Menu

Allt om bakgrundskontroller före anställning

Bakgrundskontroll före anställning är en viktig process för att verifiera en sökandes relevanta uppgifter innan personen inleder sin anställning. Genom att göra detta kan du säkerställa personens integritet och kontrollera att den du anställer passar för arbetsuppgifterna.

Vad är bakgrundskontroller före anställning?

Bakgrundskontroller före anställning består av verifiering av den sökandes uppgifter som är relevanta för genomförandet av arbetsuppgifterna. Kontrollen ger visshet om den information som den sökande delat med sig av och ger dig möjlighet att fatta bättre och faktaunderbyggda anställningsbeslut. Tänker du anställa personen?

På den här sidan kan du läsa allt du behöver veta om bakgrundskontroller före anställning:

Varför genomföra bakgrundskontroller före anställning

  • Riskhantering: Att investera i bakgrundskontroller av de sökande före anställning ger stora fördelar på lång sikt. Genom en objektiv kontroll av relevanta personuppgifter vet du med säkerhet vem du anställer och kan identifiera eventuella risker.
  • Felrekrytering, eller dålig rekrytering: På dagens arbetsmarknad handlar det ofta om att agera snabbt för att skaffa sig konkurrensfördelar, men du har kanske också erfarenhet av mindre lyckade rekryteringar: en medarbetare som klarar anställningsintervjuerna med bravur, men som sedan inte passar i denna roll. Det är något man vill undvika i möjligaste mån.
  • Kvalitetsstyrning: Anställningsintervjuer är det viktigaste sättet att bilda sig ett intryck av den sökande och om personen passar in i företagskulturen. Men att komplettera anställningsprocessen med en bakgrundskontroll är ett effektivt sätt att garantera organisationens kvalitet och integritet.
  • (Allt mer) lagstiftning och förordningar: Antalet lagar och förordningar om (anställning av) personal ökar i snabb takt. Det kan vara en komplex process att följa dessa förordningar, i synnerhet eftersom du inte vill förlora fokus på kärnverksamheten. Om du lägger ut detta på ett företag som genomför professionella bakgrundskontroller kan du känna dig trygg med att du alltid följer gällande lagar och förordningar och att du anlitat ett företag med erfarenhet på området.
  • Arbeta på distans: Eftersom det har blivit allt vanligare att arbeta hemifrån har många företag ändrat sina rekryteringsprocesser. En stor del av rekryteringen och anställningsprocessen har digitaliserats och sker nu online. Samtidigt är det lika viktigt att välja rätt person till tjänsten. Det kan du säkerställa genom att genomföra bakgrundskontroller.
  • Internationalisering: Om du vill expandera internationellt som företag innebär det automatiskt att du måste ta hänsyn till olika bosättningsländer, olika lagar och förordningar, kulturer och personuppgifter. Då är bakgrundskontroll en lämplig lösning för att upprätthålla en enhetlig policy om integritet och kvalitet.

Exempel på metod vid bakgrundskontroller före anställning

1. Logga in:
Ange användarnamn och lösenord.
2. Välj en kontrollprofil:
Välj rätt kontrollprofil för den sökande
3. Ange uppgifter om den sökande:
Den sökandes namn, e-postadress och telefonnummer är obligatoriska uppgifter.
4. Den sökande tillhandahåller information
Den sökande får ett mejl med inloggningsuppgifter och går igenom bakgrundskontrollen.
5. Bakgrundskontrollen behandlas:
Validata verifierar de uppgifter den sökande har uppgett med olika datapartner.
6. Kontrollrapport:
När bakgrundskontrollen är slutförd skickas ett mejl till den sökande och till klienten om att rapporten har lagts upp i vår programvara för nedladdning.

Validatas programvara för bakgrundskontroll före anställning

Validata har utvecklat programvara för bakgrundskontroller före anställning som säkerställer en effektiv kontrollprocess och att alla uppgifter är säkrade.

  • Snabbt och effektivt: Den användarvänliga programvaran gör att kontrollprocessen är snabb och effektiv.
  • Transparent för både arbetsgivare och sökande: Resultatet av kontrollerna blir tillgängligt samtidigt, både för arbetsgivaren och för den sökande. Syftet är att erbjuda en process som är så transparent och rättvis som möjligt.
  • GDPR-säkrat: Att vår programvara är säker är kanske det viktigaste villkoret för vår existens. Validata tillämpar strikta ramverk som testas regelbundet av oberoende aktörer. Dessutom har Validata ett dataskyddsombud som säkerställer att våra tjänster, och därigenom dina bakgrundskontroller, uppfyller riktlinjerna inom ramen för GDPR.
  • Åtkomst när och var som helst: Programvaran har utvecklats för mobil användning. Det ger de sökande möjligheten att gå igenom bakgrundskontrollen när det passar dem. Denna flexibilitet betyder att handläggningstiden blir kortare.
  • Integrering med annan programvara: Tack vare vår API är det möjligt att integrera bakgrundskontroller vid anställning i ditt arbetsflöde och att samla rapporter och uppgifter från ditt befintliga verktyg för kandidatspårning och HR på en enda plats.

Rapport om bakgrundskontroll före anställning

Så snart all information om den sökande har verifierats levererar Validata en kontrollrapport med resultaten. När detta sker informerar vi både arbetsgivaren och kandidaten om att rapporten finns för nedladdning i vår säkra applikation. Denna rapport innehåller de objektiva resultaten för varje bakgrundskontroll.

Ladda ner ett exempel på en kontrollrapport
Example screening report

Kontroller vid bakgrundskontroll före anställning

Vilka kontroller som genomförs vid en bakgrundskontroll före anställning skiljer sig från bransch till bransch och beror på vilken tjänst som ska tillsättas. Som exempel kan nämnas att sökande till tjänsten som butikssäljare inte kommer att kontrolleras lika noggrant som ledaren för ett finansinstitut.

Exempel på kontroller som Validata ofta inkluderar i en bakgrundskontroll före anställning:

  • Adresskontroll
  • Kreditkontroll
  • Kontroll av belastningsregistret
  • Utbildningskontroll
  • Lönekontroll

Dessutom kan bakgrundskontrollen före anställning utökas med andra slags bakgrundskontroller beroende på bransch och tjänst. Vi hjälper gärna till med att utforma en kontrollprofil som passar de behov din organisation har.

En negativ bakgrundskontroll före anställning?

En (potentiell) anställd har genomgått en bakgrundskontroll, och en rapport har sammanställts. De resultat som presenteras i denna rapport är helt objektiva, vilket betyder att Validata inte gör någon värdering av dem.  Vi verifierar bara de uppgifter som den sökande har skrivit in i applikationen.

Om våra datapartner upptäcker att dessa uppgifter är felaktiga markeras det som en avvikelse i kontrollrapporten. Det kan tyda på ett negativt resultat av bakgrundskontrollen före anställning, men det behöver inte vara lika allvarligt som det verkar. En avvikelse kan också bero på ett oavsiktligt fel, exempelvis om start- och slutdatum för en anställning inte stämmer exakt. Det är ingenting som gör den sökande mindre lämplig för tjänsten, och vi rekommenderar att jämföra personens cv med de uppgifter som matats in i systemet och diskutera eventuella avvikelser med den sökande. Då får den sökande tillfälle att förklara detta.

Vanliga frågor om bakgrundskontroller före anställning

• Vad innebär en bakgrundskontroll?

En bakgrundskontroll före anställning omfattar verifiering av viss information om en potentiell medarbetare innan personen anställs. De uppgifter som kontrolleras måste stå i relation till den sökandes arbetsuppgifter.

• Hur lång tid tar en bakgrundskontroll före anställning med Validata?

När den sökande har tillhandahållit de uppgifter som krävs tar det Validata i genomsnitt 1–2 arbetsdagar att slutföra bakgrundskontrollen. Kontroller av utländska belastningsregister och verifiering av utländska utbildningsbevis är moment som tar längre tid.

• Hur rapporteras resultatet från bakgrundskontrollen?

Så snart all information om den sökande har verifierats presenterar Validata en kontrollrapport med resultaten i vår webbmiljö Valluga. I rapporten återfinns de objektiva resultaten per bakgrundskontroll.