ID-kontroll vid rekrytering och anställning – vad gäller?

Identitetsbedrägerier bland anställda

Identitetsbedrägerier utgör en växande utmaning som kan innebära stora risker för både arbetsgivare och anställda. När någon använder en falsk identitet för att få anställning riskerar företaget att oavsiktligt bryta mot arbetsrättsliga lagar, utsätta sig för säkerhetsrisker och skada sitt rykte. Identitetsbedrägerier kan innebära allt från att man försöker dölja sitt kriminella förflutna, är obehörig att arbeta inom vissa sektorer eller har som syfte att begå interna brott, såsom dataintrång.

Att anställa någon med falsk identitet där man inte gjort en tillräcklig bakgrundskontroll kan som sagt få stora konsekvenser. Några exempel på detta är en tandläkare som fått arbeta i flera år och skadat patienter, undersköterska som fått sommarjobb med en annan persons intyg för läkarstudier och en lärare som arbetat under falsk identitet på en skola i ett år innan hans kriminella bakgrund avslöjades.

Kontakta oss för mer information om ID-kontroller

Lagar och regler kring ID-kontroll vid rekrytering och anställning

När det kommer till identitetsverifiering och hantering av personuppgifter finns det en hel del lagar och regler du behöver ha koll på, såsom GDPR och diskrimineringslagen.

Hur du hanterar anställdas personuppgifter på rätt sätt med hänsyn till GDPR

När du genomför en ID-kontroll av potentiella anställda är det viktigt att komma ihåg att all hantering av personuppgifter måste ske i enlighet med GDPR (General Data Protection Regulation), som numera har ersatt Personuppgiftslagen inom EU. GDPR kräver att du behandlar personuppgifter på ett lagligt, rättvist och transparent sätt. Det innebär att du måste informera kandidaten om att en kontroll kommer att genomföras, vilken typ av information du kommer att samla in, och för vilka syften denna information kommer att användas. Det är avgörande att minimera datamängden du samlar in till det som är absolut nödvändigt för ändamålet och att du skyddar denna information från obehörig åtkomst eller användning. Kom också ihåg att kandidaten har rätt att få tillgång till de uppgifter du har om dem och kan begära att felaktiga uppgifter rättas eller tas bort.

Läs mer om GDPR och bakgrundskontroller i vår white paper.

Ladda ner white paper om bakgrundskontroller och GDPR 

Ta hänsyn till diskrimineringslagen

Diskrimineringslagen syftar till att skydda individer från diskriminering på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder.

När det gäller ID-kontroll vid anställning finns det inga specifika föreskrifter i diskrimineringslagen som direkt adresserar denna process. Dock måste alla arbetsgivares handlingar, inklusive processer för rekrytering och ID-kontroll, följa diskrimineringslagens övergripande principer. Det betyder att alla procedurer för anställning, inklusive begäran om och kontroll av identitetshandlingar, måste genomföras på ett icke-diskriminerande sätt. Till exempel ska begäran om identitetshandlingar vara motiverad och relevant för anställningsprocessen och bör tillämpas likformigt på alla kandidater.

Risker och påföljder om du anställer en person under falsk identitet

Att anställa någon som har använt en falsk identitet kommer med många risker:

• Juridiska påföljder: Anställer man någon som inte har rätt att arbeta i Sverige riskerar man att fällas för brott mot utlänningslagen, vilket kan leda till både fängelse och böter.
• Säkerhetsrisker: En individ som döljer sin verkliga identitet kan utgöra en säkerhetsrisk för organisationen, dina anställda och dina kunder. Det kan finnas dolda motiv bakom behovet att använda en falsk identitet.
• Förtroendeskada: Upptäckten av att en anställd har använt en falsk identitet kan skada företagets rykte. Det kan signalera brister i företagets rekryteringsprocesser och interna kontroller.
• Finansiella förluster: Företag kan drabbas av ekonomiska förluster relaterade till investeringar i rekrytering, utbildning och löner till en anställd som senare måste avskedas på grund av falsk identitet.

Bakgrundskontroller vid anställning hjälper dig att förebygga riskerna

För att förebygga riskerna att anställa någon med falsk identitet rekommenderar vi att man alltid gör en bakgrundskontroll innan anställning. Genom att noggrant kontrollera och verifiera en kandidats personuppgifter, arbets- och utbildningshistorik samt eventuella brottsregister minskar du risken för att anställa personer som inte är ärliga om sin identitet.

På Validata erbjuder vi olika bakgrundskontroller för att du ska kunna få en samlad bild av kandidaten innan du anställer:

• Verifikation av identitet: Denna kontroll säkerställer att en kandidats uppgivna identitet stämmer överens med officiella dokument såsom pass eller ID-kort, vilket är grundläggande för att förebygga identitetsbedrägeri.
• Kontroll av brottsregister: Genom att granska en individs brottsregister kan man identifiera eventuella tidigare lagöverträdelser som kan vara relevanta för den aktuella anställningen, vilket bidrar till en säker arbetsmiljö.
• Kontroll av kreditvärdighet: Denna kontroll ger insikt i en kandidats ekonomiska stabilitet och ansvar. Detta kan vara särskilt relevant för positioner som innebär ekonomiskt ansvar eller hantering av pengar.
• Kontroll av utbildning och examensbevis: Verifierar att kandidaten faktiskt har de utbildningsmeriter och examina de uppger. Mer om utbildningskontroll hittar du här.
• Kontroll av arbetslivserfarenhet: Genom att bekräfta tidigare anställningar, roller och ansvarsområden kan arbetsgivare få en mer tillförlitlig bild av kandidatens erfarenhet och kompetensnivå. Samt få reda på om kandidaten faktiskt jobbade där, under den perioden som har angetts i CV:et.

Se alla våra kontrollprofiler och priser 

Att hantera personuppgifter enligt GDPR är vår högsta prioritet

För oss är integritet och säkerhet otroligt viktigt. Därför utför vi alla våra bakgrundskontroller i enlighet med GDPR. Vår programvara för screening, Valluga, är säker och skyddar personuppgifter både mot förlust och otillåten behandling. Vi är dessutom ISO-certifierade (27001 och 9001),vilket säkerställer att vi har en hög säkerhet när det kommer till informationshantering.

Utöver ISO 27001-certifikatet har vi även ISAE 3000 Assurance Reporting på plats. Assurance-ramverket består av 100 kontroller inom områdena informationssäkerhet, integritet och drift. Mätningen utförs av en oberoende IT-revisor och redovisningsekonom som rapporterar om våra processer, rutiner och arbetsmetoder under hela året. Denna rapport delas sedan enskilt med er, vilket ger en tydlig bild av våra säkerhetsåtgärder och efterlevnad av GDPR.

Intresserad av att veta mer om hur vi kan hjälpa? Tveka inte att kontakta oss.

Skicka din förfrågan