Screening uitgelegd in 6 W’s (Deel 2)

Wat, Waarom,
Wie, Wanneer, Waar en Welke Wijze
 

Inleiding

 
Het goed screenen van
nieuwe medewerkers of aankomende huurders is gedoe. Het is een administratieve
last met een stevige inbreuk op de privacy van de betrokkene die dit moet
ondergaan. Toch wordt dit middel steeds vaker ingezet als vast onderdeel van
het instroomproces. Wat nog
maar enkele jaren geleden uitzondering was, is nu snel regel aan het worden.
Het screenen van bepaalde groepen en het checken van bepaalde gegevens is
inmiddels een veelbesproken en beschreven thema, maar wat houdt het nu precies
in, en waarom doe we dit ook al weer? 
 
Het goed uitvoeren van
een screening kan een lastig proces zijn. Los van de privacy eisen, dient het
snel te verlopen en moeten de gegevens zo optimaal mogelijk gecheckt zijn. Om
tot een goede uitvoering te komen is het van belang om ook de context goed te
begrijpen. Hoog tijd om daarom terug te gaan naar de basis van het
screenen.  In deze white paper behandelen
we aan de hand van 6 W’s de basis van het screenen.
 
Na het Wat en
Waarom van vorige week (deze kun je hier teruglezen),
deze week het Wie en Wanneer van de 6 w’s. 

 

1.   
Wie

 
Wie wordt er gescreend?
Employment screening betreft in feite iedereen die bij de organisatie werkzaam
is of over de vloer komt. Dat geldt voor baliemedewerkers en directie, maar ook
voor uitzendkrachten en in sommige gevallen ook voor bepaalde leveranciers. In
principe geldt het dus voor iedereen, waarbij rekening moet worden gehouden met
de functie die iemand bekleedt, of reden waarom iemand binnen komt. Er dient
een risico afweging plaats te vinden, zodat de zwaarte van de screening
proportioneel is. 
 
Zoals vermeld is er in
diverse sectoren inmiddels regelgeving die verplicht om een aantal onderdelen
te verifiëren voordat iemand mag beginnen aan een nieuwe functie. De financiële
sector en de zorgsector zijn twee sprekende voorbeelden.
 
Vast
dienstverband
Bij de eerste beleidvorming
kiezen werkgevers vrijwel altijd voor de screening van nieuwe medewerkers die
in vaste dienst komen. Binnen de
financiële en de zorgsector is dit zelfs verplicht; voorafgaand aan de start
van een nieuw dienstverband dient een aantal zaken geverifieerd en afgevinkt te
worden.
 
Deze keuze is om drie
redenen logisch te verklaren:
1)   
Deze groep is makkelijk te definiëren; het zijn
mensen die al verschillende sollicitatie stappen hebben doorlopen en op het
punt staan in dienst te komen. Aan deze groep is de screening makkelijk uit te
leggen. Daarnaast moet de sollicitant zich wel schikken, er is immers beleid en
anders gaat de baan niet door.
2)   
Deze groep gaat al door een sollicitatie- en
onboarding proces heen, en de screening kan binnen dit proces vrij eenvoudig
worden ingepast.  Het is ook een logisch
moment; zo vlak voor de indiensttreding dienen er ook andere administratieve
zaken te worden geregeld en kunnen er best wat checks bij of, waar nodig,
worden aangepast.
3)   
Het is intern makkelijk te verkopen. Het betreft
immers nieuwe medewerkers die nog geen onderdeel zijn van de organisatie en die
men nog niet kent, dus het is een kleine stap om dit als risicovol te
bestempelen. De bestaande medewerkers worden door dit nieuwe beleid bovendien niet
geraakt en de OR hoeft zich hier in principe ook niet over te buigen. 
 
Alhoewel dit om
bovenstaande redenen een logische keuze is om mee te beginnen, is maar zeer de
vraag of bij deze groep ook de grootste risico’s zitten. Een ding is zeker; je
kunt je beleid niet beperken tot alleen deze groep.
 
Tijdelijk
dienstverband
Een tweede groep waar
vrij snel naar gekeken wordt is de flex schil.
Van uitzendkracht tot interimmanager, alle tijdelijke medewerkers lopen ook
rond op de vloer en beschikken veelal over dezelfde rechten en plichten als de
eigen vaste medewerker. Het is daarom terecht dat ook deze groep op eenzelfde
manier en onderdelen gescreend wordt. Bovendien is de band die medewerkers met
een tijdelijke aanstelling hebben met de organisatie per definitie minder sterk
dan de band die vaste medewerkers hebben. Het risico dat er iets fout gaat,
bewust dan wel onbewust, is zeker niet minder dan bij vaste medewerkers.
 
De grote uitdaging van
het screenen van tijdelijke medewerkers ligt in het feit dat je te maken hebt
met verschillende leveranciers, zelfstandigen, uitzendkrachten etc. Hoe ‘vang’
je die in een behapbaar proces? Daar kom ik straks op terug.
 
Bestaande
medewerkers
Steeds vaker zien we
dat ook bestaande medewerkers een periodieke screening moeten ondergaan. De
screening van een medewerker die al enkele jaren in dienst is bestaat uit
andere onderdelen dan bij nieuwe instroom. Immers, veel weet je al van je
bestaande populatie. De werkervaring is bekend, het ID-bewijs is al getoetst en
mogelijk is het diploma ook al bekeken. Een periodieke screening betreft met
name onderdelen die kunnen veranderen vanwege persoonlijke omstandigheden, of
die vernieuwd dienen te worden volgens regelgeving. Bij bankmedewerkers kan dit
gaan om financiële gegevens; is de persoon niet failliet verklaard? Binnen de
zorgsector is het BIG-register van belang, en de zorgverlener dient iedere 5
jaar aan te tonen aan de gestelde eisen te voldoen. We zien ook een toename van
de aanvraag van de VOG bij bestaand personeel, alsmede het periodiek
ondertekenen van gedragscodes of integriteit verklaringen.
 
Het screenen van het
huidige personeel vraagt om een goede voorbereiding. Het management en andere
‘stakeholders’ moeten het ondersteunen om er überhaupt een succes van te kunnen
maken, en wanneer er eenmaal beleid is gemaakt dan dient dit ook met de OR
afgestemd te worden. Het gaat immers over een beleidsaanpassing die het
bestaand personeel aangaat. Wil je overgaan tot de invoering van de screening,
zorg dan dat je hier vooraf en tijdens de screening goed over blijft
communiceren. Ervaring leert dat bestaande medewerkers dit nieuwe beleid vaak
lastig vinden.
 
 

2.   
Wanneer

 
Op welk moment ga je
over tot het screenen van medewerkers? Bij nieuwe medewerkers ligt het voor de
hand om de screening in gang te zetten vlak voordat diegene in dienst treedt.
Sollicitatiegesprekken zijn dan al geweest, beide partijen willen door,
mogelijk is er ook net een assessment afgenomen en de voorwaarden voor de
arbeidsovereenkomst zijn vrijwel rond. Nader beschouwd is de screening derhalve
meer een noodzaak vanuit compliance dan dat het een sollicitatie onderdeel is.
Beide partijen willen immers door, en de screening dient ervoor te zorgen dat
alle formele eisen ook op orde zijn; zijn er geen redenen om het alsnog niet
door te laten gaan?
 
Idealiter is de
screening helemaal afgerond voordat iemand echt begint, dus het is van belang
dit proces tijdig in gang te zetten. Gemiddelde doorlooptijden variëren en zijn
afhankelijk van de onderdelen die gescreend worden. Twee onderdelen die
enigszins onvoorspelbaar zijn qua doorlooptijd zijn de verificatie van de
werkervaring en het verkrijgen van de VOG. Waar veel onderdelen binnen enkele
dagen geverifieerd kunnen worden is het daarom toch verstandig om uit te gaan
van een totale doorlooptijd van twee a drie weken. Dat moet voldoende zijn om
alles af te kunnen vinken, en indien gewenst bij twijfel nog bepaalde zaken op
te volgen. 
 
Het moment van screenen
is voor alle nieuwe medewerkers hetzelfde, of men nu een vaste betrekking
krijgt of een tijdelijke. Bij tijdelijke personeel spelen echter ander krachten
een rol. Vaak dient men snel te beginnen en duurt de screening eigenlijk te
lang. Zoals aangegeven kunnen sommige onderdelen snel afgerond worden, maar de
VOG is helaas niet sneller te verkrijgen. In de praktijk zien we dan ook dat
tijdelijke medewerkers vaak al kunnen beginnen, terwijl de screening nog niet
is afgerond.  Uiteindelijk is het
eventuele risico dat hiermee gepaard gaat een afweging die de organisatie zelf moet
nemen. Dit is ook een afweging die een plek kan krijgen in het beleid.
 
Een andere uitdaging
die speelt bij de flex medewerker heeft betrekking op de kosten. Een
uitzendkracht of ZZP-er wordt vaak meerdere malen per jaar gescreend, wat
vanuit een kostenperspectief niet handig is. Er zijn mogelijkheden om eerder
geverifieerde gegevens opnieuw te gebruiken bij een volgende screening. Deze
hergebruik van data is vanuit een kostenoogpunt aantrekkelijk, en tevens kan de
doorlooptijd vaak omlaag, dus het mes snijdt aan twee kanten.
 
En als er dan toch
kosten moeten worden gemaakt, bij wie vallen die dan? Steeds vaker worden de
kosten door de opdrachtgever (tevens de werkgever) binnen de keten
doorgeschoven naar de leverancier, en in veel gevallen ook naar de
zelfstandige.
 
De screening van
bestaande medewerkers is een periodiek proces dat eens in de paar jaar wordt gedaan.
De termijn hangt ook hier af van de mate waarin men bepaalde risico’s wil
managen en waarbij tevens wordt nagedacht over de belasting en inbreuk op de
privacy van de medewerker. Een en ander dient in verhouding te staan en
redelijk te zijn. Een eventuele doorlooptijd is minder van belang, men is toch
al in dienst.
 

Benieuwd naar het Waar en Welke Wijze?

De komende maand
zullen de laatste punten worden gepubliceerd.
Wilt u niet langer wachten? Download dan nu de white paper.

Download


Bron/auteur: Validata Group

Vorige post

Volgende post