Veelgestelde vragen voor werkgevers

Als professionele screeningsorganisatie, focust Validata zich volledig op het faciliteren van een optimaal screeningsproces voor beide werkgever als kandidaat. Wij bieden dan ook een geheel geautomatiseerd screeningsproces via een veilige online omgeving en verifiëren gegevens zoveel mogelijk bij de bron via onze internationale data partners. Dit maakt het screenen via Validata betrouwbaarder en sneller dan wanneer een werkgever het proces zelf beheert. Bovendien helpt onze software werkgevers te garanderen dat het hele proces conform is met de privacy wetgeving.

Validata screent kandidaten binnen haar screeningsapplicatie genaamd Valluga. Binnen deze beveiligde omgeving hebben zowel de werkgever als de kandidaat toegang tot hun eigen account. De werkgever dient aan te geven wie hij wil screenen en welke onderdelen hij wil controleren, waarna Validata het screeningsproces overneemt. Zodra alle checks zijn afgerond krijgen zowel de werkgever als de kandidaat bericht en kunnen ze het rapport met de resultaten online inzien.

Validata maakt gebruik van verschillende externe partners voor het uitvoeren van haar screening checks. Zo is Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) een vaste partner voor de verificatie van diploma’s en worden partners als Focum en EDR gebruikt voor de verificatie van financiële gegevens indien dat onderdeel uitmaakt van de screening. Validata heeft afspraken gemaakt met deze partners omtrent de verwerking van de gegevens en de security eisen. Daarnaast zijn al onze data partners terug te vinden in onze privacy statement.

Validata is in het bezit van:

• de ISO 9001 certificering, een internationaal erkende norm op het gebied van kwaliteitsmanagement. Deze certificering stelt eisen om processen omtrent klanttevredenheid te borgen en verbeteren.
• de ISO 27001 certificering, een standaard gericht op informatiebeveiliging. De norm beschrijft hoe een organisatie dient om te gaan met informatiebeveiliging, met als doel om de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van gegevens te verzekeren.
• het ISAE3000 rapport, is een assurance rapportage, beoordeeld door een onafhankelijke IT auditor en accountant, waarmee wij zekerheid kunnen bieden over onze processen die privacy, operationele processen en informatiebeveiliging betreffen.

Daarnaast heeft Validata een POB vergunning afgegeven door het Ministerie van Justitie en is een erkent lid van de Professional Background Screening Association (PBSA).

Ja, dit is mogelijk. Validata biedt een geavanceerde API waarmee eenvoudig een koppeling kan worden gerealiseerd met andere software. Dit geeft jou de mogelijkheid om vanuit jouw huidige ATS of HR-systeem te screenen.

Benieuwd of wij samenwerken met jouw HR tooling? Maak kennis met onze integratiepartners. Als jouw HR software nog geen partner is, neem dan contact met ons op, dan kunnen we gemakkelijk een integratie maken.

Ja, Validata werkt voor meerdere multinationals en screent kandidaten en werknemers over de hele wereld. Vandaag de dag biedt Validata haar screeningsoplossingen aan meer dan 1000 klanten in heel Europa, waar we kandidaten screenen uit meer dan 60 landen.

Meer weten? Lees de verhalen van onze klanten.

De kosten voor het screenen van een individuele kandidaat hangen af van de soort checks die je wenst uit te voeren. Om het organisaties makkelijk te maken, hebben we profielen en prijzen opgesteld die de checks omvatten die relevant zijn voor jouw sector. Deze kunnen ten alle tijden ook worden aangepast naar de wensen en behoeften van jouw organisatie.

Ben je benieuwd naar de screening checks die wij voorstellen voor jouw sector? Kies jouw sector.

Facturen worden per e-mail aan de klant verzonden en zij kunnen kiezen om vooraf of achteraf te betalen.

• Voorafgaand factureren: Er wordt dan gescreend vanuit een tegoed dat is afgesproken met de klant. Wanneer 90% van dit tegoed is verbruikt, volgt er een nieuwe factuur.
• Achteraf factureren: Bij deze optie brengt Validata het bedrag van de uitgevoerde screenings na voltooiing in rekening. In dit geval factureren wij op vaste dagen, tweemaal per maand.

Nadat de kandidaat de vereiste gegevens heeft aangeleverd, is de gemiddelde doorlooptijd van een screening bij Validata circa 5 werkdagen. Onderdelen die een langere doorlooptijd hebben, zijn de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en de verificatie van buitenlandse diploma’s.

Een screening kan niet worden uitgevoerd zonder medeweten van de kandidaat, daarom is het van groot belang dat de communicatie vooraf duidelijk is voor de kandidaat. Zodra de kandidaat is aangemeld door de werkgever, ontzorgt Validata jou van het gehele screeningsproces. De kandidaat krijgt dan een e-mail met duidelijke instructies over hoe hij de screening dient te voltooien. Wanneer de kandidaat de benodigde informatie niet op tijd aanlevert versturen wij een om dit alsnog te doen. Voor vragen en extra ondersteuning hebben wij ook een in-house Support team dat dagelijks voor kandidaten klaar staat.

In onze beveiligde omgeving heb je zowel als werkgever als kandidaat tussentijds inzicht in de voortgang van het screeningsproces.

Daarnaast werken wij met deelrapporten per screening check. Wanneer een onderdeel is afgerond, wordt er een deelrapport vrijgegeven met de bevindingen. Als werkgever kan je de status van de screening checks dus regelmatig controleren.

Het online systeem van Validata biedt verschillende mogelijkheden om klant specifieke documenten een plek te geven binnen de screening. Dat kan variëren van een upload waardoor het getekende document deel uitmaakt van het hele dossier, of het document kan volledig gedigitaliseerd worden aangeboden en ondertekend worden opgeslagen.’

Ja, Validata biedt de mogelijkheid om screeningsprofielen uit te breiden en/of anders in te richten. Wij denken graag met je mee om ervoor te zorgen dat de screening aansluit bij de behoefte van jouw organisatie.

Wil je hier graag één van onze specialisten over spreken?

Neem contact op

Validata heeft een in-house Support team om klanten en kandidaten te ondersteunen bij hun vragen. Onze medewerkers zijn van 8:00 tot 20:00 (op vrijdagen tot 18:00) bereikbaar per telefoon via +31 (0) 88 050 2100 en e-mail per support@validatagroup.com.

Ja, het is mogelijk om rapportages te draaien in onze screeningsapplicatie. Hiervoor wordt relevante screeningsdata inzichtelijk gemaakt en deze informatie kan vervolgens worden geëxporteerd als CSV of PDF bestand.

Zodra alle gegevens van de kandidaat zijn geverifieerd, levert Validata een screeningsrapport met daarin de resultaten. Het screeningsrapport kan dan direct in de screeningsapplicatie worden gedownload. Hierin presenteren wij de objectieve bevindingen per screening check. Wij verstrekken ook tussentijdse rapporten, d.w.z. wanneer een onderdeel is afgerond, wordt er een deelrapport vrijgegeven met de bevindingen. Op deze manier kan je de voortgang van de screening volgen.

Het screeningsrapport wordt gelijktijdig aan de klant als de kandidaat beschikbaar gesteld in Validata’s applicatie.

Het screeningsrapport wordt beoordeeld door de werkgever. Om een objectief oordeel te kunnen vellen is het slim om in het screeningsbeleid aan te geven welke afdelingen en medewerkers hier verantwoordelijk voor zijn.

Nee, wij doen enkel objectieve bevindingen. Wij verifiëren de informatie die de kandidaat bij ons aanlevert en vellen geen oordeel over mogelijke afwijkingen die zich voordoen.

Mochten er ernstige bevindingen naar boven komen, adviseren wij de werkgever om met de kandidaat in gesprek te gaan en deze afwijkingen bespreekbaar te maken.

Nee, als werkgever heb je geen toestemming van een kandidaat nodig om hem te screenen. Volgens de AVG is de toestemming van de kandidaat niet de juiste juridische grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens omdat er in deze situatie geen sprake kan zijn van vrije wil. Wanneer je namelijk niet akkoord gaat met de screening, kan het zo zijn dat je niet langer in aanmerking komt voor de functie. De juiste grondslag is meestal het gerechtvaardigd belang van de werkgever. Soms is de werkgever wettelijk verplicht om (bepaalde) screenings te verrichten. De werkgever is uiteraardmaar aan regels gebonden. Het is aan de werkgever om een actueel beleid op het gebied van screening te hebben dat het kader van proportionaliteit en subsidiariteit weerspiegelt. Daarnaast dient de werkgever rekening te houden met de informatieplicht, dit houdt in dat er niet zomaar gescreend mag worden zonder dat de kandidaat hiervan op de hoogte is.

Screenen via Validata betekent dat je moet voldoen aan privacy wetgeving, of ook wel de AVG. Een onderdeel daarvan is dat je als organisatie hebt nagedacht over de onderdelen waar je verschillende groepen van medewerkers op wenst te screenen en de mate waarin je inbreuk maakt op de privacy van kandidaten en medewerkers. Het screenen van (potentiële) medewerkers is namelijk per definitie een inbreuk op hun privacy. Naast deze eisen van proportionaliteit en subsidiariteit in de AVG, geldt er een informatieplicht voor de werkgever. Om hier aan te kunnen voldoen, is een screeningsbeleid een belangrijk houvast.

Bijna alle gegevens worden 90 dagen (3 maanden) bewaard. Tevens is het mogelijk om in een separate omgeving alle data en rapporten bij Validata te blijven bewaren.

Onze data wordt per definitie opgeslagen in Europa. De datacenters worden gehost door AWS in Frankfurt met een back-up in Ierland.