Menu

Voorwaarden voor succesvolle in-employment screening

Wat zijn de voorwaarden voor een succesvolle in-employment screening?

In-employment screening past perfect binnen risicomanagement. Deze vorm van screenen kan in verschillende situaties worden toegepast, bijvoorbeeld wanneer bestaande medewerkers overstappen naar een nieuwe functie en/of promotie maken. Maar ook wanneer wet- en regelgeving van je eist om medewerkers op bepaalde elementen periodiek te checken. Deze laatste variant van in-employment screening komt onder andere voor in de financiële sector en de zorg. Wat zijn de voorwaarden voor een succesvolle in-employment screening?

Voldoen aan actuele privacywetgeving (AVG)

Naast het voldoen aan specifieke wet- en regelgeving zoals in de financiële sector of de zorg, moet je tijdens het screenen ook rekening houden met privacywetgeving, zoals vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Om persoonsgegevens te mogen verwerken tijdens een screening moet je aan bepaalde voorwaarden voldoen. Je mag alleen screenen met een specifieke doelstelling voor ogen. Daarnaast moet er sprake zijn van een juridische grondslag, in dit geval het gerechtvaardigd belang van jouw organisatie. In een passend screeningsbeleid worden deze voorwaarden tot in detail uitgelegd.

Een goed gefundeerd screeningsbeleid

Voor een periodieke in-employment screening gelden strenge regels. Het feit dat je regelmatig de persoonsgegevens van meerdere werknemers wil checken, vraagt om correct handelen. De risico’s die het screenen van meerdere werknemers met zich meebrengt zijn dan ook groter dan een eenmalige check van een werknemer die overstapt naar een nieuwe functie. Zorg daarom dat alle belangrijke factoren – van je doelstelling tot de uitvoer van screeningsprocessen en het beoordelen van rapporten – op een heldere manier worden beschreven in je screeningsbeleid.

Succesvol screeningsbeleid creëert meer draagvlak

Met een goed gefundeerd screeningsbeleid voldoe je niet alleen aan actuele wet- en regelgeving, het biedt ook een eenduidig verhaal voor medewerkers, leidinggevenden, de directie en ondernemingsraad (OR). Wanneer jouw organisatie uit meer dan 50 medewerkers bestaat, moet de OR instemmen met de voorgenomen in-employment screening. Een screeningsbeleid beschrijft waarom, op welke manier en door wie er gescreend gaat worden. Het is een belangrijk middel om meer begrip en dus meer draagvlak te creëren om te kunnen starten met in-employment screening.

Hoe te handelen in onvoorziene situaties?

Een screeningsbeleid omschrijft ook hoe te handelen in onvoorziene situaties, zoals een negatieve uitslag van een specifiek onderdeel in het screeningsrapport van een medewerker. Wat zijn de stappen die je als organisatie neemt mocht je in zo’n situatie terechtkomen? Het feit dat de medewerker vaak al langer (en zonder problemen) in dienst is, maakt een rigoureuze maatregel als ontslag erg lastig. Ons advies is om altijd vanuit goed werkgeverschap te handelen. Oftewel, bespreek de uitslag van het rapport, luister naar de andere kant van het verhaal en probeer vervolgens samen met de medewerker tot een passende oplossing te komen. Doel van een in-employment screening en de daaruit voortvloeiende gesprekken is het waarborgen van kwaliteit en integriteit.