Screening uitgelegd in 6W’s (Deel 3)

Wat, Waarom,
Wie, Wanneer, Waar en Welke Wijze
 

Inleiding

 Het goed screenen van
nieuwe medewerkers of aankomende huurders is gedoe. Het is een administratieve
last met een stevige inbreuk op de privacy van de betrokkene die dit moet
ondergaan. Toch wordt dit middel steeds vaker ingezet als vast onderdeel van het
instroomproces. Wat nog maar enkele jaren geleden uitzondering was, is nu snel
regel aan het worden. Het screenen van bepaalde groepen en het checken van
bepaalde gegevens is inmiddels een veelbesproken en beschreven thema, maar wat
houdt het nu precies in, en waarom doe we dit ook al weer? 
 
Het goed uitvoeren van
een screening kan een lastig proces zijn. Los van de privacy eisen, dient het
snel te verlopen en moeten de gegevens zo optimaal mogelijk gecheckt zijn. Om
tot een goede uitvoering te komen is het van belang om ook de context goed te
begrijpen. Hoog tijd om daarom terug te gaan naar de basis van het
screenen.  In deze white paper behandelen
we aan de hand van 6 W’s de basis van het screenen.  
 
Na het Wat en Waarom van november 2017 (deze kun je hier teruglezen) en
het Wie en Wanneer van de 6 w’s van afgelopen december (deze zijn hier terug te
lezen) volgt nu tot slot het Waar en
Welke Wijze
 

Waar

Veel
werkgevers hebben nog een eigen proces, dat grotendeels op papier en Excel
wordt bijgehouden. Praktisch gezien worden de delen van het screeningsproces
uitgevoerd door verschillende medewerkers bij de toekomstig werkgever; men
raadpleegt bepaalde bronnen, belt referenten en maakt een kopie van het diploma
dat de kandidaat heeft meegenomen. Een dergelijk proces, dat qua uitvoering
veelal versnipperd is binnen de organisatie, laat nog veel te wensen over qua
informatievoorziening, beveiliging en vastlegging.
Steeds meer
wordt gebruik gemaakt van hiervoor ontworpen software, die wordt aangeboden via
een cloud applicatie. Het proces is zo veel mogelijk geautomatiseerd en
gedigitaliseerd, en kan efficiënt worden afgehandeld. Gespecialiseerde partijen
die dit bieden, zoals de Validata Group met CV-OK, hebben ook oog voor de
privacy van de kandidaten en medewerkers en zijn zich zeer bewust van eisen
rondom beveiliging. De voordelen zijn ook merkbaar voor de betrokkene die
gescreend wordt, die een vriendelijker proces krijgt voorgeschoteld. Zo kan men
in een beveiligde online omgeving de eigen, relevante gegevens aanleveren en
worden op basis daarvan de juiste bronnen geraadpleegd. In de meest gevallen is
een diploma al niet meer nodig voor de verificatie.

Welke Wijze?

Er zijn verschillende
vertrekpunten bij verschillende aanbieders. De werkwijze van Validata Goup
verschilt sterk van de werkwijze die voor een screening wordt aangehouden door
recherchebureaus als bijvoorbeeld Hoffmann Bedrijfsrecherche. Het basis uitgangspunt
is veelal hetzelfde: de relevante gegevens van de kandidaat of medewerker
dienen geverifieerd en aangeleverd te worden. Hoe richt je deze verificatie van
diverse gegevens in? Welke bronnen gebruik je voor de verschillende onderdelen?
Welke data is het meest geschikt voor het doel van de screening?
 
Gelukkig nemen de
mogelijkheden voor de verificatie van gegevens snel toe. Zo zijn er steeds meer
gespecialiseerde partijen die bepaalde data aanbieden, en tevens zien we dat
relevante registers steeds makkelijker aan te roepen zijn. Een mooi voorbeeld
is Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) waar Validata Group al sinds 2009 mee
samenwerkt. Met toestemming van de kandidaat mag DUO bevestigen dat iemand
zijn/ haar diploma inderdaad heeft behaald. Op een slimme manier is die
verificatie softwarematig ingericht en kan een medewerker van DUO in het
systeem van CV-OK de verificatie uitvoeren. Dat werkt uitstekend. DUO zit
echter niet stil en heeft al enkele jaren geleden haar diplomaregister online
beschikbaar gemaakt. Door middel van inloggen met DigiD kan iedereen een
gewaarmerkt kopie van zijn of haar diploma downloaden. Inmiddels is DUO weer
een stap verder en biedt men aan partijen als Validata Group de mogelijkheid om
rechtsreeks te koppelen met het diplomaregister. De betrokkene die gescreend
wordt kan vanuit ons systeem een uitstapje maken en op die manier de eigen
gegevens ophalen bij DUO.  Een mooie
ontwikkeling.
 
Ook de aanvraag en
ontvangst van de VOG is langzaam aan het veranderen. Sinds enkele jaren kan de
aanvraag online worden gedaan waarbij ook gebruik wordt gemaakt van DigiD. Dat
heeft het gehele proces doen versnellen, en is ook een goede ontwikkeling. De
betrokkene ontvangt de afgegeven VOG echter nog steeds per reguliere post. Dat
deel van het proces is voorlopig nog niet gedigitaliseerd.
 
Na de verzameling van
de relevante gegevens wordt dit in de vorm van een rapport beschikbaar gesteld,
en kunnen opdrachtgever en kandidaat verder. Mogelijk voldoet een bepaalde
uitkomst niet aan de verwachtingen en kan dit leiden tot aanvullende vragen.
Ook hier is er een belangenafweging bij de werkgever. Een goede werkgever stelt
bij eventuele twijfel de kandidaat in staat om een en ander toe te lichten,
waardoor het dienstverband veelal gewoon door kan gaan.  De screening heeft voor transparantie
gezorgd, en het huiswerk is gedaan.
 

Tot slot

Het screenen van
gegevens van nieuwe medewerkers, vrijwilligers en aankomende huurders is geen
uitzondering meer. Toch is het nog voor veel organisaties grotendeels onbekend
terrein en kunnen er dus veel stappen genomen worden om te zorgen voor een
betere informatievoorziening hierover, een betere uitvoering en vastlegging van
de screening zelf en niet te vergeten een betere borging van de privacywetgeving
en de beveiliging van de gegevens en de verwerking. 
 
Het is goed om te
benadrukken dat een goed screeningsbeleid uw organisatie en de directe en
indirecte omgeving veel ellende kan besparen, maar tegelijkertijd heeft iedere
screening een bepaalde impact op de persoon die het moet ondergaan. Om die
reden is het van belang om goed te begrijpen hoe het screening proces zo goed
mogelijk ingericht en gemanaged kan worden. Ik hoop dat deze white paper
daaraan bij kan dragen.
 
Meer weten? U kunt
contact opnemen met Harm Voogt, CEO van Validata Group, via email: harmvoogt@validatagroup.com of op 020
5356898

White paper

Wilt u alle punten nog eens rustig nalezen? Download dan nu gratis de gehele white paper!

Download


Bron/auteur: Validata Group

Vorige post

Volgende post