Outsourcen van employment screening om Ordina te ontzorgen

Kwaliteit en integriteit van medewerkers garanderen

Hoe garandeer je de kwaliteit en integriteit van medewerkers die bij verschillende klanten worden geplaatst? ICT-organisatie Ordina bestaat uit zo’n 2650 medewerkers en richt zich onder andere op het detacheren van ICT’ers, het uitvoeren van projecten en inzetten van high performance teams. Sinds 2015 werken Ordina en Validata nauw samen om vanuit 45 verschillende profielen medewerkers te screenen voor zij worden geplaatst. Stafmedewerker Albert Ellinger vertelt hoe de jarenlange samenwerking bijdraagt aan een optimale dienstverlening.

Goede employment screening vraagt de nodige tijd en inzet

‘Het verwerken van klantaanvragen, opstellen van contracten, screenen van de medewerkers en plaatsen bij klanten valt onder de verantwoordelijkheid van de Sourcing Hub, sinds januari 2020 de nieuwe naam voor een bestaande afdeling bij Ordina,’ aldus Albert. ‘Employment screening is een belangrijk onderdeel van onze dagelijkse werkzaamheden.’

‘Voor 2015 voerde Ordina zelf haar employment screenings uit; van het begeleiden van complete processen tot het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Ook het monitoren na plaatsing bij een klant – Vervult de medewerker zijn rol naar behoren? Wordt het project binnen de afgesproken tijd afgerond? – viel onder onze verantwoordelijkheid. Ordina groeide destijds erg hard. We ontvingen veel aanvragen en verzorgden veel plaatsingen. Uiteindelijk bleek het screenen te veel tijd in beslag te nemen voor de ene persoon die daarvoor was aangewezen.’

Outsourcen van employment screening om Ordina te ontzorgen

‘Daarom zijn we op zoek gegaan naar een professionele screeningsorganisatie die ons het werk uit handen kon nemen. Die samen met ons verschillende screeningsprofielen kon inrichten en onze processen kon structureren. Na onderzoek en het horen van goede referenties kwamen wij bij Validata terecht, dat toen nog CV-OK heette.’

‘Bart Bijkerk (destijds Sales & Marketing Manager bij Validata, nu CTO/COO) heeft ons direct bij de hand genomen, laten zien wat de mogelijkheden waren en het softwaresysteem uitgelegd. Ordina kreeg de kans om al haar wensen op tafel te leggen. Er werd actief meegedacht naar perfect passende oplossingen om Ordina waar mogelijk te ontzorgen. Bijvoorbeeld op het moment dat er een screening wordt gestart en Validata onze medewerkers op de hoogte stelt. Vervolgens wordt er uitgelegd wat er op welk moment van hen wordt verwacht en welke input nodig is om het screeningsproces snel te kunnen doorlopen.’

Efficiënte employment screening door nieuwe infrastructuur

De goede gesprekken met Validata resulteerden in een nieuwe infrastructuur bij Ordina, waardoor onze employment screening efficiënter kon worden uitgevoerd. Er kwamen werknemersinstructies voor de medewerkers die verantwoordelijk waren voor verschillende screeningsonderdelen en Validata organiseerde speciale trainingen bij ons op kantoor. Ook zijn wij naar Amsterdam afgereisd om bij Validata het systeem in werking te zien en onze screeningsprocessen zelf te testen. Alles werd uit de kast getrokken om aan onze wensen te voldoen. Echt een ongelofelijk positieve ervaring.’

‘Robbert Remmers – Commercieel manager bij Validata – nam uiteindelijk het stokje over van Bart. Ook bij hem is geen vraag te veel. Alles wordt voor je uitgezocht en niets wordt over het hoofd gezien. Het geeft zoveel rust om met een organisatie samen te werken die al haar afspraken nakomt.’

Twee aparte screeningsaccounts voor Ordina en SourcePower

‘Sinds lange tijd maakt SourcePower deel uit van Ordina. Deze BV richt zich op het detacheren van externe medewerkers, waaronder ZZP’ers, bij onze klanten. Naast de reguliere screeningsaccount van Ordina werd in 2017 ook een account voor SourcePower gecreëerd. Samen met Robbert hebben we soortgelijke screeningsprofielen ingericht die we ook gebruiken voor Ordina. Het enige verschil is dat SourcePower twee profielen minder heeft. Daarnaast betalen externe medewerkers voor hun eigen employment screening en voor de onderdelen die daar soms deel van uitmaken, zoals het aanvragen van een VOG.’

‘Door de uiteenlopende eisen van onze klanten bestaan de screenings van zowel Ordina als SourcePower uit een enorme hoeveelheid profielen. Samen met Validata hebben we minimaal 45 verschillende screeningsprofielen ingericht die tegemoetkomen aan de specifieke eisen van onze klanten. Geen verzoek is te gek; Validata zorgt dat er binnen enkele dagen een nieuw profiel voor ons klaarstaat.’

Volledig vertrouwen op de service en software van Validata

‘Validata is voor ons een Organisatie waarop je kan vertrouwen zowel op het gebied van support als op de software die het employment screeningsproces ondersteund.  Daarnaast is software in de loop van de tijd maar ook als gevolg van de nieuwe wet- en regelgeving veiliger en gebruiksvriendelijker gemaakt. Hierbij is/wordt ook gebruikt van nieuwe technologieën zoals bijvoorbeeld bij ID-checks.‘

‘Het doorlopen van een employment screening is door verbeteringen aan de software voor onze professionals nog overzichtelijker en efficiënter geworden.  Er wordt verwacht dat zij zich actief inzetten om binnen een bepaalde tijd de benodigde informatie en documenten aan te leveren. Validata begeleidt het screeningsproces door voorafgaand en tijdens het proces duidelijk aan te geven wat er van de professionals wordt verwacht. Wanneer een professional bij de klant wordt aangeboden/ingezet dan dient hier aantoonbaar een check op kennis, kunde en integriteit aan vooraf te gaan. Juistheid en tijdigheid is hierbij van groot belang’

‘Bij het naderen van een deadline worden er reminders verstuurd om alsnog de benodigde informatie te ontvangen. Uiteindelijk gaat het erom dat een screeningsproces snel en effectief wordt doorlopen, zodat Ordina de resultaten snel in handen heeft. Onze medewerkers moeten natuurlijk snel bij onze klanten aan de slag kunnen. Dat is tot nu toe – op wat uitzonderingen na – snel en goed gelukt. Validata is een partij waar je altijd van op aan kan.’