Menu

Personeel screenen

Het screenen van (potentiële) werknemers versterkt het onderling vertrouwen binnen jouw organisatie en zorgt ervoor dat mogelijke risico’s boven water komen. Er is een onderscheid tussen het screenen van sollicitanten en het screenen van huidig personeel. In deze blog haken we in op de screening van personeel.

Wat is een personeelsscreening?

Een screening van medewerkers wordt ook wel een in-employment screening genoemd. Tijdens een personeelsscreening worden de gegevens van jouw huidig personeel geverifieerd en kijken we of er zaken zijn veranderd in de leef- of werkomgeving die een mogelijk effect hebben op zijn huidige of toekomstige prestaties.

Dit is veelal een aanvulling op pre-employment screening, de screening van sollicitanten bij indiensttreding. Na een verloop van tijd, zijn enkele resultaten van een pre-employment screening niet meer geldig. Het is daarom slim om pre- en in-employment screening te combineren.

Waarom zou je huidig personeel screenen?

Er zijn verschillende motieven die ervoor pleiten om jouw personeel te screenen. Meestal is de aanleiding een promotie en/of verandering van functie, maar hieronder lichten we verschillende redenen toe:

  • Functiewisseling: In het geval dat een medewerker verandert van functie en/of promotie maakt, is het interessant om bepaalde persoonsgegevens te controleren. Zelfs wanneer er bij indiensttreding een screening is uitgevoerd, want bepaalde checks zijn namelijk momentopnamen en dienen na een tijdsspanne wederom uitgevoerd te worden. Denk bijvoorbeeld aan een controle op strafbare feiten middels een VOG-verklaring.
  • Wet- en regelgeving: In sommige sectoren gelden wettelijke verplichtingen met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van personeel. Financiële instellingen mogen een persoon bijvoorbeeld pas aanstellen in een integriteitsgevoelige functie, nadat zij een onderbouwde beoordeling hebben gemaakt van zijn betrouwbaarheid. Volgens het kamerstuk van voormalig minister van Financiën, Wopke Hoekstra, uit 2019, dienen banken tevens periodiek te controleren of bestaande medewerkers voorkomen op sanctielijsten en welke informatie zij raadplegen in klantsystemen.
  • Bedrijfsovername: Wanneer een ondernemer besluit om een bedrijf te kopen, kan het verstandig zijn om het zittend personeel te screenen zodat hij zeker weet wie er in dienst is. Daarnaast geeft het een duidelijk signaal dat integriteit en kwaliteit hoog in het vaandel staan.
  • Kwaliteitseisen: Een screening van personeel kan ook deel uitmaken van het beleid van een organisatie om kwaliteit te waarborgen. Denk dan aan een regeling met betrekking tot nevenfuncties en belangenverstrengeling. Verder gelden er ook vereisten vanuit wet- en regelgeving. Zo moet een zorgverlener zijn BIG-registratie elke vijf jaar verlengen door aan te tonen dat hij aan de gestelde eisen voldoet.

Waar moet je op letten bij het screenen van personeel?

Wanneer jouw organisatie al gebruik maakt van pre-employment screening, zal de daaropvolgende in-employment screening automatisch uit minder onderdelen bestaan. Tijdens de screening van werknemers worden checks uitgevoerd die dienen als momentopname en dus aan verandering onderhevig zijn. Denk hierbij aan een VOG-check, integriteitsverklaring en een kredietwaardigheidscheck.

De voorwaarden van succesvolle in-employment screening

Steeds vaker wordt ook in-employment screening – het screenen van bestaande medewerkers – toegepast. In onze whitepaper gaan we onder andere verder in op vragen als wat is in-employment screening precies en waarom een combinatie van pre- en -in employment screening?

Download de whitepaper

Hoe kan Validata helpen bij het screenen van huidig personeel?

Het screenen van personeel kan onwennig aanvoelen voor een werkgever, dit personeel is immers al aangenomen en momenteel werkzaam. Er moet een zorgvuldige afweging worden gemaakt tussen de privacy van collega’s en het belang van de organisatie. Het is ook goed om te beseffen dat het screenen van bestaand personeel op interne weerstand kan stuiten. Validata is er om je hierbij te helpen en iedereen aan boord te krijgen. Een screeningsbeleid en heldere communicatie kunnen in dit geval bijvoorbeeld bijdragen aan het creëren van meer draagvlak.

Validata’s software voor het screenen van personeel

Validata heeft een software ontwikkeld waarmee organisaties ondersteund worden in zowel eenmalige als periodieke screening van personeel.

  • Snel en efficiënt: Onze software maakt het screeningsproces snel en efficiënt door een gebruiksvriendelijk design.
  • Transparant voor werkgever en werknemer: De resultaten van de screening worden gelijktijdig inzichtelijk gemaakt voor zowel de werkgever als de werknemer. Hiermee proberen we een zo transparant en eerlijk mogelijk proces te bieden.
  • AVG-proof: De veiligheid van onze software is misschien wel de belangrijkste randvoorwaarde voor ons bestaan. Validata hanteert dan ook strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen. Bovendien heeft Validata een DPO in dienst die ervoor zorgt dat onze dienstverlening en daarmee jouw screenings altijd voldoen aan de richtlijnen van de AVG.
  • Altijd en overal toegang: De software is ontworpen voor mobiel gebruik. Zo krijgen werknemers meer vrijheid om de screening te doorlopen waar en wanneer het hen uitkomt. Deze flexibiliteit komt de doorlooptijd ten goede.
  • Integratie met andere software: Middels onze API is het mogelijk om employment screening te integreren in jouw bestaande workflow en daarmee rapporten en gegevens te verzamelen binnen jouw bestaande ATS-/HR-tool, op één centrale plek.

De slimme combinatie van sollicitanten en huidig personeel screenen

Doorgaans screenen organisaties hun sollicitanten bij indiensttreding om zeker te zijn van wie zij aannemen. Aanvullend kunnen zij een personeelsscreening uitvoeren voor hun huidige werknemers. Na een tijdspanne van een aantal jaren kan er een hoop veranderen in iemand zijn leef- en werkomgeving. Het is dan interessant om bepaalde checks opnieuw uit te voeren.

De combinatie van de screenings versterkt het onderling vertrouwen. Hoe sterker dit vertrouwen, hoe lager de kans op onnodige risico’s.

Organisaties die hun personeel in dienst laten screenen