Bakgrundskontroller utlagda på entreprenad för att avlasta Ordina

Garantier för medarbetarnas kvalitet och integritet

Hur garanterar du kvaliteten och integriteten när det gäller anställda som förmedlas till olika kunder? Ordina har cirka 2 650 anställda och fokuserar på att förmedla proffs på information och kommunikation, högpresterande team och projektgenomförande. Sedan 2015 har Ordina och Validata arbetat nära tillsammans för att utföra bakgrundskontroller på anställda, baserat på 45 olika kontrollprofiler, innan de förmedlas vidare. Tjänstemannen Angelien Frehé förklarar hur denna långvariga relation bidrar till en optimal tjänst.

En effektiv bakgrundskontroll av anställda kräver tid och en arbetsinsats.

’Att behandla kundförfrågningar, skriva avtal, kontrollera sökande och förmedla dem till kunderna är ett ansvar som vilar på Sourcing Hub, ett nytt namn för en tidigare befintlig avdelning på Ordina’, säger Angelien. ’Arbetsförmedlingen är en viktig del av vår dagliga verksamhet.’

’Före 2015 genomförde Ordina själva bakgrundskontrollerna, från att leda hela processen till att begära ett intyg om god vandel. Övervaka de anställda efter att ha förmedlat dem till en kund – utför de sitt arbete på ett adekvat sätt? Slutförs projektet inom avtalad tid? – det var även vårt ansvar. På den tiden genomgick Ordina en exponentiell tillväxt. Vi fick otaliga förfrågningar och svarade för många förmedlingar. Till slut kom vi fram till att genomförandet av bakgrundskontrollerna i egen regi stal för mycket tid från den ansvariga personen.’

Bakgrundskontroller utlagda på entreprenad för att avlasta Ordina

’Det var därför vi började söka efter ett professionellt företag för bakgrundskontroller som kunde avlasta oss från den arbetsuppgiften. Det företaget skulle kunna ordna med flera kontrollprofiler och strukturera våra processer. Efter att ha gjort en del efterforskningar och tagit del av positiva recensioner kontaktade vi Validata, som fortfarande kallades CV-OK vid den tiden.’

’Bart Bijkerk (då försäljnings- och marknadsföringschef på Validata och för närvarande teknisk direktör/finansdirektör) hälsade oss välkomna och visade oss möjligheterna och programvarusystemet. Ordina ombads att presentera alla tänkbara önskemål. Validata svarade genom att skapa en passande lösning för att avlasta Ordina där så var möjligt. Ett exempel: när Validata startar en bakgrundskontroll meddelar Validata våra medarbetare vad som förväntas och när, och vilka indata som behövs för att slutföra kontrollprocessen så snart som möjligt.’

Effektiva bakgrundskontroller tack vare ny infrastruktur

’Vår framgångsrika dialog med Validata har lett till ny infrastruktur hos Ordina, så att våra bakgrundskontroller har kunnat genomföras mer effektivt. Dessutom har medarbetarinstruktioner skapats för de som ansvarar för de olika delarna i kontrollen, och Validata har anordnat specialutbildningar på kontoret. Vi har även besökt Validata i Amsterdam för att se hur programvaran fungerar och för att testa våra egna kontrollprocesser. De lade i högsta växeln för att uppfylla våra krav. En mycket positiv upplevelse.’

’Slutligen tog Robbert Remmers, affärschef på Validata, över från Bart. Även när det gäller honom är ingenting omöjligt. Allt har ordnats för oss och ingenting förbigås. Det ger sinnesro att arbeta tillsammans med en organisation som står fast vid sina avtal.’

Två separata bakgrundskontrollkonton för Ordina och SourcePower

’Under lång tid har SourcePower varit en del av Ordina. Detta privata företag fokuserar på att placera ut externa anställda – inklusive frilansare – hos kunder. Vid sidan av Ordinas ordinarie bakgrundskontrollkonto skapades ett separat konto 2017 för SourcePower. Tillsammans med Robbert har vi utarbetat kontrollprofiler till dem som liknar dem vi använder för Ordina. Den enda skillnaden är att SourcePower har två konton färre. Dessutom betalar externa medarbetare för sin egen bakgrundskontroll och för de delar som ingår, som att begära ett intyg om god vandel.’

’På grund av kundernas varierande krav består både Ordinas och SourcePowers bakgrundskontroller av en enorm mängd profiler. Tillsammans med Validata har vi skapat minst 45 olika kontrollprofiler för att återspegla kundernas specifika krav. För Validata verkar inget krav vara för stort. Inom ett par dagar har de skapat en ny profil som vi kan använda.’

Fullt förtroende för Validatas tjänst och programvara

’Vi kan inte bara lita på vår kontaktperson på Validata, utan även på att vi enkelt får tillgång till det programvarusystem som de använder för bakgrundskontroller. Både Ordina och företagets medarbetare kan logga in på sina personliga onlinekonton dygnet runt veckans alla dagar. Det uppstår aldrig några tekniska fel som gör att vi inte kan använda systemet. Dessutom är systemet tryggt, säkert och användarvänligt.’

’Att genomgå en kontrollprocess är naturligtvis en utmaning för medarbetarna. De förväntas vara aktivt delaktiga och lämna in nödvändig information och dokumentation inom en viss tidsram. Validata vägleder våra medarbetare genom kontrollprocessen genom att tydligt ange vad som förväntas före och under deras kontroll. När en tidsfrist närmar sig skickas påminnelser ut om att fortsätta att skaffa fram nödvändig information. Till sist bör en kontrollprocess slutföras på ett effektivt sätt, så att Ordina får resultaten snabbt. Våra anställda måste placeras ut hos kunderna så fort som möjligt. Hittills, med några få undantag, har detta alltid varit fallet. Validata är en partner man kan lita på.’