Screening uitgelegd in 6 W’s

Wat, Waarom,
Wie, Wanneer, Waar en Welke Wijze
 

Inleiding

Het goed screenen van
nieuwe medewerkers of aankomende huurders is gedoe. Het is een administratieve
last met een stevige inbreuk op de privacy van de betrokkene die dit moet
ondergaan. Toch wordt dit middel steeds vaker ingezet als vast onderdeel van het
instroomproces. Wat nog maar enkele jaren geleden uitzondering was, is nu snel
regel aan het worden. Het screenen van bepaalde groepen en het checken van
bepaalde gegevens is inmiddels een veelbesproken en beschreven thema, maar wat
houdt het nu precies in, en waarom doe we dit ook al weer? 
 
Het goed uitvoeren van
een screening kan een lastig proces zijn. Los van de privacy eisen, dient het
snel te verlopen en moeten de gegevens zo optimaal mogelijk gecheckt zijn. Om
tot een goede uitvoering te komen is het van belang om ook de context goed te
begrijpen. Hoog tijd om daarom terug te gaan naar de basis van het
screenen.  In deze white paper behandelen
we aan de hand van 6 W’s de basis van het screenen.  
 

1.   
Wat

Pre-employment screening is een achtergrondonderzoek
dat op verzoek van de werkgever wordt uitgevoerd bij iemand die op het punt
staat te beginnen in een nieuwe functie. Een deel van het onderzoek richt zich
op gegevens die de persoon zelf heeft aangeleverd, waaronder bijvoorbeeld
gegevens van het CV zoals werkervaring en diploma’s. Daarnaast worden ook
gegevens gecheckt die de persoon niet zelf aanlevert, of kan aanleveren. Dat
kunnen financiële gegevens zijn vanuit bepaalde registers, of een verificatie
van ID document in het kader van de verificatieplicht van de werkgever.
 
Naast het screenen van
nieuwe medewerkers bestaat inmiddels ook al ‘in-employment screening’. In-employment screening betreft de
verificatie of vastlegging van bepaalde gegevens bij bestaande medewerkers. Dit
wordt door werkgevers periodiek uitgevoerd, of wanneer iemand een promotie
maakt, veelal naar een hogere positie waar een ander risicoprofiel bij hoort.
De screening betreft vaak andere gegevens dan bij pre-employment screening. Zo
is het al dan niet behaald hebben van het diploma minder van belang zodra
iemand al geruime tijd werkzaam is bij de organisatie.
 
Veel werkgevers nemen
overigens al stappen in hun sollicitatie en onboarding proces die
in feite onderdeel zijn van een pre-employment screening, al noemen ze het zelf
niet zo. Zo worden vaak al (van tevoren) onlinebronnen bekeken, en later in het proces diploma’s
bekeken en gekopieerd, en referenten nagebeld. Dit zijn vormen van onderzoek die prima thuis passen in
een screeningsbeleid.

2.   
Waarom

De reden dat screening
van gegevens van kandidaten en medewerkers überhaupt nodig is, is omdat er
helaas oneerlijke kandidaten en medewerkers zijn. Die oneerlijkheid kan
variëren van een ‘leugentje om bestwil’ tijdens de sollicitatie tot het plegen
van regelrechte fraude tijdens het dienstverband. Persoonlijk falen kan tot
enorme schade leiden bij de werkgever, maar ook in
de directe en indirecte omgeving.
 
De screening wordt
daarom steeds vaker als standaard onderdeel gezien van het gehele
sollicitatieproces. Van oudsher bestaat het sollicitatieproces uit de nodige
gesprekken en veelal ook uit een assessment. Deze twee onderdelen zijn met name
op de inhoud gericht; past de persoon bij het bedrijf, zijn de competenties
aanwezig om de juiste rol in te vullen en wellicht door te groeien? De
screening is inmiddels een heel belangrijke toevoeging. Het is niet het
belangrijkste onderdeel van deze drie pijlers, maar zonder screening is het
huiswerk eenvoudigweg niet af. De screening zet de laatste puntjes op de i; het
biedt transparantie en brengt mogelijke risico’s in kaart.  Dit onderstreept de toenemende behoefte aan
transparantie en integriteit. 
 
Daarnaast is er steeds
meer wet- en regelgeving gericht op
het screenen van personeel. Een belangrijke reden hiervoor is dat organisaties
hier zelden mee starten om preventieve redenen. Het is een lastig proces, en
krijgt geen prioriteit. Aangezien eventuele schade zelden beperkt blijft tot
alleen de werkgever zelf, maar de burger, consument en patiënt hier ook direct
last van kan hebben, zien we steeds meer regulering in bepaalde sectoren. 
 
De financiële sector kent de Wet op het
financieel toezicht (Wft). Hierin is vastgelegd dat bij de aankomende
medewerkers in ieder geval de VOG, het insolventieregister en de
betrouwbaarheid van de medewerker moet worden vastgesteld. Inmiddels is binnen
de sector gebruikelijk dat een screening (ook wel ‘PES-verklaring’ genoemd) uit
meerdere onderdelen bestaat, waaronder de verificatie van werkervaring en
diploma’s. 
 
En binnen de zorgsector bestaat sinds begin 2016
de ‘vergewisplicht’, vastgelegd in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen
zorg (Wkkgz). Iedere zorginstelling wordt hiermee verplicht om te controleren
of de nieuwe medewerker geschikt is om zorg te verlenen.
 
Binnen de logistieke sector bestaat sinds
enkele jaren de ‘known consignor’ wetgeving, aangenomen in de Verenigde Staten
(VS). Deze wetgeving verplicht de logistieke dienstverlener die zich richt op
luchttransport om het arbeids- en strafrechtelijk verleden van de
magazijnmedewerkers na te lopen en vast te leggen.
 
Wordt een screening
niet verplicht gesteld vanuit wet- of regelgeving, dan wordt steeds vaker vanuit
eigen risicobeleid deze keuze gemaakt. Deze ontwikkeling zien we het eerst bij
grote werkgevers die een maatschappelijke functie hebben en bij multinationals
die in meerdere landen actief zijn. 

Benieuwd naar het Wie, Wanneer, Waar en Welke Wijze?

De komende maanden zullen de andere punten worden gepubliceerd.
Wilt u niet langer wachten? Download dan nu de white paper.

Download


Bron/auteur: Validata Group

Vorige post

Volgende post