Bakgrundskontroller vid rekrytering

Hur du börjar med bakgrundskontroller vid rekrytering

Bakgrundskontroller vid rekrytering och anställning ger en möjlighet att verifiera kandidatens uppgifter och därmed minimera risken för felrekryteringar.

Tänk dig att du anställer en ny ekonomichef utan att göra en bakgrundskontroll, och senare upptäcker att personen har en historia av ekonomiska oegentligheter. Denna typ av situation kan undvikas genom att utföra en grundlig bakgrundskontroll. Följ de 6 stegen här nedan för att lyckas med bakgrundskontroller vid rekrytering.

1. Definiera syftet med bakgrundskontrollen

Innan du börjar är det viktigt att tydligt formulera vad du vill uppnå med bakgrundskollen. Det kan till exempel vara att säkerställa att kandidaternas CV stämmer, se hur de presterat på tidigare jobb eller att kontrollera om de har en brottslig bakgrund. Genom att ha ett klart syfte säkerställer du att du genomför rätt kontroller för varje roll, vilket hjälper dig att anställa personer som både uppfyller kravprofilen och passar in i din företagskultur.

3. Undersök vilka bakgrundskontrollföretag som erbjuder lösningar som passar din organisation

När du har bestämt dig för att outsourca kontroller är nästa steg att utvärdera olika företag inom området för bakgrundskontroller. Tyvärr ser vi en ökning av oseriösa aktörer i branschen, så det är viktigt att välja en professionell partner. Här är punkter som är bra att titta igenom för att utvärdera organisationerna:

• Läs igenom recensioner
• Jämför kostnader
• Be om rekommendationer från branschkollegor
• Utvärdera företagets erfarenhet, tekniska lösningar och vad som ingår i deras bakgrundskontroll
• Kontrollera företagets sekretess- och säkerhetsrutiner
• Säkerställ att företaget är ISO-certifierat (enligt certifiering 27001 och 9001) och gärna har en oberoende DPO (Data Protection Officer)
• Sök upp företaget på IMY:s hemsida vid förekommande fall

5. Registrera kandidatens personuppgifter och låt Validata genomföra kontrollen åt dig

När du har valt vilken typ av bakgrundskontroll som passar din organisation är nästa steg att registrera kandidatens personuppgifter i Validatas system. Det är en säker webbaserad miljö kallad Valluga, där både du som arbetsgivare och kandidaten har ett eget konto. När en arbetsgivare beställer en kontroll får din kandidat ett e‑postmeddelande från Validata med instruktioner om hur hen lämnar in den information som krävs. När informationen har lämnats in sätter vi i gång processen med att verifiera uppgifterna.

6. Få en notis när kontrollrapporten finns redo att ladda ner digitalt

Efter att den sökande har tillhandahållit de uppgifter som krävs tar det Validata i genomsnitt 1–3 arbetsdagar att slutföra bakgrundskontrollen. Observera att internationella kontroller kan ta något längre tid.

När alla delar av kontrollen har avslutats skapas en rapport som både kandidaten och du som arbetsgivare får tillgång till. Vi skickar en notis när kontrollrapporten är klar och redo att laddas ner. Detta gör att du kan följa statusen på kontrollen i realtid.

Hur ett samarbete med Validata som leverantör ser ut

• Steg för en lyckad bakgrundskontroll:
• Skapa ett konto i Valluga (vår account manager hjälper dig med detta).
• Registrera dina kandidaters personuppgifter i Valluga.
• Validata skickar meddelande till kandidaten som ska kontrolleras.
• Kandidaten kan aktivera sitt konto och följa instruktionerna på Valluga.
• Vid en ID-kontroll behöver ID eller passfoto laddas upp.
• Vid en referenstagning behöver kontaktuppgifter till referenten anges.
• Vid en verifikation av examensbevis och utbildning behöver dokument laddas upp.
• Vid en kontroll av belastningsregister behöver kandidaten ange sitt personnummer.
• Vid en kreditkontroll behöver kandidaten ange sitt personnummer.
• När varje delrapport är klar kan både du och kandidaten se resultatet och följa statusen av kontrollen 24/7.

Vi finns för att hjälpa dig i varje steg innan, under och efter kontrollerna.