Veelgestelde vragen voor kandidaten en werknemers

Vaak moeten organisaties bepaalde persoonsgegevens verifiëren alvorens nieuwe zakenrelaties aan te gaan. Een screening is uiteindelijk een antecedentenonderzoek en kan inhouden dat een (toekomstige) werkgever het diploma, recente werkervaring, en of strafblad van een (potentiële) werknemer controleert, naast andere mogelijkheden. Een screening kan bestaan uit verschillende achtergrondcontroles, afhankelijk van uw functie en verantwoordelijkheden.

Volgens de AVG mag een werkgever verzoeken dat een (potentiële) werknemer gescreend wordt en daarmee dus dergelijke persoonsgegevens verwerken als dat in zijn “legitiem belang” is als klant of werkgever. De mate waarin de werkgever jou mag screenen, is echter wel aan een aantal regels gebonden. Zo moet de inhoud van de screening “proportioneel” zijn, dus in verhouding staan tot de functie, en is de werkgever verplicht informatie te verstrekken. Let op: dit laatste wil zeggen dat de screening dus niet mag plaatsvinden zonder medeweten van de kandidaat.

Validata voldoet aan alle wettelijke AVG eisen. Wil je meer weten over hoe kunt Validata omgaat met jouw persoonsgegevens? Bekijk onze privacy statement.

Wanneer jouw (toekomstige) werkgever je heeft aangemeld voor een screening, ontvang je vanuit Validata direct een activatie e-mail. Dit is een geautomatiseerd proces. In de meeste gevallen geldt dat wanneer je nog niets hebt ontvangen, jouw werkgever de screening nog niet heeft aangevraagd. In een enkel geval kan het zo zijn dat de werkgever het e-mailadres verkeerd heeft ingevoerd. Dan kan je het beste contact opnemen met onze Support afdeling om het juiste e-mailadres door te geven. Zij kunnen ook controleren of je een screening hebt lopen.

Validata screent kandidaten binnen haar online omgeving genaamd Valluga. Zowel de werkgever als de kandidaat krijgen een eigen account binnen Valluga. Zodra de werkgever een screening heeft aangevraagd, ontvang jij als kandidaat een e-mail van Validata met instructies over hoe jij de benodigde informatie kunt verstrekken. Vanaf het moment dat alle informatie is aangeleverd, zal Validata starten met de screening en jouw gegevens verifiëren.

Daarnaast krijg je in Valluga tussentijds inzicht in de voortgang van de screening direct als er een onderdeel is afgerond. Wanneer de gehele screening is voltooid, is het screeningsrapport met de resultaten te downloaden voor zowel de werkgever als voor jou. Voor meer informatie over ons screeningsproces, bezoek onze ik word gescreend pagina.

Afhankelijk van de sector, de functie en bijbehorende verantwoordelijkheden, zijn er verschillende screening checks van toepassing. Van een identiteitscontrole tot het verifiëren van recente werkervaring en/of diploma’s, werkgevers kunnen ook vragen om een integriteitsverklaring of zelfs een kredietwaardigheidscheck. Geïnteresseerd in alle checks die wij werkgevers bieden? Lees meer over onze screening checks.

Ja, dit is mogelijk. Bij Validata kan je uit verschillende screeningsprofielen kiezen. Kies het profiel met de relevante checks die jij of jouw opdrachtgever graag getoetst wilt hebben en wij kunnen die gegevens verifiëren. Interesse om jezelf te screenen? Je leest meer op onze pagina jezelf screenen.

Om veiligheidsredenen is de activeringslink in de e-mail slechts eenmaal en gedurende 24 uur geldig na de activering van uw account. Ben je uitgelogd en wil je opnieuw inloggen? Ga dan naar de volgende pagina: login.validatagroup.com. Hier kunt je jouw gebruikersnaam (jouw e-mailadres) en persoonlijk wachtwoord invoeren om (wederom) in te loggen.

Als jouw mobiele telefoonnummer niet wordt herkend, kan het zijn dat er een verkeerd nummer is opgegeven bij het aanvragen van de screening. Als je deze melding te zien krijgt, kan je het beste contact opnemen met Validata Support afdeling. Zij kunnen het telefoonnummer direct voor jou aanpassen, zodat jij je opnieuw kan aanmelden.

Veelal komen deze foutmeldingen voor wanneer je probeert in te loggen met de webbrowsers Internet Explorer of Edge. Wij raden je daarom aan om in te loggen via de webbrowser Google Chrome.

Wij bereiden de VOG aanvraag voor met onze partner Justis. Hierna ontvang jij een e-mail met een link en een code van Justis, waarmee je jouw aanvraag kunt indienen met jouw DigiD.

Ben jij niet in het bezit van een DigiD, dan sturen wij je een aanvraagformulier waarmee je een VOG kunt aanvragen bij het gemeentehuis bij jou in de buurt.

Voor een internationale equivalent van de VOG sturen wij je een e-mail met instructies.

Nadat je de VOG bij Justis hebt aangevraagd, ontvang je een bevestiging en tevens een tijdsindicatie wanneer jouw VOG afgegeven zal worden. Als hun schatting te lang is, kun je het beste direct contact opnemen met Justis en met hen overleggen. Validata kan namelijk niet inzien hoe lang het duurt voor jouw persoonlijke aanvraag klaar is.

Houd er rekening mee dat je de VOG per post ontvangt. Wanneer je deze hebt ontvangen, kan je een foto of scan hiervan uploaden in Validata’s applicatie.

Hiervoor log je in bij jouw account in onze online omgeving en kies je voor de screening check met de naam ‘VOG/CGC’. Je kan dan klikken op ‘actie vereist’ om de VOG vervolgens te uploaden.

Indien er geen status ‘actie vereist’ staat aangegeven of indien je meer adressen hebt vermeld dan dien je de screening check ‘VOG/CGC’ te selecteren en op het potlood icoon te klikken. Hier kan je voor ‘Ja’ kiezen om aan te geven dat het document aan alle eisen voldoet. Daarna verschijnt de mogelijkheid om het VOG document te uploaden.

Hiervoor log je in bij jouw account in onze online omgeving en kies je voor de rubriek ‘onderwijs’. Hier zie je de door jouw ingediende opleiding(en). Je kunt vervolgens kiezen voor ‘verder’ en ziet dan de mogelijkheid om jouw diploma te uploaden.

Op basis van jouw opgegeven werkervaring wordt de periode of periodes tussen jouw werkervaring automatisch ingevuld. Als je bijvoorbeeld aangeeft dat je van september 2013 tot september 2015 en van november 2015 tot heden in dienst was, zal er gevraagd worden naar het gat tussen de twee banen in oktober 2015. Komt deze periode niet overeen met de werkelijkheid? Dan kan het zijn dat de verkeerde datum is ingevuld. Controleer deze gegevens voordat je jouw screening indient.

Tijdens onze referentiecheck gaan wij na of je bij de door jouw opgegeven werkgever(s) hebt gewerkt. Wij controleren dit direct bij de bron, d.w.z. jouw vorige werkgever of organisatie. Daarom moet het e-mailadres van jouw referent de naam van de organisatie bevatten. Particuliere of algemene e-mailadressen zoals support@, servicedesk@, en customerservice@ zijn niet toegestaan.

Als je niemand meer kent bij de organisatie, kunt u de HR-afdeling voorleggen, aangezien zij ook jouw vorige werkervaring kunnen bevestigen.

Tijdens een controle van de werkervaring wordt jouw referent gevraagd de volgende vragen te bevestigen:

• Klopt de opgegeven werkgever?
• Klopt de opgegeven functie van de werknemer?
• Klopt de opgeven werkperiode (tot op de dag nauwkeurig)?

Daarnaast kan jouw (nieuwe) werkgever aanvullende vragen hebben gespecificeerd die hier aan worden toegevoegd. Neem contact op met onze Support afdeling om te vernemen of jouw (nieuwe) werkgever aanvullende vragen stelt tijdens het referentieverzoek.

Dit is een informatieve e-mail om jou op de hoogte te houden van het lopende screeningproces. Als je deze e-mail hebt ontvangen, betekent dit dat een of meer van jouw referenten niet hebben gereageerd op het referentieverzoek. Neem contact op met jouw referent en verzoek hem of haar zo snel mogelijk te reageren. Het is niet mogelijk om de contactgegevens van jouw referent(en) in dit stadium te wijzigen.

Een klok of “status in behandeling” wilt zeggen dat wij wachten op antwoord van een externe data leverancier of referent(en). Wanneer een klok of de “status in behandeling” verschijnt, is het bewerken van de desbetreffende screening check tijdelijk niet mogelijk.

Dit betekent dat we aanvullende vragen hebben over de informatie die je in de screening hebt verstrekt. Log in bij jouw account in onze online omgeving en bekijk de checks waar ‘actie vereist’ bij staat.

Als je deze herinneringen ontvangt, heb je misschien een screening check aangepast maar ben je vergeten de nieuwe informatie in te dienen. Heb je voor extra informatie toegevoegd? Klik dan op ‘indienen’ zodat we deze nieuwe gegevens kunnen meenemen in jouw screening. De herinneringen stoppen dan automatisch.

Omwille van bronverificatie worden referentieverzoeken alleen via email verwerkt. Als een referent na een aantal dagen niet reageert op de email met het referentieverzoek, gebruiken we het telefoonnummer enkel om de referent eraan te herinneren om te reageren op de email. Referentie vragen worden niet via de telefoon behandeld omwille van bronverificatie. Immers, bronverificatie kan niet worden bevestigd over de telefoon omdat we niet precies weten wie zich aan de andere kant van de lijn bevindt.

Je kunt de taalinstelling van uw screening eenvoudig zelf aanpassen. Dit doe je door in te loggen in uw screeningsaccount, je klikt vervolgens op ‘mijn gegevens’ in de linkerbovenhoek en je kunt vervolgens onder de knop ‘wijzigen’ de gewenste taal selecteren. Het komt namelijk wel eens voor dat je door de klant onder een verkeerde taal bent aangemeld of misschien heb je gewoon de voorkeur om de screening in een andere taal te doorlopen.

Zowel jij als jouw werkgever krijgen toegang tot het screeningsrapport binnen Validata’s online omgeving zodra de screening is afgerond. In dat geval ontvang je een e-mail dat je het rapport met de resultaten kan bekijken en downloaden vanuit de applicatie.

Bovendien krijg je via onze online omgeving inzicht in de tussentijdse status van de individuele checks.

Tijdens jouw screening verstrek je de gewenste informatie. Indien deze informatie niet 100% overeenkomt met de informatie van onze data leveranciers, verschijnt er een uitroepteken of vraagteken.

Een vraagteken betekent dat wij jouw gegevens niet met volledige zekerheid konden verifiëren. Een uitroepteken verwijst naar een belangrijk aandachtspunt voor jouw (toekomstige) werkgever. Dat wilt zeggen dat wij adviseren om dit te controleren en verder te bespreken. In de meeste gevallen gaat het om een kleine afwijking die eenvoudig kan worden verklaard.

Wij adviseren al onze opdrachtgevers om het screeningsrapport en eventuele afwijkingen met de kandidaat bespreekbaar te maken. Indien dit gesprek nog niet is gepland, kan je dit zelf initiëren.

Nee, wij doen dit voor jou. Jouw (toekomstige) werkgever ontvangt het screeningsrapport op hetzelfde moment als jij.

Ja. Het aanvragen van een VOG neemt veelal meer tijd in beslag dan de andere screening checks. Daarom stellen we een tussentijds rapport op zonder de VOG. Dit betekent dat alle onderdelen van de screening alvast inzichtelijk worden gemaakt voor jou en jouw (potentiële) werkgever.

Let op: Als er ‘in afwachting van verklaring omtrent gedrag’ bij jouw screening staat vermeld, dan is het screeningsrapport vrijgegeven. Er kunnen dan geen aanpassingen meer worden gedaan aan het tussentijdse rapport.

Helaas kunnen wij geen verdere aanpassingen doen die de resultaten van het screeningrapport zouden kunnen beïnvloeden. Daarom heropenen we geen afgeronde screenings. Het is belangrijk dat je alle gegevens controleert voordat je ze indient.