Menu

Employment Screening: Een goed beleid is het halve werk

Screeningsbeleid

Er zijn verschillende redenen waarom je als werkgever alle nieuwe medewerkers laat screenen. Redenen kunnen afhangen van de sector waarin jullie actief zijn. Zo hebben zorginstellingen, maar ook banken en verzekeraars, wettelijke verplichtingen om bepaalde checks uit te voeren voordat iemand mag beginnen in een nieuwe rol. Andere werkgevers acteren zelf al uit voorzorg. Voorkomen is immers beter dan genezen; de mensen met wie je werkt bepalen uiteindelijk hoe goed jullie het echt doen, dus deze vorm van risicomanagement is van groot belang.   

Ongeacht de reden of grondslag op basis waarvan je iemand wil screenen, als opdrachtgever moet je ergens beginnen. Juist dàt begin is vaak het meest lastig. Validata neemt een groot deel van het screeningsproces uit handen, maar het screeningsproces is pas ècht effectief wanneer je als werkgever de zaken ook op orde hebt. Dit doe je onder andere door het opstellen van een screeningsbeleid. Iedere employment screening wordt dan goed gecommuniceerd en in gang gezet en de privacy wordt beter geborgd. Door onderstaande elementen op te nemen in het screeningsbeleid, ben je verzekerd van een goed begin.

Element 1: Privacy en doelbepaling

Screenen is per definitie een inbreuk op iemands privacy. Daarom loont het om eerst na te gaan of jullie je doel gericht op risicomanagement kunnen bereiken zonder te kiezen voor het screenen van de medewerkers. Dit heet het subsidiariteitsbeginsel. Kan het doel bereikt worden door bijvoorbeeld verschillende gebruikersrollen te creëren in het softwaresystemen waarmee gewerkt wordt? Of door het gebruik van toegangspasjes voor bepaalde afdelingen?  

Is het doel alleen goed te bereiken door ook employment screening toe te passen? Dan dien je ook rekening te houden met het proportionaliteitsbeginsel. Hoe ‘zwaar’ is de screening? Wordt iedereen op exact dezelfde onderdelen gescreend? Of dient de één uitgebreider gescreend te worden dan de ander?

Door na te denken over het doel, het subsidiariteitsbeginsel en proportionaliteitsbeginsel vormt je al een uitstekende basis voor een goed beleid gericht op employment screening. Doo het maken van de juiste afwegingen is de uiteindelijke uitvraag van bepaalde persoonsgegevens en de verificatie daarvan goed onderbouwd en gegrond.

Element 2: Communicatie

Met deze solide basis dien je vervolgens na te denken over het communicatie-gedeelte van het screeningsproces. Validata borgt het operationele gedeelte van de gehele screening, inclusief bijbehorende herinneringsprocessen. Maar wanneer een kandidaat voorafgaand aan de screening onvoldoende of slecht op de hoogte is gebracht van de aankomende employment screening, is de eerste ervaring vaak slecht en bestaat er zelfs kans dat hij of zij de screening niet start of afmaakt.

Recruitment en werving

Om dit te voorkomen, is het van belang dat je als werkgever tijdig aangeeft dat een screening onderdeel is van de indiensttreding. Dat kan natuurlijk al op de website in algemene zin, maar ook meer specifiek bij de werving voor bepaalde rollen die ook zichtbaar worden gemaakt op veel andere sites.

Sollicitatie procedure

Voorafgaand aan de echte selectie vinden er natuurlijk gesprekken plaats. Ook binnen deze gesprekken is het verstandig om de screening te benoemen en zo nodig verder toe te lichten. De kandidaten die op gesprek komen hechten hier veel waarde aan. Er is in de praktijk al veel begrip voor het feit dat er steeds meer gescreend wordt, zeker in deze tijd wanneer we allemaal meer op afstand werken. Een goede toelichting op de screening en transparantie over het gehele proces helpt in positieve zin bij het maken van de juiste keuze; voor jullie maar ook voor de kandidaat.

Hoe beter de communicatie op orde is, hoe efficiënter de gehele employment screening verloopt.

Element 3: het screeningsproces

Er is nu een solide basis in de vorm van een screeningsbeleid en tevens wordt er van tevoren goed gecommuniceerd over de employment screening. Het laatste element dat van belang is, is het screeningsproces zelf. De volgende vijf vragen helpen al bij het borgen van een goed screeningsproces:  

  1. Wie geeft opdracht voor de employment screening?
  2. Wie zet hem in gang?
  3. Wie levert de informatie aan?
  4. Wie zorgt voor de uitvoering en bewaakt de voortgang?
  5. Wie beoordeelt het resultaat?  

In het beleid zal een aantal van deze vragen een plek krijgen. Zo is het aan te raden om te bepalen in het beleid wie het resultaat beoordeelt, en met name wie er eventueel van af mag wijken als er een onverwachte aantekening in het rapport staat. Het meer complexe werk komt voort uit vragen drie en vier. Alle relevante persoonsgegevens dienen te worden aangeleverd en veilig te worden verwerkt. De uitvoering van diverse checks houdt in dat er contact wordt opgenomen met verschillende bronnen waar informatie geverifieerd kan worden.

Employment screening door Validata    

Het spreekt voor zich dat Validata juist hier een grote rol speelt. Met het nieuwste software platform Valluga bedienen we inmiddels ca. 1000 klanten met de veilige verwerking van alle gegevens van hun kandidaten en medewerkers. Verificaties van bepaalde checks zijn veilig en snel ingericht en de dienstverlening is gericht op een snelle oplevering van het resultaat. De beoordeling van het resultaat ligt bij jullie, de opdrachtgever en (toekomstig) werkgever. Want zelfs als er onverwachtse informatie naar boven komt uit de screening, kan het nog steeds zo zijn dat jullie de kandidaat in kwestie gewoon aannemen. Als toekomstig werkgever wil je alle informatie uit de gehele sollicitatie meenemen in de afweging, waaronder ook de gesprekken die je hebt gehad met de kandidaat. En zo hoort het ook. Uiteindelijk draait het om de mensen met wie je werkt en is de employment screening een belangrijk onderdeel ter ondersteuning, en meestal ter bevestiging, van de juiste beslissing.