Hoppa till innehåll

Allt om bakgrundskontroll

Bakgrundskontroll vid anställning är en viktig process för att verifiera en arbetssökandes relevanta uppgifter innan personen inleder sin anställning. Genom att göra detta kan du säkerställa personens integritet och kontrollera att den du anställer passar för arbetsuppgifterna.

 

Vad är en bakgrundskontroll?

Vad är en bakgrundskontroll? Det består av verifiering av arbetssökandes uppgifter som är relevanta för genomförandet av arbetsuppgifterna. Kontrollen ger visshet om den information som den sökande delat med sig av och ger dig möjlighet att fatta bättre och faktaunderbyggda anställningsbeslut.

På den här sidan kan du läsa allt du behöver veta om bakgrundskontroller vid anställning:

  1. Varför ska du genomföra bakgrundskontroll?
  2. Krävs det ett samtycke för att göra bakgrundskontroll?
  3. Validatas tjänst – Bakgrundskontroll vid anställning
  4. Validatas programvara för bakgrundskontroll
  5. Exempel på rapport om bakgrundskontroll
  6. Kontroller vid bakgrundskontroll
  7. Bakgrundskontroll och GDPR
  8. Vanliga frågor om bakgrundskontroll

Varför ska du genomföra bakgrundskontroll?

  1. Riskhantering: Att investera i bakgrundskontroller av de sökande före anställning ger stora fördelar på lång sikt. Genom en objektiv bakgrundskontroll av relevanta personuppgifter vet du med säkerhet vem du anställer och kan identifiera eventuella risker.
  2. Felrekrytering, eller dålig rekrytering: På dagens arbetsmarknad handlar det ofta om att agera snabbt för att skaffa sig konkurrensfördelar, men du har kanske också erfarenhet av mindre lyckade rekryteringar: en medarbetare som klarar anställningsintervjuerna med bravur, men som sedan inte passar i denna roll. Det är något man vill undvika i möjligaste mån.
  3. Kvalitetsstyrning: Anställningsintervjuer är det viktigaste sättet att bilda sig ett intryck av den sökande och om personen passar in i företagskulturen. Men att komplettera anställningsprocessen med en bakgrundskontroll är ett effektivt sätt att garantera organisationens kvalitet och integritet.
  4. (Allt mer) lagstiftning och förordningar: Antalet lagar och förordningar om (anställning av) personal ökar i snabb takt. Det kan vara en komplex process att följa dessa förordningar, i synnerhet eftersom du inte vill förlora fokus på kärnverksamheten. Om du lägger ut detta på ett företag som genomför professionella bakgrundskontroller kan du känna dig trygg med att du alltid följer gällande lagar och förordningar och att du anlitat ett företag med erfarenhet på området.
  5. Arbeta på distans: Eftersom det har blivit allt vanligare att arbeta hemifrån har många företag ändrat sina rekryteringsprocesser. En stor del av rekryteringen och anställningsprocessen har digitaliserats och sker nu online. Samtidigt är det lika viktigt att välja rätt person till tjänsten. Det kan du säkerställa genom att genomföra bakgrundskontroller.
  6. Internationalisering: Om du vill expandera internationellt som företag innebär det automatiskt att du måste ta hänsyn till olika bosättningsländer, olika lagar och förordningar, kulturer och personuppgifter. Då är bakgrundskontroll en lämplig lösning för att upprätthålla en enhetlig policy om integritet och kvalitet.

Krävs det ett samtycke för att backgrundskontroll?

I allmänhet behöver arbetsgivaren inte samtycke från den arbetssökande för att genomföra en screening. Deras samtycke är inte ett giltigt motiv, eftersom samtycke alltid måste ges frivilligt och detta är inte fallet vid ett jobbansökningsförfarande. Att inte ge sitt samtycke kan faktiskt leda till att arbetsgivaren avvisar den sökande från jobbet.

Som anges i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) bygger all behandling av personuppgifter på en rättslig grund. För att kunna granska – eller behandla personuppgifter – måste det finnas en rättslig grund; i det här fallet det legitima intresset. För en arbetsgivare är detta intresse att ”kunna förlita sig på kompetenta och okorrumperade anställda” och att minska vissa risker.

I vilken utsträckning arbetsgivaren kan granska dig är dock bundet av en rad regler. Till exempel måste innehållet i screeningen vara ”proportionerligt”, vilket innebär att det måste stå i proportion till jobbet och de risker som är förknippade med det.

Validatas tjänst bakgrundskontroll vid anställning

Bakgrundskontroll av arbetssökande kan vara en komplex, känslig och arbetskrävande process. För att underlätta verifieringen av dessa uppgifter måste man använda olika dataleverantörer och underhålla kontakten med den sökande. Att lägga ut kontrollprocessen på ett annat företag innebär att den egna organisationen inte behöver ägna tid åt detta och att uppgifterna finns på en och samma plats. Tack vare Validatas tjänst bakgrundskontroll vid anställning behöver du inte göra detta själv och kan vara säker på att uppgifterna verifieras så effektivt som möjligt.

Mer om vår tjänst för bakgrundskontroll vid anställning

 

Validatas programvara för bakgrundskontroll

Validata har utvecklat programvara för bakgrundskontroller vid anställning som säkerställer en effektiv kontrollprocess och att alla uppgifter är säkrade.

Validatas programvara för bakgrundskontroll
Snabbt och effektivt

Den användarvänliga programvaran gör att kontrollprocessen är snabb och effektiv.

Transparent för både arbetsgivare och arbetssökande

Resultatet av kontrollerna blir tillgängligt samtidigt, både för arbetsgivaren och för den sökande. Syftet är att erbjuda en process som är så transparent och rättvis som möjligt.

GDPR-säkrat

Att vår programvara är säker är kanske det viktigaste villkoret för vår existens. Validata tillämpar strikta ramverk som testas regelbundet av oberoende aktörer. Dessutom har Validata ett dataskyddsombud som säkerställer att våra tjänster, och därigenom dina bakgrundskontroller, uppfyller riktlinjerna inom ramen för GDPR.

Åtkomst när och var som helst

Programvaran har utvecklats för mobil användning. Det ger de sökande möjligheten att gå igenom bakgrundskontrollen när det passar dem. Denna flexibilitet betyder att handläggningstiden blir kortare.

Integrering med annan programvara

Tack vare vår API är det möjligt att integrera bakgrundskontroller vid anställning i ditt arbetsflöde och att samla rapporter och uppgifter från ditt befintliga verktyg för kandidatspårning och HR på en enda plats.

Se vår screeningprogramvara

Exempel på rapport om bakgrundskontroll

Så snart all information om den arbetssökande har verifierats levererar Validata en kontrollrapport med resultaten. När detta sker informerar vi både arbetsgivaren och kandidaten om att rapporten finns redo för nedladdning i vår säkra applikation. Denna rapport innehåller de objektiva resultaten för varje bakgrundskontroll.

Ladda ner ett exempel på en kontrollrapport

Exempel på Validatas digitala kontrollrapport

Kontroller vid bakgrundskontroll

Vilka kontroller som genomförs vid en bakgrundskontroll före anställning skiljer sig från bransch till bransch och beror på vilken tjänst som ska tillsättas. Som exempel kan nämnas att sökande till tjänsten som butikssäljare inte kommer att kontrolleras lika noggrant som ledaren för ett finansinstitut.

Exempel på kontroller som Validata ofta inkluderar i en bakgrundskontroll före anställning:

  • Adresskontroll
  • Kreditkontroll
  • Kontroll av belastningsregistret
  • Utbildningskontroll
  • Lönekontroll

Dessutom kan bakgrundskontrollen före anställning utökas med andra slags bakgrundskontroller beroende på bransch och tjänst. Vi hjälper gärna till med att utforma en kontrollprofil som passar de behov din organisation har.

Om våra datapartner upptäcker att dessa uppgifter är felaktiga markeras det som en avvikelse i kontrollrapporten. Det kan tyda på ett negativt resultat av bakgrundskontrollen före anställning, men det behöver inte vara lika allvarligt som det verkar. En avvikelse kan också bero på ett oavsiktligt fel, exempelvis om start- och slutdatum för en anställning inte stämmer exakt. Det är ingenting som gör den sökande mindre lämplig för tjänsten, och vi rekommenderar att jämföra personens cv med de uppgifter som matats in i systemet och diskutera eventuella avvikelser med den arbetssökande. Då får den sökande tillfälle att förklara detta.

Visa olika bakgrundskontroller

Bakgrundskontroll och GDPR

När vi genomför en bakgrundskontroll i samband med anställning samlar vi in och behandlar relevanta personuppgifter. GDPR medför att företag måste vara mer medvetna om hur uppgifter lagras och behandlas. Det finns alltså många beröringspunkter mellan integritetsfrågor som GDPR och bakgrundskontroller:

Säker programvara

För utveckling av vår säkra miljö har vi vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna mot förlust och all slags otillbörlig behandling.

Dataskyddsombud till ditt förfogande

Validata har ett särskilt dataskyddsombud som bistår med rådgivning om rätt behandling av personuppgifter och som säkerställer att vi följer alla (inter)nationella lagar och förordningar gällande integritet.

ISO-certifiering

Validata har ISO-certifiering (27001 och 9001). Det säkerställer hög kvalitetsstyrning och informationssäkerhet.

Vanliga frågor om bakgrundskontroll

Hur lång tid tar en bakgrundskontroll vid anställning med Validata?

När den sökande har tillhandahållit de uppgifter som krävs tar det Validata i genomsnitt 2-3 arbetsdagar att slutföra bakgrundskontrollen. Kontroller av utländska belastningsregister och verifiering av utländska utbildningsbevis är moment som tar längre tid.

Vad innebär en bakgrundskontroll?

En bakgrundskontroll före anställning omfattar verifiering av viss information om en potentiell medarbetare innan personen anställs. De uppgifter som kontrolleras måste stå i relation till den sökandes arbetsuppgifter.

Hur rapporteras resultatet från bakgrundskontrollen?

Så snart all information om den sökande har verifierats presenterar Validata en kontrollrapport med resultaten i vår webbmiljö Valluga. I rapporten återfinns de objektiva resultaten per bakgrundskontroll.

This site is registered on wpml.org as a development site.
Select the region you are in: