Menu

En policy för bakgrundskontroller ger tydlighet och struktur

Förutom att ge tydlighet i en organisation säkerställer en lämplig policy för bakgrundskontroller även att viktiga lagar och förordningar följs. För att kunna kontrollera eller behandla känsliga personuppgifter måste det finnas en rättslig grund, i detta fall ett legitimt intresse. För en arbetsgivare innebär detta intresse att ”kunna lita på kompetenta och ärliga medarbetare” och minimera vissa risker. En väl genomtänkt policy för bakgrundskontroller förklarar varför och hur en kontroll genomförs. Det är grunden för alla kontrollprocesser.

Subsidiaritets- och proportionalitetsprinciperna

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) anger att behandling av personuppgifter endast är tillåten på rättslig grund. Vid bakgrundskontroll av (potentiella) anställda utgör detta ett legitimt intresse. Viktiga krav till följd av detta, som också bör ingå i policyn för bakgrundskontroller, är subsidiaritets- och proportionalitetsprinciperna.

Subsidiaritet innebär att målet – att minska riskerna genom att anställa kompetenta och ärliga medarbetare – inte kan uppnås på ett mindre integritetskränkande sätt än genom att kontrollera (potentiella) anställda. Proportionalitet innebär att de medel som används för att uppnå målet står i proportion till målet. Med andra ord är bakgrundskontrollen vid anställning av (potentiella) medarbetare till tjänsten som kontorschef mindre grundlig än kontrollen för tjänsten som finansdirektör. Ansvaret och riskerna i samband med en tjänstetillsättning avgör vilka kontrolldelar som ska användas.

En transparent policy för bakgrundskontroller ger tydlig kommunikation

En annan viktig funktion i en policy för bakgrundskontroller är att skapa tydlighet. Det ska vara möjligt att kunna lita på en sammanhängande historia vid kommunikation med (potentiella) medarbetare samt internt som till exempel med företagsråden. En policy för bakgrundskontroller förklarar varför kontroller är nödvändiga och hur de ska tillämpas i förhållande till varje enskild situation.

PPotentiella medarbetare har också rätt till insyn. Meddela därför i ett tidigt skede att bakgrundskontrollen är en del av ansökningsprocessen. Du kan sedan diskutera kontrollen under de första intervjuerna. Ytterligare en fördel med att ta upp bakgrundskontrollen på ett tidigt stadium är den förhandsgallring det leder till. Främst ärliga sökande med relevant kunskap och erfarenhet kommer att ansöka. Sökande med diskutabel arbetslivserfarenhet kommer att tänka efter en gång till innan vederbörande ställs inför en bakgrundskontroll. Att omedelbart informera om en bakgrundskontroll minskar riskerna och är ett viktigt steg för att garantera integritet och kvalitet i organisationen.