Bakgrundskontroller för HR – I den snabbföränderliga arbetsvärlden av idag är företag mer angelägna än någonsin om att göra pålitliga anställningar i dessa osäkra tider. Enligt Svenskt Näringsliv är Sverige i en lågkonjunktur som förväntas pågå ända fram till 2025. Lågkonjunkturen kan innebära motvindar för både företag och individer. Det innebär alltifrån högre räntor, betydligt mindre tillväxt, ökad arbetslöshet och minskad sysselsättning. Trots dessa utmanande tider, hur kan din organisation förbereda sig inför den kommande perioden?
I denna artikel har vi samlat våra bästa tips för hela HR-avdelningen, med fokus på bakgrundskontroll vid anställning och rekrytering av nya medarbetare.
Beställa bakgrundskontroll – så ska du tänka
Att införa bakgrundskontroller i ett tidigt stadie av rekryteringsprocessen är att rekommendera. Många företag använder det som sin strategi i riskhantering. Det är en hållbar och långsiktig investering. Att göra genomtänkta bakgrundskontroller är ett avgörande steg för att säkerställa att du rekryterar rätt person för jobbet samtidigt som du minimerar riskerna.
Skicka din förfrågan direkt nedan.
5 steg för säkra anställningar i osäkra tider
Utforska de fem stegen för att säkerställa säkra anställningar, med fokus på HR-avdelningens viktiga roll i processen. Låt bakgrundskontroller av anställda och personal bli en del av er organisations riskhantering.
Genom att följa dessa fem steg kan du säkerställa att du gör välgrundade beslut när det gäller anställningar och samtidigt minimera risken för negativa överraskningar längs vägen. Det är dags att ta kontroll över rekryteringsprocessen och skapa en starkare, säkrare arbetsstyrka.
1. Förstå din roll som arbetsgivare – Kan jag som arbetsgivare beställa en bakgrundskontroll?
Ja, du kan beställa en bakgrundskontroll av anställda samt befintliga personal som arbetsgivare. Du har dock ett ansvar att följa lagar och riktlinjer när det gäller bakgrundskontroller. Det är viktigt att vara medveten om dina befogenheter och begränsningar. Utforska möjligheten att beställa en bakgrundskontroll och se till att du följer bästa praxis för att skydda både ditt företag och kandidaterna.
2. Välj pålitliga bakgrundskontroll företag
Att hitta pålitliga företag för bakgrundskontroller kan vara en utmaning. I Sverige har vi Tryckfrihetsförordningen, vilket innebär att det mesta går att hitta på internet om man bara vet var man ska leta. Idag finns det många seriösa bakgrundskontrollföretag att välja mellan. Dessutom finns det webbplatser där du kan beställa privat information om personer, allt du behöver uppge är namn, adress och personnummer.
Webbplatser som kommersialiserar privata personuppgifter på detta sätt har stött på integritetsproblem och kritik från många organisationer, i synnerhet fackföreningar vars huvudsakliga fokus är att skydda och upprätthålla anställdas rättigheter. Att köpa uppgifter från dessa webbplatser kan betraktas som en kränkning av människors integritet och orsaka allvarliga problem för dem som är felaktigt anklagade eller felaktigt registrerade. Bakgrundskontroller och GDPR är därav en viktig aspekt.
I detta sammanhang bör du som arbetsgivare ifrågasätta hur bakgrundskontroll företaget går tillväga för att samla in uppgifter om kandidater, i synnerhet personuppgifter och känsliga personuppgifter, och var kommer dessa uppgifter ifrån? En annan viktig sak är att titta på de underleverantörer som de arbetar med. Har de ett gott rykte och är de pålitliga?
Välrenommerade bakgrundskontrollföretag är därför en rekommendation eftersom de ofta har en tydlig och transparent process. Dessutom är de måna om dina uppgifter. Läs vidare för att lära dig mer om hur du kan hitta ett pålitligt företag för bakgrundskontroller vid anställning och medarbetare.
Bakgrundskontroller av anställda, nyanställda eller privat personer har blivit allt vanligare i Sverige.
När du gör en Google sökning av ordet bakgrundskontroll inom de senaste 12 månaderna kan du se att intresset för bakgrundskontroll i Stockholm och Göteborg har ökat markant. Dessutom har fler företag inom olika branscher valt att införa bakgrundskontroller som en del av rekryteringen.
Enligt tidningen arbetet.se har fler platsannonser inkluderat ordet brottsregister, belastningsregister och bakgrundskontroll bl.a. inom jobbannonser som söker efter brevbärare har 73% av annonsen inkluderat förfrågan av brottsregister, belastningsregister och bakgrundskontroll. Även tjänsterna som skötare, socialpedagog, stödassistent, kock, storhushåll, personlig assisten, terminalarbetare psykolog, vårdbiträdes samt biomedicinanalytiker.
Källa: Allt fler vill se brottsregister när du söker jobb, Karl Martinsson (22 Mar 2021) Arbete.se
Beställa privat information online
- Begränsad med samlad information: ge inte en helhetsbild av en persons bakgrund.
- Potentiell bryta mot dataskyddsförordningen: Oaktsam insamling och behandling av känsliga personuppgifter som brottsregister och hälsotillstånd kan väcka etiska och juridiska rättsfrågor.
- Kan innehålla felaktiga information: Föråldrade information utan korrektion kan påverka den registrerades rykte, nya jobbmöjligheter mm.
Anlita ett professionellt bakgrundskontrollföretag
- Ge en helhetsbild och pålitlig information: Professionella bakgrundskontroll företag har oftast tillgång till flera informationskällor. De har resurser för att kontrollera insamlade data direkt med källan.
- Analytisk och specialist på bakgrundskontroller och dess processer: De har expertis, noggranna och förmåga att granska stora mängder data samtidigt.
- Skräddarsydda lösningar: Professionella företag kan anpassa sina tjänster efter specifika behov. De kan erbjuda skräddarsydda lösningar som passar för olika branscher och situationer.
- Följer etiska riktlinjer och lagar: De hanterar och lagrar känsliga personuppgifter med säkerhet och har en dedikerad dataskyddsombud som ger råd och agerar vid risker som dataläckage.
- Support team som hjälper dig vid behov: De har en tillgänglig rådgivning och supportteam som hjälper dig med alla dina frågor.
Hur vet du att bakgrundskontroll leverantörer är pålitliga?
- Laglig och etisk företagsverksamhet: Legitima bakgrundskontrollföretag opererar inom ramen för gällande lagar och följer strikta etiska riktlinjer. De strävar efter att skydda individers integritet och respektera regler för dataskydd.
- Noggrannhet och tillförlitlighet: Professionella bakgrundskontrollföretag använder auktoritativa källor och följer noggrant en process för att säkerställa att de tillhandahåller korrekt och tillförlitlig information om individer. De arbetar ofta med officiella myndigheter och databaser.
- Transparens: Seriösa företag är transparenta om sina metoder och förfaranden för att genomföra bakgrundskontroller. De ger vanligtvis tydlig information till både individer som kontrolleras och arbetsgivare eller andra kunder om vilken information som samlas in och hur den används.
- Möjlighet att korrigera felaktig information: Om felaktig information upptäcks i en bakgrundskontrollrapport tillhandahåller legitima företag en process för att korrigera eller uppdatera informationen. På Validata kan kandidaten till exempel uppdatera informationen vid själva källan, dvs. kandidaten får möjlighet att korrigera sin information direkt med dataleverantören. Och se till att vid nästa kontroll, vid andra tillfällen, är kandidatens information korrekt.
- Kundtjänst: Seriösa bakgrundskontrollföretag erbjuder vanligtvis kundsupport och hjälper kunderna att förstå och tolka de rapporter de tillhandahåller.
- Överensstämmelse med regler och lagar: De följer alla relevanta lagar och regler, inklusive regler för dataskydd och rättigheter för de som kontrolleras.
- Begränsad offentlig tillgänglighet: Professionella bakgrundskontrollföretag agerar ofta som mellanhänder mellan individer och informationen de söker. De offentliggör inte allmän information om enskilda personer på sina webbplatser.
- Reputation och pålitlighet: Välrenommerade företag har i regel ett etablerat och förtroendeingivande rykte i branschen och har varit verksamma under lång tid. Ofta är de engagerade i att driva frågor om anställningskontroll på politiska agendor och engagera sig i branschorganisationer för professionella anställningskontrollföretag.
Det är viktigt att vara försiktig och noggrant utvärdera bakgrundskontrollföretag innan man använder deras tjänster. Det kan vara klokt att göra efterforskningar, titta på recensioner och be om referenser innan man väljer ett företag för att säkerställa att de uppfyller höga krav på integritet och noggrannhet.
3. Förstå lagar i ditt område – Hur funkar bakgrundskontroll av belastningsregister?
Bakgrundskontroll av belastningsregister eller brottsregister hanteras olika beroende på var ditt företag är baserat och vilken typ av arbete du erbjuder kan kraven för bakgrundskontroller variera.
Det är viktigt att förstå lokala lagar och regler som styr sådana kontroller, inklusive belastningsregister och brottsregister. Var noga med att anpassa dina kontroller efter dessa bestämmelser för att undvika juridiska problem. Vår rekommendation är att först och främst meddela den ansökande att en juridisk bakgrundskontroll kommer att genomföras innan anställning. Samt intyg av god vandel bör kunna uppvisas innan ett anställningsavtal kan ingås. Det finns idag lagkrav på att arbetsgivaren ska begära belastningsregister från polisen av arbetssökande. Detta gäller bland annat arbete i skola, förskola, arbete med barn med funktionshinder, arbete i HVB hem, samt arbete med försäkringsdistribution. Observera att som arbetsgivare kan du endast kräva att se brott som är relevant för anställningen.
4. Gå djupare i kandidatens bakgrund – granska personen bakom CV:et
Det är inte bara brottsregister som är relevanta i en bakgrundskontroll. Bakgrundskontroll av arbets- och utbildningshistorik, kreditvärderingar och andra relevanta aspekter av kandidatens bakgrund kan ge dig en mer komplett bild. Denna information kan vara avgörande för att bedöma om en kandidat är lämplig för en viss befattning.
5. Ställ rätt frågor till referenser – Vet vem du anställer
Ja, att ställa rätt frågor till referenser kan ge värdefull inblick i en kandidats arbetsförmåga och pålitlighet. Det är viktigt att ställa rätt frågor och förstå hur man utvärderar svaren. Be om specifika exempel och bedöm hur kandidatens tidigare prestationer kan överföra till den aktuella rollen. I en tid av osäkerhet är bakgrundskontroller för HR-avdelningen avgörande.
Effektivisera rekryteringsprocessen och bakgrundskontroller med hjälp av vår användarvänlig screeningprogramvara – Valluga
Spara tid och pappersarbete – med Valluga kan du digitalisera din rekryteringsprocess. Du kan enkelt integrera hela anställningsprocessen med bakgrundskontroller för utvalda kandidater. Med bara några få musklick kan du integrera Validatas screeningprogramvara med ditt ATS eller HR-system. På en och samma plattform får du tillgång till pålitliga dataleverantörer som har information om kandidater både från utlandet och Sverige.
Dessutom är våra dedikerade bakgrundskontrollkonsulter experter på att noggrant granska och analysera screeningrapporter. Bakgrundskontrollprocessen tar 1-3 dagar för svenska dokument, plus ytterligare 2 dagar för omfattande kontroller. För att slutföra en rapport för internationella dokument kan processen ta upp till 10 dagar. Både anställda och arbetsgivare kommer att meddelas när de slutgiltiga rapporterna är redo att laddas ner.
”*” anger obligatoriska fält
”*” anger obligatoriska fält
”*” anger obligatoriska fält
”*” anger obligatoriska fält
