Spring naar content

Alles over in-employment screening

Situaties in iemand zijn leef- en werkomgeving veranderen voortdurend. In-employment screening brengt de potentiële risico’s hiervan in kaart.

Download de whitepaper

In-employment screening, wat is dat?

In-employment screening betreft het verifiëren van relevante gegevens van huidig personeel. Een verandering in de situatie van een medewerker kan mogelijk effect hebben op zijn huidige of toekomstige prestaties. In-employment screening zorgt ervoor dat een werkgever op de hoogte is van deze risico’s.

We vertellen je alles wat je moet weten over in-employment screening:

Waarom in-employment screening?

  • Wet- en regelgeving: In sommige sectoren gelden wettelijke verplichtingen met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van personeel. Financiële instellingen mogen een persoon bijvoorbeeld pas aanstellen in een integriteitsgevoelige functie, nadat zij een onderbouwde beoordeling hebben gemaakt van zijn betrouwbaarheid. Volgens het kamerstuk van voormalig minister van Financiën, Wopke Hoekstra, uit 2019, dienen banken tevens periodiek te controleren of bestaande medewerkers voorkomen op sanctielijsten en welke informatie zij raadplegen in klantsystemen.
  • Functiewisseling: In het geval dat een medewerker verandert van functie en/of promotie maakt, is het interessant om bepaalde persoonsgegevens opnieuw te controleren. Sommige screening checks zijn momentopnamen en dienen na een tijdsspanne wederom uitgevoerd te worden. Denk bijvoorbeeld aan een controle op strafbare feiten middels een VOG-verklaring.
  • Bedrijfsovername: Wanneer een ondernemer besluit om een bedrijf te kopen, kan het verstandig zijn om het zittend personeel te screenen zodat hij zeker weet wie er in dienst is. Daarnaast geeft het een duidelijk signaal dat integriteit en kwaliteit hoog in het vaandel staan.
  • Kwaliteitseisen: In-employment screening kan ook deel uitmaken van het beleid van een organisatie om kwaliteit te waarborgen. Denk dan aan een regeling met betrekking tot nevenfuncties en belangenverstrengeling. Verder gelden er ook vereisten vanuit wet- en regelgeving. Zo moet een zorgverlener zijn BIG-registratie elke vijf jaar verlengen door aan te tonen dat hij aan de gestelde eisen voldoet.

Validata’s in-employment screening services

In-employment screening kan onwennig aanvoelen voor een werkgever en soms weerstand opwekken onder werknemers. Dit personeel is immers al aangenomen en momenteel werkzaam. Echter, staat een in-employment screening niet gelijk aan een gebrek aan vertrouwen, maar het is juist een middel om het onderling vertrouwen te versterken. Hoe sterker dit vertrouwen, hoe lager de kans op onnodige risico’s. Een screeningsbeleid en heldere communicatie kunnen in dit geval bijdragen aan het creëren van meer draagvlak. Validata is er om je hierbij te helpen en iedereen aan boord te krijgen.

Meer over in-employment screening

 

Alles over in-employment screening

Twee vormen van in-employment screening

In-employment screening kan een eenmalige of periodieke controle zijn:

1. Eenmalige in-employment screening

Een organisatie kan ervoor kiezen om haar zittend personeel te screenen met als doel de integriteit en kwaliteit te waarborgen. Daarnaast kan er bijvoorbeeld gekozen worden voor een eenmalige screening wanneer een werknemer wisselt van functie of promotie maakt en meer verantwoordelijkheden krijgt.

2. Periodieke in-employment screening

Anderzijds is het ook mogelijk om personeel periodiek te laten screenen. Een aannemelijke reden hiervoor is risico- of kwaliteitsmanagement, maar voor sommige organisaties is een periodieke screening verplicht door sector gebonden wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan het Wft die financieel adviseurs verplicht stelt in het bezit te zijn van een Wft diploma. Dit document verloopt na een periode en dient daarom verlengt en opnieuw geverifieerd te worden.

Validata’s in-employment screening software

Validata heeft een software ontwikkeld die organisaties ondersteund bij zowel eenmalige als periodieke in-employment screenings.

Valluga
Snel en efficiënt

Onze software maakt het screeningsproces snel en efficiënt door een gebruiksvriendelijk design.

Transparant voor werkgever en werknemer

De resultaten van de screening worden gelijktijdig inzichtelijk gemaakt voor zowel de werkgever als de werknemer. Hiermee proberen we een zo transparant en eerlijk mogelijk proces te bieden.

AVG-proof

De veiligheid van onze software is misschien wel de belangrijkste randvoorwaarde voor ons bestaan. Validata hanteert dan ook strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen. Bovendien heeft Validata een DPO in dienst die ervoor zorgt dat onze dienstverlening en daarmee jouw screenings altijd voldoen aan de richtlijnen van de AVG.

Altijd en overal toegang

De software is ontworpen voor mobiel gebruik. Zo krijgen werknemers meer vrijheid om de screening te doorlopen waar en wanneer het hen uitkomt. Deze flexibiliteit komt de doorlooptijd ten goede.

Integratie met andere software

Middels onze API is het mogelijk om employment screening te integreren in jouw bestaande workflow en daarmee rapporten en gegevens te verzamelen binnen jouw bestaande ATS-/HR-tool, op één centrale plek.

Onderdelen van een in-employment screening

In-employment screening is veelal een aanvulling op pre-employment screening. De onderdelen waar organisaties hun huidig personeel op screenen, verschillen dan ook van de onderdelen die bij indiensttreding worden opgevraagd. Het is niet nodig om bepaalde screening checks te herhalen, omdat deze gegevens niet aan verandering onderhevig zijn. Denk aan de referentiecheck, waarbij voorafgaande werkervaring feitelijk wordt geverifieerd.

Daarnaast heeft de sector invloed op de onderdelen van een in-employment screening. Zo dient een zorgverlener zijn BIG-registratie periodiek te verlengen en is een BIG-check daarom goed op zijn plek binnen een in-employment screening voor de zorg. Andere voorbeelden zijn de kredietwaardigheidscheck en PEP check, Sanctielijst en Adverse media check voor de financiële dienstverlening.

Een aantal generieke onderdelen die Validata doorgaans opneemt in een in-employment screening zijn:

Daarnaast kan de in-employment screening, afhankelijk van de sector en functie, worden uitgebreid met andere onderdelen. Wij denken graag met je mee zodat er altijd een screeningsprofiel is dat aansluit bij de behoefte van jouw organisatie.

Neem contact op

In-employment screening en de AVG

Tijdens een in-employment screening worden er specifieke persoonsgegevens opgevraagd en gecheckt. Daarbij kan het ook voorkomen dat er gegevens van de pre-employment screening, bij indiensttreding, zijn opgeslagen ter toekomstige referentie. De AVG verplicht bedrijven om bewuster om te gaan met de manier waarop zij gegevens verwerken en opslaan. Privacy en screening zijn daarmee onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Beveiligde software

Voor de ontwikkeling van onze beveiligde omgeving hebben wij technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking.

Data Protection Officer (DPO) tot beschikking

Validata heeft een toegewijde DPO in dienst die advies geeft over de correcte verwerking van persoonsgegevens en ervoor zorgt dat wij voldoen aan alle (inter)nationale privacy wet- en regelgeving.

ISO gecertificeerd

Validata is ISO-gecertificeerd (2700 & 9001). Dit staat garant voor hoogwaardige kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging.

De combinatie van pre- en in-employment screening

Na indiensttreding kunnen veranderingen plaatsvinden en kunnen zich situaties voordoen waar een medewerker, maar ook zeker de werkgever, geen rekening mee heeft gehouden. Echter kunnen deze situaties een verhoogd risico met zich meebrengen voor een organisatie. Hoe manage jij eventuele risico’s als gevolg van veranderingen of onverwachtse situaties?

Na een verloop van tijd, zijn enkele resultaten van een pre-employment screening niet meer geldig. Het is daarom slim om pre- en in-employment screening te combineren. Wanneer jouw organisatie al gebruik maakt van pre-employment screening, de daaropvolgende in-employment screening automatisch uit minder onderdelen bestaan.

Meer over pre-employment screening

Alles over pre-employment screening (PES)
This site is registered on wpml.org as a development site.
Kies de regio waarin je je bevindt: