Menu

Appical en Validata over de toekomst van pre-employment screening en onboarding

Het recruitment- en onboardingproces is in de afgelopen jaren flink veranderd. Waar verschillende onderdelen eerst vooral offline werden uitgevoerd, gebeurt dit nu vooral online. En omdat medewerkers tijdens de coronacrisis meer thuiswerken, krijgt deze trend een extra boost. Validata en onboardingplatform Appical snappen de urgentie; zij werken nauw samen om hun klanten online te bedienen.

Victor Romijn, Customer Success Manager bij Appical legt uit, ‘Onboarding heeft in de afgelopen jaren een steeds prominentere plek ingenomen binnen de werving en selectie. Pre-employment screening is daarin een onmisbaar onderdeel geworden. Klanten beseffen steeds beter hoe employment screening en onboarding waarde kunnen toevoegen, zowel binnen de organisatie als naar buiten toe.’

Online pre-employment screening en onboarding worden steeds populairder

‘Omdat nieuwe medewerkers hun eerste werkdag nu vaak thuis doormaken, duurt een online onboarding volgens onze klanten gemiddeld twee weken langer,’ vertelt Victor. ‘Er zijn immers geen collega’s die je wegwijs kunnen maken op de werkvloer. Wanneer je jouw onboardingproces netjes op orde hebt, werkt dat als een visitekaartje; het is de eerste kennismaking van nieuwe medewerkers met jouw organisatie.’

‘Ook pre-boarding wordt steeds populairder. Toekomstige medewerkers waarmee een contract is aangegaan, worden nog voor de eerste werkdag voorbereid op zaken als de organisatiecultuur en eventueel de verantwoordelijkheden van hun nieuwe functie.’ ‘Een pre-employment screening sluit hier naadloos op aan,’ aldus Laura. ‘Validata ziet de vraag naar deze verificatie al jaren stijgen. Door relevante persoonsgegevens te checken weet je als organisatie pas echt wie je voor je hebt. Het uitvoeren van een pre-employment screening is cruciaal om de kwaliteit en integriteit van een organisatie continu te kunnen garanderen.’

‘Vaak lopen een pre-boarding bij de nieuwe werkgever en een off-boarding bij de vorige werkgever synchroon. Daarom is het van belang dat een pre-boarding niet als te intens wordt ervaren. Zorg er daarom voor dat je niet te veel informatie in korte tijd verstrekt, maar werk gedoseerd,’ is Victors advies. ‘Het is van belang dat alles wat nog voor de indiensttreding wordt gecommuniceerd, ook wordt onthouden. Zodat deze niet op een later tijdstip alsnog hoeft te worden uitgelegd.’

Alle informatie op één centrale plek te bekijken en beheren

Waar een employment screening intern vaak een versnippering qua taakverdeling tot gevolg heeft, kiest Validata er met haar onlineapplicatie Valluga voor om alles op één centrale plek te beheren. ‘Vaak zie je dat verschillende checks door verschillende medewerkers en afdelingen worden afgehandeld,’ vertelt Laura. ‘Zo kan een HR-afdeling een (potentiële) medewerker vragen om een geldig identiteitsdocument terwijl het indienen van een integriteitsverklaring de verantwoordelijkheid is van Risk en Compliance.’

Onboarding en employment screening vaker gedigitaliseerd

‘Zowel bij een onboarding als compleet proces als bij employment screening als onderdeel wordt de candidate journey steeds belangrijker,’ vertelt Laura. ‘Wanneer kandidaten op het juiste moment de juiste informatie ontvangen en daardoor sneller in actie komen, zorgt dat uiteindelijk voor een kortere doorlooptijd.’

Om de candidate journey nog gestroomlijnder te maken, worden steeds meer onderdelen gedigitaliseerd. ‘De digitalisering van zowel pre- als onboarding maakt dat het proces een eenduidig karakter krijgt,’ zegt Victor. ‘Dit betekent dat alle nieuwe medewerkers, ongeacht de positie die zij later zullen bekleden, op eenzelfde manier benaderd. Daarnaast kan de kwaliteit van pre- en onboarding continu worden gegarandeerd.’

‘Alhoewel de communicatie binnen Valluga eenheid uitstraalt, zijn er zeker verschillen binnen de screeningsprofielen die we aanbieden,’ zegt Laura. Omdat iedere sector andere (wettelijke) eisen stelt, bieden wij verschillende checks aan die daarop aansluiten. Ook de specifieke functie van een toekomstig werknemer zorgt voor een verschil in screeningsonderdelen. Door deze flexibiliteit heeft Validata altijd een screeningsprofiel dat perfect past bij elke situatie,’ aldus Laura.

Veilige softwaresystemen waarin wordt voldaan aan de AVG

Met de toename van thuiswerken wordt het correct en veilig omgaan met persoonsgegevens nog belangrijker. Zowel Validata als Appical houden in hun dienstverlening rekening met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast bezitten zij ook een ISO 27001 certificering, waardoor de beveiliging van hun informatie(systemen) continu kan worden gegarandeerd.

‘Als extra beveiliging adviseer ik klanten om tijdens een pre-boarding niet direct alle gevoelige informatie over hun organisatie te delen met een kandidaat,’ aldus Victor. ‘Deze is nog niet officieel in dienst, waardoor dit soort informatie beter na de eerste werkdag kan worden gecommuniceerd.’

‘Omdat je bij employment screening automatisch persoonsgegevens verwerkt, is beveiliging een belangrijk onderwerp binnen Validata,’ zegt Laura. ‘Naast de veiligheid van onze onlinesystemen, beschikken wij ook over een eigen Data Protection Officer (DPO). Zij ziet erop toe dat de actuele privacy wet- en regelgeving altijd worden nageleefd. Meer vraag naar digitale oplossingen zoals nu het geval is, betekent automatisch meer oog voor informatiebeveiliging.’

Meer weten over onboarding en de diensten van Appical? Bekijk hun website.