Menu

Alles over pre-employment screening (PES)

Pre-employment screening, ook wel een PES screening genoemd, is een belangrijk instrument voor het verifiëren van relevante gegevens voordat een sollicitant in dienst treedt.

Pre-employment screening, wat is dat?

Pre-employment screening is het verifiëren van relevante gegevens van een potentiële medewerker die betrekking hebben tot de uitoefening van de functie van de kandidaat. Zo heb je zekerheid over de gegevens die de kandidaat heeft aangeleverd en kan je beter geïnformeerde wervingsbeslissing maken gebaseerd op feiten. Ga je verder met de potentiële medewerker?

Op deze pagina vertellen we je alles wat je moet weten over pre-employment screening:

Waarom pre-employment screening?

  • Risicomanagement: Vooraf investeren in het screenen van sollicitanten, biedt op lange termijn grote toegevoegde waarde. Door hun relevante persoonsgegevens objectief te checken, weet jij zeker wie je aanneemt en komen mogelijke risico’s boven water.
  • Mis-hire, of ook wel bad hire: In de huidige arbeidsmarkt is het vaak snel schakelen om als winnaar uit de strijd te komen, maar misschien heb je de andere kant van de medaille ook al eens meegemaakt. Een medewerker die feilloos door het sollicitatiegesprek kwam, maar in werkelijkheid de kantjes er vanaf loopt. Dit wil je te allen tijde voorkomen.
  • Kwaliteitsmanagement: Sollicitatiegesprekken blijven het belangrijkste middel om een indruk te krijgen of een kandidaat goed binnen jouw bedrijfscultuur zou passen, maar door screening toe te voegen aan het wervingsproces, zorg je dat de kwaliteit en integriteit binnen jouw organisatie gewaarborgd blijven.
  • (Toenemende) Wet- en regelgeving: De wet- en regelgeving rondom (het aannemen van) personeel neemt vluchtig toe. Het kan een complex proces zijn om hier aan te voldoen, zeker omdat je de focus op jouw core business niet wilt verliezen. Het uitbesteden aan een professionele screeningspartij betekent dat jij altijd voldoet aan relevante wet- en regelgeving en een partij inschakelt die hier ervaring mee heeft.
  • Werken op afstand: Sinds thuiswerken steeds gebruikelijker is geworden, is ook de manier waarop organisaties nieuwe medewerkers kiezen veranderd. Veel recruitment- en onboardingprocessen zijn gedigitaliseerd en verlopen dus online. Het blijft daarbij van belang dat de juiste kandidaten voor een functie worden gekozen. Middels screening neem je in ieder geval grondige voorzorgsmaatregelen.
  • Internationalisering: Wanneer je als bedrijf besluit om internationaal uit te breiden, heb je automatisch te maken met verschillende vestigingslanden, andere wet- en regelgeving, culturen en persoonsgegevens. Screening is dan een geschikt middel om een uniform beleid uit te dragen omtrent integriteit en kwaliteit.

Voorbeeld pre-employment screening procedure

Stap 1: Log in
Vul de persoonlijke gebruikersnaam en het wachtwoord in.
Stap 2: Kies een screeningsprofiel
Selecteer het juiste screeningsprofiel voor de kandidaat.
Stap 3: Vul de gegevens van de kandidaat in
Er wordt gevraagd naar de naam, het e-mailadres en het mobiele telefoonnummer van de kandidaat.
Stap 4: Kandidaat verstrekt informatie
De kandidaat ontvangt een e-mail met inloggegevens en doorloopt de screening.
Stap 5: Screening wordt verwerkt
Validata verifieert de opgegeven informatie van de kandidaat via data partners.
Stap 6: Screening is afgerond
Wanneer de screening is afgerond, ontvangen zowel de kandidaat als de opdrachtgever een bericht dat het screeningsrapport kan worden gedownload.

Pre-employment screening software van Validata

Validata heeft een software ontwikkeld voor pre-employment screening die zorgt voor een efficient proces waarbij gegevens altijd veilig zijn.

  • Snel en efficiënt: Onze software maakt het screeningsproces snel en efficiënt door een gebruiksvriendelijk design.
  • Transparant voor werkgever en kandidaat: De resultaten van de screening worden gelijktijdig inzichtelijk gemaakt voor zowel de werkgever als de kandidaat. Hiermee proberen we een zo transparant en eerlijk mogelijk proces te bieden.
  • AVG-proof: De veiligheid van onze software is misschien wel de belangrijkste randvoorwaarde voor ons bestaan. Validata hanteert dan ook strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen. Bovendien heeft Validata een DPO in dienst die ervoor zorgt dat onze dienstverlening en daarmee jouw screenings altijd voldoen aan de richtlijnen van de AVG.
  • Altijd en overal toegang: De software is ontworpen voor mobiel gebruik. Zo krijgen kandidaten meer vrijheid om de screening te doorlopen waar en wanneer het hen uitkomt. Deze flexibiliteit komt de doorlooptijd ten goede.
  • Integratie met andere software: Middels onze API is het mogelijk om employment screening te integreren in jouw bestaande workflow en daarmee rapporten en gegevens te verzamelen binnen jouw bestaande ATS-/HR-tool, op één centrale plek.

Voorbeeld
pre-employment screeningsrapport

Zodra alle gegevens van de kandidaat zijn geverifieerd, levert Validata een screeningsrapport met daarin de resultaten. Op dat moment worden beide werkgever en kandidaat op de hoogte gesteld dat het direct gedownload kan worden vanuit onze beveiligde applicatie. Hierin worden de objectieve bevindingen per screening check gepresenteerd.

Download een voorbeeld screeningsrapport
Voorbeeld pre-employment screeningsrapport

Onderdelen van een pre-employment screening

De onderdelen van een pre-employment screening verschillen per sector en hangen af van de functie die een kandidaat zal gaan bekleden. Een retail medewerker dient minder uitgebreid gescreend te worden dan de directeur van een financiële instelling.

Een aantal onderdelen die Validata doorgaans opneemt in een pre-employment screening zijn bijvoorbeeld:

Daarnaast kan de pre-employment screening, afhankelijk van de sector en functie, worden uitgebreid met andere onderdelen. Wij denken graag met je mee zodat er altijd een screeningsprofiel is dat aansluit bij de behoefte van jouw organisatie.

Een negatieve pre-employment screening?

Een (potentiële) medewerker heeft een screening doorlopen en er is vervolgens een screeningsrapport opgesteld. De resultaten die hierin staan gepresenteerd zijn volledig objectief, dat wilt zeggen dat Validata hier geen oordeel over velt. Wij verifiëren enkel de gegevens die de kandidaat in onze applicatie heeft opgegeven.

In het geval dat onze data partners opmerken dat deze gegevens niet juist zijn, wordt er een afwijking geplaatst in het screeningsrapport. Dit kan erop duiden dat de pre-employment screening negatief is, maar dit hoeft niet zo zwart-wit te zijn. Er is ook sprake van een afwijking bij onopzettelijke fouten, zoals de datum van in- of uitdiensttreding die niet exact overeenkomt. Dit heeft geen nadelige gevolgen voor het vervullen van een functie en daarom adviseren wij de werkgever altijd om het CV van de kandidaat te vergelijken met de gegevens die de kandidaat bij ons heeft opgegeven en mogelijke afwijkingen bespreekbaar te maken. Zodoende kan de kandidaat een toelichting geven.

Veelgestelde vragen over pre-employment screening

• Wat houdt een screening in?

Een pre-employment screening houdt in dat je bepaalde gegevens vaneen potentiële medewerker verifieert voordat ze bij je in dienst treden. Deze gegevens moeten betrekking hebben tot de uitoefening van de functie van de sollicitant. Denk bijvoorbeeld aan het checken van een BIG-registratie van een zorgverlener.

• Hoe lang duurt PES screening via Validata?

Een PES screening via Validata duurt in Nederland gemiddeld 5 werkdagen. Dit is zonder de VOG-check en de verificatie van buitenlandse diploma’s, aangezien wij hiervoor afhankelijk zijn van de doorlooptijd bij onze data partners.

• Hoe krijg je een PES verklaring?

Wanneer je als kandidaat een screening hebt doorlopen, ontvang je jouw screeningsrapport met de resultaten. Hierin staan de objectieve bevindingen per screening check.

 

Tevens bieden wij de optie voor ZZP’ers en zelfstandig professionals om een screeningsrapport voor zichzelf aan te vragen. Verzoekt jouw nieuwe werkgever om je te laten screenen? Meld je hier gemakkelijk aan via één van de profielen.