Vanliga frågor för sökande och anställda

Organisationer och företag behöver ofta verifiera vissa personuppgifter innan ett nytt samarbete inleds. Vid en bakgrundskontroll kan en (framtida) arbetsgivare verifiera bland annat en (potentiell) medarbetares utbildningsbevis, senaste arbetslivserfarenhet och/eller utdrag från belastningsregistret. En bakgrundskontroll kan omfatta olika kontroller beroende på befattning och ansvarsområden.

Enligt GDPR-lagstiftningen får arbetsgivare beställa en bakgrundskontroll av en (potentiell) medarbetare och hantera sådana personuppgifter om det är av berättigat intresse för dem i egenskap av kund eller arbetsgivare. Men det finns regler för hur omfattande bakgrundskontrollen får vara. Vad som ingår i kontrollen måste till exempel vara proportionellt, och arbetsgivaren är skyldig att ge dig information. Det är viktigt att notera att en bakgrundskontroll därför inte får genomföras utan sökandens kännedom. Om du vill veta mer om hur vi hanterar dina personuppgifter kan du läsa vår sekretessmeddelande. Validata uppfyller alla rättsliga krav i GDPR.

När din (framtida) arbetsgivare registrerar dig för en bakgrundskontroll får du omedelbart ett aktiveringsmeddelande per e‑post från Validata. Detta sker automatiskt. Om du inte har fått något meddelande är det mest sannolika att arbetsgivaren inte har beställt kontrollen än. Det kan också vara så att arbetsgivaren har fyllt i din e‑postadress felaktigt. I så fall är det bäst att kontakta vår supportavdelning och ge den korrekta e‑postadressen. Där kan de också kontrollera om det pågår en bakgrundskontroll av dig.

Validata kontrollerar de sökande i en webbmiljö som kallas Valluga. I Valluga har både arbetsgivaren och den sökande ett eget konto. När en arbetsgivare beställer en kontroll får du ett e‑postmeddelande från Validata med instruktioner om hur du lämnar in den information som krävs. När informationen har lämnats in verifierar Validata dina uppgifter.

Så fort en kontrolldel har avslutats kan du och arbetsgivaren se resultaten i Valluga. När alla delar av kontrollen har avslutats skapas en rapport som både du och arbetsgivaren får tillgång till.

Bakgrundskontrollerna ser olika ut beroende på vilken sektor det rör sig om, din befattning och dina ansvarsområden. Utöver en identitetskontroll och verifiering av den senaste tidens arbetslivserfarenhet och utbildningsbevis kan arbetsgivare be om ett integritetsutlåtande och till och med en kreditkontroll. Intresserad av vilka bakgrundskontroller vi erbjuder arbetsgivare?

Läs mer om våra bakgrundskontroller

Om du bor och arbetar i Sverige behöver du ge Validata ditt personnummer. När du har angett ditt personnummer i Valluga samarbetar vi med Verifiera för att hitta relevant rättslig information. Efter att Validata har kontaktat Verifiera får du ett sms från Verifiera där du ombes identifiera dig med bank-id. Sedan publiceras de relevanta rättsliga eller straffrättsliga uppgifterna i slutrapporten och görs tillgängliga i Valluga.

Du behöver inte ladda upp något sådant dokument, såvida inte du specifikt ombes om det i Valluga. Vissa arbetsgivare ber specifikt om ett sådant utdrag, andra inte. Om ett sådant utdrag efterfrågas kommer du att få väldigt tydliga instruktioner om det.

Ett ”intyg om god vandel” är i grunden ett intyg från en förvaltningsmyndighet på att du inte har begått något brott. Vilken information dessa intyg innehåller och hur de ser ut skiljer sig mellan olika länder. Det är inte heller alla länder som använder sådana intyg. Ofta används vandelsintyg och utdrag ur belastningsregistret för att hitta samma information.  I Sverige kan vandelsintyg jämföras med ett registerutdrag från Polismyndigheten.

Du måste gå in på ditt konto i Valluga och gå till avsnittet för utbildning. Här visas alla utbildningar som du har angett. Du väljer ”Fortsätt”, och när du har klickat där finns möjligheten att ladda upp ett utbildningsbevis.

Om du har slutfört utbildningen i Sverige och har ett utdrag från Ladok ska du ladda upp Ladok-utdraget (helst på engelska) i stället för utbildningsbeviset.

Det innebär att vi har ytterligare frågor om de uppgifter som du lämnade in vid bakgrundskontrollen. Logga in på kontrollen och gå igenom de kontrolldelar där det står ”åtgärd krävs”.

När vi kontrollerar referenser verifierar vi om du har arbetat hos de(n) tidigare arbetsgivare som du har uppgett. Detta kontrollerar vi direkt vid källan, dvs. med din tidigare arbetsgivare eller organisation. Därför bör e‑postadressen till din referens innehålla namnet på företaget. Privata eller generella e‑postadresser, som support@, servicedesk@ eller kundservice@, godkänns inte. Om du inte längre känner någon på företaget kan du uppge HR-avdelningen, eftersom de också kan bekräfta din tidigare tjänst.

E‑postmeddelandet syftar till att hålla dig uppdaterad om den pågående bakgrundskontrollen.  Om du har fått ett sådant meddelande betyder det att en eller flera av dina referenser inte har besvarat referenskontrollen. Kontakta din referens och be denne/dem svara så snart som möjligt. Det går inte att ändra kontaktuppgifterna till din(a) referens(er) under den här processen.

Vid en kontroll av arbetslivserfarenhet ombes referensen verifiera följande:

• Är anställningens startdatum och slutdatum korrekta?
• Är den tjänst och det företagsnamn som uppgetts korrekta?

Referensen kan få besvara ytterligare frågor, som har formulerats av din (nya) arbetsgivare. Kontakta supportavdelningen för att få reda på om din (nya) arbetsgivare ställer ytterligare frågor under referenskontrollen.

Av säkerhetsskäl är aktiveringslänken i e‑postmeddelandet bara giltig vid ett tillfälle och i 24 timmar: när du aktiverar kontot. Loggade du ut och vill logga in igen? Gå till den här sidan: login.validatagroup.com. Här kan du ange användarnamn (din e‑postadress) och ditt personliga lösenord.

En timglassymbol eller ”statusbearbetning” betyder ”väntar på svar” från extern uppgiftslämnare eller referens(er). När en timglassymbol eller statusbearbetning visas går det för tillfället inte att redigera den delen av bakgrundskontrollen.

Om ditt mobilnummer inte kan identifieras kan fel nummer ha angetts när bakgrundskontrollen beställdes. Om du får ett sådant meddelande är det bäst att kontakta Validatas support. De kan ändra telefonnumret med en gång så att du kan logga in igen.

Om du får sådana påminnelser kan du ha ändrat i en kontrolldel men glömt att skicka de nya uppgifterna. Lade du till extra information för vissa delar? Klicka på ”Skicka justerade uppgifter” så att vi kan fortsätta bakgrundskontrollen. Då upphör påminnelserna automatiskt.

Felmeddelanden kan visas om du försöker logga in med webbläsaren Internet Explorer/Edge. Därför rekommenderar vi att du loggar in med webbläsaren Google Chrome.

Eventuella perioder eller glapp mellan jobb fylls i automatiskt utifrån den arbetslivserfarenhet som du har uppgett. Om du till exempel uppger att du arbetade från september 2013 till september 2015 och från november 2015 till i dag kommer du att tillfrågas om glappet under oktober 2015. Stämmer inte perioden med verkligheten? Då kan fel datum ha fyllts i. Kontrollera dessa uppgifter innan du skickar in bakgrundskontrollen.

Både du och din arbetsgivare får tillgång till rapporten i Valluga när kontrollen är färdig. Du kan logga in på vår webbplats för att se aktuell status på de olika delarna, samt se slutrapporten och ladda ned den.

Under bakgrundskontrollen lämnar du in nödvändig information. Om informationen inte överensstämmer till hundra procent med informationen hos våra uppgiftslämnare visas ett utropstecken eller frågetecken.

Frågetecknet betyder att vi inte har kunnat verifiera dina uppgifter med absolut säkerhet. Utropstecknet hänvisar till något som är viktigt för din (framtida) arbetsgivare: kontrollera och diskutera detta med arbetsgivaren. I de flesta fall rör det sig om en mindre försummelse som lätt kan förklaras.

Vi rekommenderar alla våra kunder att diskutera kontrollrapporten och alla eventuella avvikelser med den sökande. Om ingen sådan diskussion har planerats in än kan du själv ta initiativet till den.

Tyvärr kan vi i det här läget inte göra ändringar som kan påverka resultaten i kontrollrapporten. Därför öppnar vi inte slutförda bakgrundskontroller igen. Det är viktigt att du kontrollerar alla uppgifter innan du skickar dem.

Nej, det gör vi. Din (framtida) arbetsgivare får kontrollrapporten samtidigt som du får den.

Att erhålla ett intyg om god vandel tar ofta längre tid än andra delar av en bakgrundskontroll. Därför upprättar vi en preliminär rapport utan intyget om god vandel. Det innebär att du och din (potentiella) arbetsgivare kan se alla de olika delarna i kontrollen.

Obs! Om det står ”inväntar intyg om god vandel” i din bakgrundskontroll har kontrollrapporten skickats ut. Det kan inte göras några justeringar av den preliminära rapporten.