Validata helpt Quion bij het vinden van passende screeningsoplossingen

‘Screenen bij Validata toont aan dat Quion haar zaakjes netjes op orde heeft’

Quion is een financiële dienstverlener met services zoals het beheer van hypotheken voor verschillende geldverstrekkers. ‘Mede door de aard van onze werkzaamheden en de privacygevoelige informatie die daarbij wordt gebruikt, is een employment screening al jaren onderdeel van ons aannamebeleid’, vertelt interim HR-Manager Madelon Snel. ‘Als financiële organisatie moeten wij kunnen aantonen dat onze medewerkers integer en betrouwbaar zijn en dat we voldoen aan actuele (privacy)wet- en regelgeving.’

Zelf screenen betekende minder tijd voor onze core business

Quion heeft zo’n 500 medewerkers in dienst, waaronder acceptanten die offertes opstellen en beoordelen of een kandidaat voldoet aan de hypotheekeisen, maar ook medewerkers die de maandelijkse werkzaamheden zoals het aflossingsproces verzorgen.

‘Tot mei 2019 screenden we onze medewerkers zelf’, vertelt Madelon. ‘Ons HRM-team was verantwoordelijk voor de coördinatie en de afdeling Risk, Compliance en Veiligheidszaken voor het uitvoeren van de screening, inclusief kadasterchecks en bronverificatie. Beide afdelingen besteedden een groot deel van hun tijd aan employment screening: van het verkrijgen en checken van data tot (interne) communicatie.’

‘Omdat het uitvoeren van screenings niet valt onder de reguliere werkzaamheden van HR-Management of de afdeling Risk, Compliance en Veiligheidszaken, bleef er minder tijd over voor onze core business. Terwijl talent management, strategie en personeelsplanning juist belangrijke onderwerpen zijn binnen een succesvolle organisatie.’

Uitbesteden aan een professionele screeningsorganisatie

‘Na een eerste online inventarisatie van aanbieders kwam ik terecht bij Validata. Lisanne Vermeulen, Customer Succes Manager Validata, stuurde ons meteen informatie over pre- en in-employmentscreening en bedrijfsscreening. Om eventuele risico’s te beperken is het belangrijk om kandidaten te screenen voor ze aan de slag gaan op integriteitsgevoelige functies. Ook onze huidige medewerkers die intern doorstromen naar nieuwe functies worden gescreend.’

‘Parallel aan onze zoektocht naar een professionele screeningsorganisatie, hebben Bart ten Hoeve, Manager Risk, Compliance en Veiligheidszaken, en ik ons screeningsbeleid aangepakt. Het was toe aan een update, inclusief nieuwe screeningsprofielen. Op basis van ons vernieuwde beleid en profielen, hebben we samen met Validata passende screeningsoplossingen gevonden.’

Voldoen aan privacywetgeving en ISO-accreditatie

‘Een andere belangrijke reden om onze screening uit te besteden, is het voldoen aan de actuele privacywetgeving. De eisen op dit gebied worden steeds strenger. Als organisatie in de financiële sector wordt van ons verwacht dat wij onze zaakjes netjes op orde hebben. Door te screenen bij Validata kunnen we altijd aantonen dat dit het geval is.’

‘Daarnaast hebben wij deze garantie nodig voor onze ISO 27001-certificering. Tijdens onze meest recente ISO-audit kon ik uitleggen dat onze screenings door Validata correct worden uitgevoerd. Het is fijn om te weten dat alles goed is geregeld en wij ons daar verder niet druk om hoeven te maken.’

‘Door samen te werken met een professionele organisatie kunnen we ook intern verklaren waarom en op welke manier er wordt gescreend. Mochten er vragen komen vanuit ons management, de verschillende afdelingen of kandidaten, dan heeft Validata passende informatie klaarliggen in de vorm van een factsheet of brochure, waarin alles helder wordt uitgelegd.’

Samen zoeken naar screeningsoplossingen op maat

‘Het contact met Lisanne en Validata’s overige medewerkers verloopt vanaf dag één heel soepel en ontspannen. Wanneer wij een vraag aan hen voorleggen, krijgen we direct antwoord. Er wordt echt met ons meegedacht. Er worden vaak oplossingen op maat gecreëerd en eventuele wijzigingen worden snel doorgevoerd.’

‘Daarnaast wordt onze feedback meegenomen in het optimaliseren van hun service en softwaresysteem. Ook nu zij bezig zijn met het ontwikkelen van een nieuwe applicatie worden wij daar als klant bij betrokken. Bij Validata werk je echt samen met mensen, niet met een anonieme organisatie. Door de korte lijnen met Lisanne en de slimme screeningsoplossingen die worden geleverd is Quion een heel tevreden klant.’