Spring naar content

Personeel screenen

Het screenen van (potentiële) werknemers versterkt het onderling vertrouwen binnen jouw organisatie en zorgt ervoor dat mogelijke risico’s boven water komen. Er is een onderscheid tussen het screenen van sollicitanten en het screenen van huidig personeel. In deze blog haken we in op de screening van personeel.

Download de whitepaper

Wat houdt het screenen van personeel precies in?

Een screening van medewerkers wordt ook wel een in-employment screening genoemd. Tijdens een personeelsscreening worden de gegevens van jouw huidig personeel geverifieerd en kijken we of er zaken zijn veranderd in de leef- of werkomgeving die een mogelijk effect hebben op zijn huidige of toekomstige prestaties.

Dit is veelal een aanvulling op pre-employment screening, de screening van sollicitanten bij indiensttreding. Na een verloop van tijd, zijn enkele resultaten van een pre-employment screening niet meer geldig. Het is daarom slim om pre- en in-employment screening te combineren.

Op deze pagina vertellen we je alles wat je moet weten over personeel screenen:

Waarom is het screenen van personeel nodig?

Er zijn verschillende motieven die ervoor pleiten om jouw personeel te screenen. Meestal is de aanleiding een promotie en/of verandering van functie, maar hieronder lichten we verschillende redenen toe:

  • Functiewisseling: In het geval dat een medewerker verandert van functie en/of promotie maakt, is het interessant om bepaalde persoonsgegevens te controleren. Zelfs wanneer er bij indiensttreding een screening is uitgevoerd, want bepaalde checks zijn namelijk momentopnamen en dienen na een tijdsspanne wederom uitgevoerd te worden. Denk bijvoorbeeld aan een controle op strafbare feiten middels een VOG-verklaring.
  • Wet- en regelgeving: In sommige sectoren gelden wettelijke verplichtingen met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van personeel. Financiële instellingen mogen een persoon bijvoorbeeld pas aanstellen in een integriteitsgevoelige functie, nadat zij een onderbouwde beoordeling hebben gemaakt van zijn betrouwbaarheid. Volgens het kamerstuk van voormalig minister van Financiën, Wopke Hoekstra, uit 2019, dienen banken tevens periodiek te controleren of bestaande medewerkers voorkomen op sanctielijsten en welke informatie zij raadplegen in klantsystemen.
  • Bedrijfsovername: Wanneer een ondernemer besluit om een bedrijf te kopen, kan het verstandig zijn om het zittend personeel te screenen zodat hij zeker weet wie er in dienst is. Daarnaast geeft het een duidelijk signaal dat integriteit en kwaliteit hoog in het vaandel staan.
  • Kwaliteitseisen: Een screening van personeel kan ook deel uitmaken van het beleid van een organisatie om kwaliteit te waarborgen. Denk dan aan een regeling met betrekking tot nevenfuncties en belangenverstrengeling. Verder gelden er ook vereisten vanuit wet- en regelgeving. Zo moet een zorgverlener zijn BIG-registratie elke vijf jaar verlengen door aan te tonen dat hij aan de gestelde eisen voldoet.
Whitepaper
Download de voorwaarden voor succesvolle in-employment screening
Whitepaper
Download de voorwaarden voor succesvolle in-employment screening
Succesvolle in-employment screening

AVG compliant personeel screenen

De AVG verwijst naar de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat Valluga voldoet aan de vereisten van de AVG. Validata verwerkt bepaalde persoonsgegevens op basis van de instructies van de opdrachtgever, die verwerkingsverantwoordelijke is.

Desalniettemin heeft Validata als verwerker ook verplichtingen onder de AVG. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Verwerkersovereenkomsten: die dienen getekend te zijn met iedere opdrachtgever. Hierin wordt onder andere de grondslag van de verwerkingsverantwoordelijke benoemd.
  • Transparantie: Een bedrijf moet duidelijk informeren over welke persoonsgegevens worden verzameld, waarom ze deze verzamelen en hoe ze hiermee omgaan.
  • Dataminimalisatie: Alleen de gegevens die nodig zijn om een bepaald doel te behalen, mogen worden verzameld.
  • Datalekken: Datalekken dienen zo spoedig mogelijk gemeld te worden aan de verwerkingsverantwoordelijke.

Gezien de aard van de werkzaamheden heeft Validata een eigen Privacy Counsel, een aparte Data Protection Officer (DPO) en ook een verwerkingsregister.

Ondanks krappe arbeidsmarkt blijft aantal screenings van werknemers gestaag stijgen

Is het screenen van personeel verplicht?

In veel gevallen is het niet verplicht om als werkgever al jouw personeel te screenen. Er zijn echter een paar gevallen waarin het in Nederland wettelijk verplicht is. Dit zijn meestal functies met een hoog risico voor een bedrijf, zoals functies in de financiële sector, waar vertrouwelijke informatie wordt behandeld.

De verplichting van de wet is vaak niet de reden waarom werkgevers employment screening uitvoeren. Het screenen van werknemers gaat over het creëren van sterke teams op basis van integriteit en transparantie. Hierdoor wordt er een veilige omgeving gecreëerd waarin zowel de mensen als de organisatie zich duurzaam kunnen blijven ontwikkelen.

Voorbeeld procedure voor het screenen van personeel

Hoe kan Validata helpen bij het screenen van huidig personeel?

Het screenen van personeel kan onwennig aanvoelen voor een werkgever, dit personeel is immers al aangenomen en momenteel werkzaam. Er moet een zorgvuldige afweging worden gemaakt tussen de privacy van collega’s en het belang van de organisatie. Het is ook goed om te beseffen dat het screenen van bestaand personeel op interne weerstand kan stuiten. Validata is er om je hierbij te helpen en iedereen aan boord te krijgen. Een screeningsbeleid en heldere communicatie kunnen in dit geval bijvoorbeeld bijdragen aan het creëren van meer draagvlak.

Bekijk screeningsrapport

Personeel screenen via Validata

Voor de aanvraag van een in-employment screening, hoef je enkel de naam en contactgegevens van een medewerker in te dienen. Vervolgens neemt Validata het screeningsproces voor jouw organisatie uit handen en benadert Validata de werknemer. Wij vragen de medewerker om de relevante informatie op te geven, daarna starten we het verificatieproces met behulp van onze data partners. Zodra de screening is afgerond, ontvangen beide werkgever en werknemer het screeningsrapport met de resultaten. Zo zorgt Validata voor een snel, eenvoudig en transparant proces voor beide partijen.

Lees meer over in-employment screening

Validata’s software voor het screenen van personeel

Validata heeft een software ontwikkeld waarmee organisaties ondersteund worden in zowel eenmalige als periodieke screening van personeel.

Lees meer over onze screeningssoftware

Transparant voor werkgever én werknemer

De resultaten van de screening worden gelijktijdig inzichtelijk gemaakt voor werkgever en werknemer. Hiermee proberen we zo transparant en eerlijk mogelijk te communiceren.

AVG-proof

De veiligheid van onze software is misschien wel de belangrijkste randvoorwaarde voor ons bestaan. Validata hanteert dan ook strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen. Bovendien heeft Validata een DPO in dienst die toezicht houdt op de naleving van privacy wet- en regelgeving.

Altijd en overal toegang

Onze software is ontworpen voor mobiel gebruik. Zo krijgen werknemers de vrijheid om hun screening te doorlopen waar en wanneer het hen uitkomt. Tevens komt deze flexibiliteit de doorlooptijd ten goede.

Organisaties die hun huidig personeel screenen  met Validata

Wil jij ook jouw personeel screenen met de screeningssoftware van Validata?

Validata helpt je graag bij het bouwen aan een betrouwbaar team door het screenen van personeel. Wij vertellen je graag meer over onze software. Plan hier een vrijblijvende demo in!

Plan een demo

Veelgestelde vragen over het screenen van personeel

Waar op letten bij het screenen van personeel?

Bepaal van te voren wat je allemaal wilt weten van je personeel, bepaal wie de gegevens van je medewerkers gaat screenen, borg de informatie uit de screening in het personeelsdossier.

Lees in deze blog meer over tips voor het personeel screenen.

Is het screenen van personeel AVG proof?

Het screenen van personeel is AVG proof als dit op de juiste manier wordt uitgevoerd. Zo moet het proces transparant zijn, heb je van te voren toestemming nodig, moet je je houden aan bewaartermijnen en nog veel meer.

Lees hier meer over de AVG.

Hoe communiceer je het screenen van personeel binnen je organisatie?

Door goed te communiceren met jouw personeel zorg je ervoor dat het proces transparant is.

  • Stel een beleid op: Door een beleid op te stellen en deze te delen, weet elke medewerker wat zij kunnen verwachten en worden zij op een juiste manier vooraf geïnformeerd.
  • Vragen en feedback: Sta open voor vragen en feedback van jouw personeel. Zo creëer je direct een veiligere werkomgeving.
  • Wees open en eerlijk: Zo voelt iedereen zich comfortabel en heeft iedereen vertrouwen in het proces.
Ik wil juist sollicitanten screenen, waar moet ik dan op letten?

Waar je op moet letten bij het screenen van sollicitanten hangt af van de sector en functie. In sommige sectoren zijn bepaalde screenings wettelijk verplicht. Denk bijvoorbeeld aan de zorg sector, waar de vergewisplicht het verplicht stelt dat de BIG-registratie van zorgverleners gecheckt moet worden.

Lees hier meer over waar je allemaal op moet letten bij het screenen van sollicitanten.

This site is registered on wpml.org as a development site.
Kies de regio waarin je je bevindt: