandse equivalent. Ook kan een Criminal Background Check van het betreffende land worden opgevraagd.
  • Kredietcheck: Analyse van mogelijk lopende betalingsissues, bedrijven op naam en adres, civielrechtelijke uitspraken en registratie in het curatele-register.
  • PEP- & sanctielijsten, adverse media check: Een check van de registratie in een Political Exposed Persons-list (PEP-lijst) of sanctielijst. Daarvoor worden verschillende internationale lijsten geraadpleegd. Ook worden (internationale) mediabronnen bekeken waarin de te screenen persoon wordt genoemd. 
  • Internetprofiel: Inzicht in alle webpagina’s waarop een te screenen persoon te vinden is.

Het belang van een solide screeningsbeleid

Om er als (financiële) instelling zeker van te zijn dat je voldoet aan actuele wet- en regelgeving is het creëren van een solide screeningsbeleid noodzakelijk. Dit document draagt bij aan een heldere (interne) communicatie doordat het doel en de middelen van employmentscreening objectief worden beschreven. Zo creëer je op elk niveau – van medewerkers tot directie – meer draagvlak, wat met name voor in-employmentscreening van belang is. Een solide screeningsbeleid vormt een leidraad waar je als (financiële) instelling altijd op kan terugvallen. Het geeft aan wanneer welk screeningsonderdeel in het screeningsproces voorkomt en wie er verantwoordelijk is voor de begeleiding.

Natuurlijk kan je een professionele screeningsorganisatie zoals Validata inschakelen om samen een passend screeningsbeleid op te stellen en de employmentscreening uit te voeren. Zo weet je zeker dat je aan alle sectorspecifieke wet- en regelgeving voldoet en de integriteit van jouw (financiële) instelling blijft gewaarborgd.