Tips voor het personeel screenen

Wat is het screenen van personeel?

Het screenen van personeel houdt in dat bepaalde gegevens van kandidaten en werknemers gecheckt worden voordat ze aangenomen worden of bepaalde nieuwe verantwoordelijkheden krijgen binnen een organisatie. Het doel hiervan is om, met meer integer personeel, een veiligere werkomgeving te creëren. In hoeverre kandidaten of personeel gescreend moeten worden hangt af van de sector, functie en het beleid van een bedrijf.

Employment screening kan worden onderverdeeld in twee varianten:

Pre-employment screening

• Bij pre-employment screening worden potentiële werknemers gecheckt voordat zij in dienst treden. Naast de gegevens die door de kandidaten zelf worden aangeleverd, zoals het ID, de werkervaring en diploma’s, worden gegevens omtrent persoonlijke financiële situatie of de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) direct of indirect opgevraagd bij de relevante instanties en registers.

In-employment screening

• Bij in-employment screening worden bestaande medewerkers gecheckt wanneer zij bijvoorbeeld overstappen naar een nieuwe functie en/of promotie maken. Hiernaast kan in-employment screening worden uitgevoerd als periodieke controle. Bijvoorbeeld als de wet- en regelgeving van een bepaalde sector dit verplicht of aanbeveelt.

Tips voor het screenen van personeel

Er is een aantal zaken waar je rekening mee moet houden wanneer je personeel gaat screenen. Validata is sinds 2009 specialist op het gebied van employment screening en adviseert om met de volgende zaken rekening te houden:

Bepaal wat je allemaal wilt weten van je personeel

De mate waarin je jouw personeel het beste kan screenen, hangt af van de functie of afdeling van de kandidaat of medewerker. Ook is er een groot verschil tussen pre-employment screening en in-employment screening.

Wat kun je screenen tijdens in-employment screening?

In dit geval zul je minder screenen dan wanneer je iemand laat screenen die in dienst treedt. Toch is  er een aantal zaken om periodiek te screenen:

• VOG: Het gedrag van jouw werknemers kan buiten werktijd veranderen. Wanneer dit relevant is voor het goed functioneren dan wil jij hier, als werkgever, van op de hoogte zijn. Voor sommige sectoren en functies is het wettelijk verplicht om deze periodiek te laten controleren. Denk aan beroepen waar met kwetsbare groepen wordt gewerkt.
• PEP, sanctielijsten, adverse media check: Door deze zaken periodiek te checken voorkom je specifieke risico’s, zoals mogelijke corruptie, fraude of andere illegale activiteiten.
• Certificaten check: Werknemers worden vaak aangenomen op basis van bepaalde kwalificaties en certificaten. Om er zeker van te zijn dat deze niet verlopen zijn of misschien helemaal niet behaald, is het heel belangrijk om deze gegevens te checken. Denk bijvoorbeeld aan de BIG-registratie in de zorg of het WFT in de financiële dienstverlening.

Bepaal wie de gegevens van je medewerkers gaat screenen

Het screenen van personeel is een ingewikkeld proces. Tevens kan het voor een HR-afdeling een ongemakkelijke taak zijn, aangezien zij de medewerkers vaak ook kennen. Daarom is het aan te raden om het screenen van personeel uit te besteden aan een bedrijf dat hierin gespecialiseerd is.

Door gebruik te maken van slimme software en een netwerk van (data)partners kan de screening veel sneller en beter worden uitgevoerd en bovendien wordt de HR-afdeling ontzorgd. Validata kan je helpen bij het screenen van personeel door middel van pre-employment screening of in-employment screening.

Meer over employment screening

Borg de informatie uit de screening in het personeelsdossier

Het is belangrijk om het resultaat en eventuele aanvullende informatie van de screeningen op te nemen in het personeelsdossier. Op deze manier is er altijd een actueel beeld van iedere werknemer. Sommige bedrijven hebben een employment screening software dat door een API koppeling met jouw HR systeem dit kan automatiseren.

Verwerk het screenen van personeel in je routine

Een reden om jouw personeel periodiek te screenen, is om eventuele verlopen documenten bij te houden. Zo is de VOG maar een bepaalde tijd geldig en hebben certificaten weer een andere geldigheidsduur. Wanneer jij jouw personeel standaard periodiek laat screenen, hoef jij zelf niet meer na te denken over wat en wanneer er gecheckt moet worden.