Genom att införa bakgrundskontroller innan anställning i kommunen kan ni garantera en trygg och säker plats för både medarbetare och invånare. Detta är något som många kommuner och myndigheter redan börjat med och allt fler tar efter för att säkerställa bästa möjliga anställning för en viss tjänst. När ni ska börja med bakgrundskontroller finns det dock en del regler för upphandling som ni behöver ha koll på, såsom Lagen om offentlig upphandling som vi går igenom här.
Lagen om offentlig upphandling
Lagen om offentlig upphandling reglerar hur kommuner och regionala myndigheter ska gå tillväga när de köper varor och tjänster såsom bakgrundskontroller. Syftet med lagen är att främja effektiv användning av samhällets resurser, säkerställa en öppen och rättvis konkurrens samt att motverka korruption och jäv.
Grundprinciperna för LOU inkluderar följande:
- Likabehandling: Alla leverantörer ska behandlas lika. Ingen får gynnas eller missgynnas på grund av nationalitet eller andra irrelevanta faktorer.
- Icke-diskriminering: Principen om icke-diskriminering kompletterar likabehandlingsprincipen och säkerställer att ingen leverantör diskrimineras på grund av nationalitet eller andra faktorer som inte är relevanta för upphandlingen.
- Öppenhet: Upphandlingsprocessen ska vara öppen och transparent. Detta innebär att information om upphandlingar och de kriterier som används för att bedöma anbud ska vara klart och tydligt kommunicerade till alla potentiella leverantörer.
- Proportionalitet: Kraven och villkoren som ställs i en upphandling ska stå i proportion till det som upphandlas. Detta innebär att kraven inte ska vara onödigt betungande eller omfattande i förhållande till upphandlingens natur och värde.
- Ömsesidigt erkännande: Principen om ömsesidigt erkännande innebär att en upphandlande myndighet ska erkänna kvalifikationer och certifikat från andra EU-länder på samma sätt som nationella kvalifikationer och certifikat.
Direktupphandlingsgräns avgör reglerna för upphandling
Direktupphandlingsgränsen är den gräns upp till vilken offentliga myndigheter kan genomföra upphandlingar utan att följa de formella kraven i lagen om offentlig upphandling. Det finns fortfarande vissa upphandlingsregler som måste följas, exempelvis ska de grundläggande upphandlingsprinciperna iakttas.
För 2024 är direktupphandlingsgränsen för varor, tjänster och byggentreprenader enligt LOU, LUF och LUFS 700 000 kronor respektive 1 200 000 kronor. Detta betyder att om upphandlingens värde understiger dessa belopp kan myndigheter välja att direktupphandla.
För mer detaljerad information kan du besöka Upphandlingsmyndighetens webbplats.
Får arbetsgivare göra bakgrundskontroller på sina anställda?
Får ni som kommun och arbetsgivare göra bakgrundskontroller på era anställda? Ja, det får ni men det finns vissa begränsningar och regler som måste följas. Bakgrundskontrollen ska vara relevant för rollen och ni behöver ha ett legitimt syfte för att genomföra den. Det är viktigt att respektera de anställdas personliga integritet och att följa gällande lagar som Ni bör också informera den anställde om bakgrundskontrollen även om inget samtycke krävs.
Mer om bakgrundskontroller av anställda och arbetssökande hittar du i vår kostnadsfria white paper.
Bakgrundskontroller av anställda enligt diskrimineringslagen
Enligt den svenska diskrimineringslagen är det olagligt att diskriminera personer på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. När det gäller bakgrundskontroller av anställda innebär detta att sådana kontroller måste utföras på ett icke-diskriminerande sätt.
Arbetsgivare får inte använda information från bakgrundskontroller för att diskriminera en anställd eller en arbetssökande. Till exempel, om en arbetsgivare utför kreditkontroller eller brottsregisterkontroller, måste dessa kontroller vara relevanta för jobbet och tillämpas konsekvent på alla kandidater eller anställda i liknande positioner.
Vad bör ni tänka på när ni ska välja leverantör för bakgrundskontroller
När ni som kommun ska välja leverantör av bakgrundskontroller finns det några saker att tänka på. Först och främst behöver ni rätta er efter Lagen om offentlig upphandling och följa de fem grundprinciperna: Likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.
I en offentlig upphandling får leverantörer lämna anbud där de beskriver hur de möter de olika krav som ni tagit fram. Om upphandlingen är över direktupphandlingsvärdet behöver ni välja den leverantör som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga budet utifrån någon av tre grunder: bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, kostnad eller pris. Vid en upphandling under direktupphandlingsvärdet ska ni i era upphandlingsdokument beskriva vilka kriterier som används när ni väljer leverantör och vilken prioritetsordning dessa har.
Lämna en anbudsförfrågan till oss så återkommer vi med ett anbud anpassat för era behov.
Därför ska ni komplettera polisens belastningsregister med andra kontroller
Inom kommunen är det extra viktigt med pålitlig och ärlig personal. Många gånger tas ett utdrag ur polisens belastningsregister men detta är oftast inte tillräckligt för att få en helhetsbild av personens bakgrund. Att komplettera polisens belastningsregister med andra bakgrundskontroller kan vara viktigt av flera anledningar:
Utökad information: Belastningsregistret innehåller endast information om vissa brottsdomar. Andra bakgrundskontroller kan ge en mer komplett bild av en individs bakgrund, inklusive arbets- och utbildningshistorik, kreditvärdighet och eventuella andra rättsliga ärenden som inte resulterat i en dom.
Relevans för specifika jobbroller: Vissa positioner kan kräva specifik information som inte finns i belastningsregistret. Till exempel kan en finansiell roll kräva en kreditkontroll, medan en position som innebär arbete med barn eller sårbara grupper kan kräva en mer omfattande bakgrundskontroll.
Organisationens rykte och säkerhet: Genom att utföra grundliga bakgrundskontroller kan kommunens rykte skyddas och ni kan säkerställa en säker arbetsmiljö för alla anställda.
Rättvis bedömning: Att enbart lita på belastningsregistret kan leda till missvisande bedömningar. En person kan ha en notering i registret som inte är relevant för den specifika arbetsrollen, eller så kan viktig information saknas som är kritisk för tjänsten.
Validata hjälper er med GDPR-säkra bakgrundskontroller inför rekrytering för kommuner
På Validata utför vi GDPR-säkra bakgrundskontroller inför rekrytering så att ni kan säkerställa att den ni anställer är vem den utger sig för att vara. Kommuner är extra utsatta när det kommer till att hantera personuppgifter och det är viktigt att bakgrundskontrollerna sker på ett regelrätt sätt. Vi använder oss av pålitliga källor och datapartners och har ett särskilt dataskyddsombud som bistår med rådgivning om rätt behandling av personuppgifter. Med vår tjänst för bakgrundskontroller kan ni snabbt identifiera eventuella risker innan ni anställer.
En programvara för bakgrundskontroller som passar med de flesta rekryteringssystem
Vi har utvecklat en snabb och effektiv programvara, Valluga som säkerställer en effektiv kontrollprocess vid bakgrundskontroller. Den kan integreras med de flesta rekryteringssystem och erbjuder en transparent process för både arbetsgivare och för den sökande. Ni kan minska tiden för att utföra bakgrundskontroller och får snabbt en digital rapport så ni kan ta ett tryggt anställningsbeslut.
Kontakta oss
”*” anger obligatoriska fält
”*” anger obligatoriska fält
”*” anger obligatoriska fält
”*” anger obligatoriska fält
