Menu

Identiteitsfraude,
het misbruiken
van persoonsgegevens

Identiteitsfraude komt steeds vaker voor, zeker nu we meer online werken, winkelen en communiceren. Hoe zorg je er dan voor dat identiteitsgegevens veilig zijn?

Wat is identiteitsfraude onder werknemers?

Identiteitsfraude komt bij verschillende vormen van criminaliteit voor. In de regel betekent identiteitsfraude dat er met gestolen identiteitsgegevens of vervalste identiteitspapieren strafbare feiten worden gepleegd. Zo is het verboden om te werken met een geleend of een vals identiteitsdocument. Binnen een organisatie zou een medewerker bijvoorbeeld fraude kunnen plegen op naam van iemand anders door een identiteit te vervalsen of stelen. Anderzijds kan een medewerker zijn identiteit, en wellicht strafrechtelijk verleden, verbergen met valse identiteitsgegevens.

Daarnaast dient een werkgever rekening te houden met illegale arbeid, het laten werken van buitenlandse werknemers zonder geldig verblijfsdocument en werkvergunning. Een werkgever die een buitenlandse werknemer zonder vereiste tewerkstellingsvergunning (TWV) of gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) voor zich laat werken, riskeert een boete.

Wie mag er welke identiteitsgegevens verwerken?

Vandaag de dag wordt men er vaak op gewezen dat identiteitsgegevens niet zomaar gedeeld mogen worden. Helaas gebeurt dit nog (te) vaak. Wanneer er bijvoorbeeld een kopie van een paspoort wordt gevraagd voor bepaalde transacties, twijfelt men vaak niet aan de noodzaak van dit verzoek. Maar niet iedere organisatie mag zomaar vragen om zulke identiteitsgegevens. Als de identiteit op een andere, minder ingrijpende manier kan worden vastgesteld, moet daarvoor worden gekozen.

Soms wordt er ter identificatie of legitimatie om een identiteitsbewijs gevraagd. Denk bijvoorbeeld aan het afhalen van een pakketje. In dat geval is het tonen van een identiteitsbewijs, bijvoorbeeld een geldig paspoort of rijbewijs, voldoende en mag er geen kopie worden gemaakt. Het vragen om een volledige kopie van het identiteitsbewijs is alleen toegestaan wanneer daar een wettelijke verplichting voor is, omdat zo’n kopie alle belangrijke persoonsgegevens bevat. Organisaties met zo’n wettelijke verplichting zijn bijvoorbeeld overheden, financiële instellingen, notarissen, levensverzekeraars en werkgevers. Zij hebben echter wel een informatieplicht, wat betekent dat zij moeten aangeven welke gegevens zij gebruiken en met welk doel.

Daarnaast zijn er organisaties met een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens van een identiteitsdocument over te nemen. Dan is een volledige kopie niet nodig en volstaat het noteren van het soort identiteitsbewijs en het daarbij behorende nummer. Organisaties die beperkte identiteitsgegevens mogen vragen zijn bijvoorbeeld zorgverleners, onderwijsinstellingen, maar ook hotels.

Identificatieplicht voor (nieuwe) medewerkers

De ‘Wet op de identificatieplicht’ geeft aan dat iedereen in Nederland van veertien jaar en ouder zich moet kunnen legitimeren met een geldig identiteitsbewijs, wanneer bevoegd gezag daarom vraagt. Ook op de werkplek geldt deze identificatieplicht voor nationale en internationale medewerkers. Deze identificatieplicht bestaat uit drie onderdelen:

  • Verificatieplicht: Nog voordat de arbeidsovereenkomst wordt getekend, moet de identiteit van de nieuwe medewerker worden vastgesteld. Bijvoorbeeld door het opvragen en verifiëren van een identiteitsdocument.
  • Bewaarplicht: De kopie van dit identiteitsdocument moet vervolgens worden opgenomen in de personeelsadministratie, waar deze tot minimaal vijf jaar na uitdiensttreding van de medewerker wordt bewaard.
  • Zorgplicht: Medewerkers moeten zich bij een eventuele inspectie kunnen identificeren. Dit betekent dat zij op de werkplek altijd een geldig identiteitsdocument bij zich moeten dragen.

Let op! De verificatie- en zorgplicht gelden ook wanneer er gebruik wordt gemaakt van tijdelijk personeel, zoals uitzendkrachten.

Als organisatie is het van belang om te weten wie je binnenhaalt en behoudt. Een ID-check – waarbij een scan of foto van het identiteitsdocument wordt opgevraagd, om vervolgens op authenticiteit en geldigheid te worden geverifieerd – is vaak de eerste stap.

Verificatieplicht belangrijk onderdeel van identificatieplicht

Om als organisatie kwaliteit en integriteit te kunnen garanderen, moet je weten wie je aanneemt. Een goede zaak dus, dat de verificatieplicht al geldt voordat een nieuwe medewerker in dienst treedt. Deze verificatieplicht bestaat uit twee onderdelen:

  • Het checken van het identificatiedocument: Elk document heeft specifieke echtheidskenmerken die kunnen worden geverifieerd.
  • Het checken van de nieuwe medewerker: Hierbij wordt nagegaan of het identiteitsdocument overeenkomt met de medewerker zelf. Zo kan de pasfoto op gelijkenissen worden beoordeeld, maar ook de opgegeven fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd. Vervolgens kunnen de nationaliteit en handtekening worden gecheckt.

Identiteitsfraude voorkomen met employment screening

Voor recruitment- en HR-afdelingen kan het opvragen, controleren en correct opslaan van een identiteitsdocument een tijdrovend proces zijn. Kostbare tijd, die zij beter kunnen gebruiken om zich te richten op hun core business. Het is dan ook niet meer dan logisch dat de ID-check het meest uitgevoerde onderdeel is binnen de screeningsprofielen die Validata aanbiedt.

Snelle samenwerking met data partner Mitek

Na het uploaden van het identiteitsdocument in Validata’s omgeving, wordt de foto gedeeld met Mitek; internationaal marktleider op het gebied van software oplossingen voor digitale identificatie. Mitek checkt het document op authenticiteit en geldigheid. Ook wordt het VIS-register (Verificatie Identificatie Systeem) geraadpleegd, om te zien of het document als gestolen of vermist is opgegeven.