Switch region 
Säker rekrytering och anställning med bakgrundskontroller
Bakgrundskontroller är ett mycket viktigt verktyg för att säkerställa en trygg och effektiv rekryteringsprocess inom kommuner. Inom alla typer av offentlig sektor, där de anställda ofta hanterar känslig information eller arbetar nära utsatta grupper, är riskerna med en felrekrytering stora. Oärlighet, jäv, mutor och negativ publicitet är bara några exempel på risker som kan undvikas med hjälp av grundliga bakgrundskontroller både före och under anställningen. Korrekt genomförda bakgrundskontroller minimerar risken för rättsliga påföljder och hjälper till att skydda kommunens anseende. Genom att implementera systematiska bakgrundskontroller kan kommuner försäkra sig om att deras personal håller hög moralisk och etisk standard, vilket är avgörande för att effektivt tjäna och skydda allmänheten.
Lagar och regler kring bakgrundskontroller för kommuner
I Sverige finns det flera lagar och regler som styr hur bakgrundskontroller får genomföras, speciellt inom offentlig sektor som kommuner. Lagarna finns till för att skydda både individens integritet och arbetsgivarens behov av säkerhet och trygga arbetsplatser. Här är några av de viktigaste lagarna och regelverken att följa vid upphandling av bakgrundskontroller:
- Personuppgiftslagen (PuL) och General Data Protection Regulation (GDPR): Dessa lagar reglerar hur personuppgifter får hanteras. GDPR, som ersatte PuL i maj 2018, ställer högre krav på transparens och dataskydd. Organisationer måste säkerställa att personuppgifter behandlas lagligt, rättvist och transparent. Detta innebär att kommuner måste informera individer om vilka uppgifter som samlas in, varför de samlas in, och hur länge de kommer att lagras.
- Diskrimineringslagen: Denna lag förbjuder diskriminering i arbetslivet och vid rekryteringsprocesser på grund av kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller könsöverskridande identitet eller uttryck. Det är därför viktigt att bakgrundskontroller inte används på ett sätt som kan anses diskriminerande.
- Polisregisterlagen: Reglerar tillgången till polisens belastningsregister. I vissa fall kan arbetsgivare begära utdrag ur belastningsregistret, men det är strikt reglerat. För arbete som innefattar direkt och regelbunden kontakt med barn krävs ett sådant utdrag enligt lag.
- Offentlighets- och sekretesslagen: Denna lag skyddar individens integritet genom att reglera vilken information som är offentlig och vilken som är sekretessbelagd. Det är viktigt att kommuner följer dessa regler när de hanterar personuppgifter under rekryteringsprocessen.
- Lag om skydd mot olyckor (LSO): Kräver att vissa positioner inom till exempel räddningstjänsten genomgår säkerhetsprövningar för att säkerställa att de som anställs kan utföra sina uppgifter på ett säkert sätt.
Dessa lagar och regler hjälper till att säkerställa att bakgrundskontroller genomförs på ett rättvist och lagligt sätt, samtidigt som de skyddar både den enskilda individens integritet och den allmänna säkerheten. Kommuner måste noggrant följa dessa riktlinjer för att undvika juridiska problem och för att upprätthålla allmänhetens förtroende.
Bakgrundskontroll innan anställning
Att genomföra bakgrundskontroller innan anställning är ett effektivt sätt att förhindra framtida problem på arbetsplatsen. Kontrollerna kan inkludera allt från identitetsverifiering och kontroll av tidigare anställningar till utbildningsverifiering och utdrag ur belastningsregistret. För tjänster som kräver hantering av kommunens ekonomi är det till exempel viktigt att genomföra en kreditkontroll på potentiella anställda. Dessa åtgärder är inte bara nödvändiga för att säkerställa att rätt person anställs, utan också för att skydda kommunens rykte och minska risker kopplade till anställda.
När kommuner utför bakgrundskontroller ska de säkerställa att omfattningen och djupet av kontrollen är lämplig i förhållande till den specifika tjänsten som ska tillsättas. Denna princip om proportionerlighet är avgörande för att balansera behovet av säkerhet och integritet med den sökandes rätt till privatliv. Det innebär följande för kommuner:
- Relevans och nödvändighet: Bakgrundskontroller bör endast inkludera insamling och granskning av information som är direkt relevant och nödvändig för den specifika tjänsten. Till exempel kan en ekonomiansvarig behöva genomgå en kreditkontroll på grund av rollens finansiella ansvar, men det kanske inte är nödvändigt för en tjänst där den anställda inte hanterar ekonomiska resurser.
- Rättvis bedömning: Kommuner bör se till att bakgrundskontroller inte används på ett sätt som leder till orättvis diskriminering eller som strider mot Diskrimineringslagen. Detta innebär att samma typ av kontroll bör tillämpas på samma sätt för alla kandidater som övervägs för samma typ av tjänst.
- Sekretess och dataskydd: Enligt GDPR och andra dataskyddslagar måste personuppgifter som samlas in under bakgrundskontroller hanteras konfidentiellt och säkert. Kommuner måste informera kandidater om vilken information som samlas in, varför den samlas in, vem som har tillgång till den och hur den kommer att användas.
- Laglig grund: Kommuner måste säkerställa att alla bakgrundskontroller utförs inom ramen för gällande lagstiftning. Detta inkluderar att ha laglig grund för att begära och använda uppgifter från polisens register eller andra databaser.
- Följa upp och uppdatera: För roller där det finns en pågående risk eller om ansvaret inom rollen har förändrats kan det vara nödvändigt att genomföra bakgrundskontroller med jämna mellanrum. Även detta bör göras proportionerligt, med hänsyn till både tjänstens natur och de eventuella risker som är förknippade med rollen.
Genom att följa dessa principer kan kommuner effektivt skydda både sina intressen och de individuella rättigheterna hos de personer de överväger för anställning. Detta skapar en mer transparent och rättvis rekryteringsprocess, vilket i sin tur bidrar till att upprätthålla höga standarder för offentlig förvaltning och tjänster.
För att säkerställa att kommuner gör adekvata och proportionerliga bakgrundskontroller föreslår vi på Validata olika kontrollprofiler beroende på tjänstens art och ansvarsnivå:
- Kontrollprofilen Light: Passar för mindre känsliga roller inom kommunen.
- Kontrollprofilen Basic: Lämplig för tjänster som kräver mer omfattande ekonomisk insyn, inklusive en kreditkontroll, samt en referent.
- Kontrollprofilen Complete: Rekommenderas för högsäkerhetstjänster där omfattande bakgrundskontroller krävs för att upprätthålla säkerheten på arbetsplatsen.
Bakgrundskontroll under anställning
Ibland kan det vara viktigt att regelbundet uppdatera och granska anställdas bakgrund, särskilt i roller där de kan utsättas för nya risker eller där ny information kan komma fram som påverkar deras förmåga att utföra sina arbetsuppgifter. Det gäller även om en person går vidare till en annan, mer avancerad roll inom kommunen. För att få göra en bakgrundskontroll på befintliga anställda måste det finnas ett tydligt och berättigat syfte med kontrollen och du som arbetsgivare måste vara öppen med hur och varför bakgrundskontrollen kommer att genomföras.
Fördjupad bakgrundskontroll lösningen på ökade ekobrott
Antalet ekobrottsanmälningar ökade med 20 procent under 2023, och inte sällan använder organiserade kriminella sig av bolag och verksamheter inom välfärdssektorn för att begå ekobrott. Med ökningen av ekonomisk brottslighet är det därför mer angeläget än någonsin att kommuner håller sina bakgrundskontroller uppdaterade. Genom en utökad bakgrundskontroll kan du vara säker på att personen du anställer är vem den utger sig för att göra, eller avslöja aspekter som inte framkom när anställningen påbörjades – såsom nya ekonomiska problem eller juridiska problem som kan påverka en persons arbetskapacitet. Detta är särskilt viktigt för roller som hanterar ekonomiska eller känsliga uppgifter.
Rekommenderade kontroller som bör göras på anställda kontinuerligt
- PEP och sanktionslistor: PEP står för ”Politically Exposed Person”, det vill säga personer i politisk utsatt ställning. De har på grund av sin offentliga funktion en högre risk att bli involverade i korruption, penningtvätt och annan ekonomisk brottslighet. PEP och sanktionslistor bör kontrolleras åtminstone vart tredje år för att identifiera eventuella risker som kan ha uppstått efter att den anställde började sin tjänst.
- Kreditkontroll: Bör göras regelbundet, vartannat eller vart tredje år, för att säkerställa att ekonomiska roller hanteras av individer utan ekonomiska risker. En kreditkontroll ger insikt i hur en individ hanterar sin egen ekonomi, vilket kan ge en indikation på deras lämplighet att hantera även kommunens tillgångar.
- Kontroll av belastningsregister: Visar endast domar och strafförelägganden och bör kontrolleras löpande för att säkerställa att ingen nyligen dömd person befinner sig i känsliga positioner.
Validata hanterar känslig information enligt GDPR – Gör bakgrundskontroller av dina anställda idag
Att genomföra bakgrundskontroller är en viktig del av rekryteringsprocessen inom kommunen, inte bara för att säkerställa rätt kompetens och integritet hos de anställda utan också för att upprätthålla laglig och etisk standard. Hos Validata förstår vi betydelsen av att hantera personuppgifter med största omsorg och respekt. Våra bakgrundskontroller uppfyller alla de högt ställda kraven i GDPR, vilket garanterar att all hantering av persondata sker på ett säkert och lagligt sätt.
Genom våra tjänster tillhandahåller vi en komplett lösning för bakgrundskontroller som inte bara stärker din rekryteringsprocess utan också skyddar din organisations rykte. Vi erbjuder skräddarsydda kontroller som är anpassade till just dina behov och de specifika krav din kommun har, oavsett om det handlar om en första anställning eller kontinuerliga kontroller under anställningens gång.
Bakgrundskontroller ger dig möjligheten att förebygga risker, minska kostnader associerade med felrekryteringar och skapa en säker och pålitlig arbetsmiljö för alla anställda samtidigt som du gör kommunen tryggare för alla dess invånare.
Kontakta oss vid frågor
”*” anger obligatoriska fält
”*” anger obligatoriska fält
”*” anger obligatoriska fält
”*” anger obligatoriska fält
”*” anger obligatoriska fält
