Bakgrundskontroll
och GDPR – Vad gäller?

GDPR-riktlinjer för bakgrundskontroll vid rekrytering

För att skydda kandidaters personuppgifter bör du se över dessa GDPR-riktlinjer för bakgrundskontroller.

• Har du rättslig grund för att utföra bakgrundskontroller?
  Det måste finnas en laglig grund för att utföra bakgrundskontrollen, som samtycke eller berättigat intresse.
• Har kandidaten informerats?
  Kandidaten måste informeras om vilka uppgifter som samlas in, varför, och hur de kommer att användas.
• Är kontrollen proportionerlig i förhållande till kandidatens roll?
  Endast relevanta och nödvändiga uppgifter för den specifika tjänsten får samlas in.
• Har du sekretess- och säkerhetsprotokoll på plats?
  De insamlade uppgifterna ska behandlas konfidentiellt och skyddas mot obehörig åtkomst.
• Visa hänsyn till lagringstid
  Uppgifterna får endast lagras under den tid som är nödvändig för ändamålet.

Arbetsgivare måste alltid respektera individens rättigheter och följa dessa regler för att undvika GDPR-överträdelser.

Kontakta oss

Anställningsscreening och bakgrundskontroll

Innan vi går mer in på hur bakgrundskontroller och GDPR fungerar, och vilka riktlinjer du som arbetsgivare behöver följa, ska vi först förstå när och varför bakgrundskontroller är nödvändiga. Det är även viktigt att skilja på bakgrundskontroller och screening i rekrytering eftersom de involverar olika aspekter. Att förstå skillnaden kommer göra det lättare att avgöra vilka typer av personuppgifter som är relevanta för dig att behandla.

Rekrytering och nyanställning kan vara spännande men också tidskrävande när det gäller pappersarbete, dock är detta pappersarbete ofta en nödvändighet i varje rekryteringsprocess. För att verifiera den person du anställer behöver du först och främst ett svenskt identitetsnummer. Under anställningsprocessen kan du ha ringt dina nyanställdas referenser, kontrollerat deras examensbevis och för vissa yrken som rör ekonomi och finans (t.ex. Banktjänsteman) behövs även en bakgrundskontroll av juridiska register (kreditupplysning och belastningsregister). Denna procedur ingår i nästan alla rekryteringsprocesser, det är därför starkt rekommenderat att behandla kandidatens personuppgifter i ett säkert och krypterat program samt så klart följa GDPR-riktlinjer.  På så sätt kan din organisation förhindra dataläckage och missbruk av andra parter.

När det gäller begreppen ”bakgrundskontroll” och ”anställningsscreening” ligger den viktigaste skillnaden i deras omfattning och fokus. En bakgrundskontroll fokuserar främst på att verifiera riktigheten i den sökandes historia och berätta för dig vem du anställer genom att titta på deras förflutna. En anställningsscreening är en bredare metod för att utvärdera potentiella kandidater. Detta inkluderar bakgrundskontroller men även andra bedömningar som intervjuer, referenskontroller, färdighetstester och drogtester. I den meningen innebär bakgrundskontroller och anställningsscreening ett ansvar för att behandla känsliga uppgifter.

Kontakta oss

Hur är bakgrundskontroll och personlig integritet sammankopplade?

General Data Protection Regulation (GDPR) är en lagstiftning som trädde i kraft inom Europeiska Unionen den 25 maj 2018 med syftet att skydda privatpersoners integritet och dataskydd, vilket är viktigt vid en bakgrundskontroll. Enligt GDPR har individer rätt att veta hur deras personuppgifter används och organisationer har skyldighet att vara transparenta med hur de samlar in, lagrar och använder dessa data.

Sedan GDPR lanserades gäller samma integritetsregler för behandling av personuppgifter i hela Europa. Att tvinga företag och myndigheter att ta mer ansvar för vad de gör med personuppgifter är en bra sak, men det innebär också extra arbete och behov av expertis för er som företag. Vid en bakgrundskontroll är det viktigt att ha koll på vilka regler som gäller enligt GDPR för att skydda personens integritet.

Vad nämner GDPR om bakgrundskontroll?

Att genomföra en bakgrundskontroll innebär i sig ett intrång i någons integritet. Beroende på typ av kontroll så begärs och kontrolleras särskilda personuppgifter. GDPR innebär bland annat att organisationer som samlar in och bearbetar personuppgifter måste göra detta på ett lagligt, rättvist och transparent sätt och har en skyldighet att skydda dessa data från missbruk och läckor. De måste också informera individen om hur och varför deras data behandlas.

Vilka typer av bagrundskontroller omfattas av GDPR?

Om du verifierar och samlar in personuppgifter vid rekrytering och anställning bör du följa GDPR, för att skydda den sökandes integritet. Här är några vanliga kontroller som omfattas av GDPR:

1. Kontroll av identitetsuppgifter

Detta omfattar den sökandes fullständiga namn, födelsedatum, personnummer (eller motsvarande) och eventuella statligt utfärdade identifikationsnummer.

2. Registering av kontaktuppgifter

Arbetsgivaren samlar vanligtvis in den sökandes adress, telefonnummer och e-postadress för att underlätta kommunikationen.

3. Verifiering av anställningshistorik

Detta innebär att samla in information om den sökandes tidigare arbetsgivare, jobbtitlar och anställningsdatum från referenser.

4. Kontroll av utbildningsbakgrund

Arbetsgivaren kan kontrollera den sökandes utbildningskvalifikationer, exempelvis examina, betyg och intyg, genom att begära utskrifter eller kontakta utbildningsinstitutioner.

5. Kontroll av utdrag ur belastningsregistret

Bakgrundskontroller kan innebära att man söker efter eventuella fällande domar eller pågående åtal mot den sökande via officiella databaser eller tjänster från tredje part.

I sin helhet omfattas alla typer av kontroller som innebär registrering, insamling och hantering av personuppgifter av GDPR. Därför bör du endast samla in nödvändiga och relevanta uppgifter för rekryteringsprocessen, och hantera dem med sekretess och transparens.

Kontakta oss för mer information

Vi hjälper dig med bakgrundskontroller och GDPR

Validata finns vid din sida hela vägen och vi anpassar vår lösning efter just din organisation för att en bakgrundskontroll alltid ska ske regelrätt. Vi skyddar kandidatens personuppgifter genom att följa gällande lagstiftning och kan hjälpa ditt företag med allt från att sätta upp en screeningpolicy till att meddela kandidaten om att en bakgrundskontroll ska utföras och vad detta kommer att innebära.

Genom vår mångåriga erfarenhet kan vi ge goda råd till din organisation och tillsammans se till så att ni har en trygg och säker arbetsmiljö. Med en bakgrundskontroll innan anställning kan du säkerställa personens integritet och vet att den du anställer är vem den utger sig för att vara. Vi ser till att alla uppgifter verifieras så effektivt och säkert som möjligt och i enlighet med GDPR.

Boka en gratis demo