Menu

Alles over
in-employment
screening

Situaties in iemand zijn leef- en werkomgeving veranderen voortdurend. In-employment screening brengt de potentiële risico’s hiervan in kaart.

In-employment screening, wat is dat?

In-employment screening betreft het verifiëren van relevante gegevens van huidig personeel. Een verandering in de situatie van een medewerker kan mogelijk effect hebben op zijn huidige of toekomstige prestaties. In-employment screening zorgt ervoor dat een werkgever op de hoogte is van deze risico’s.

We vertellen je alles wat je moet weten over in-employment screening:

Waarom in-employment screening?

  • Wet- en regelgeving: In sommige sectoren gelden wettelijke verplichtingen met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van personeel. Financiële instellingen mogen een persoon bijvoorbeeld pas aanstellen in een integriteitsgevoelige functie, nadat zij een onderbouwde beoordeling hebben gemaakt van zijn betrouwbaarheid. Volgens het kamerstuk van voormalig minister van Financiën, Wopke Hoekstra, uit 2019, dienen banken tevens periodiek te controleren of bestaande medewerkers voorkomen op sanctielijsten en welke informatie zij raadplegen in klantsystemen.
  • Functiewisseling: In het geval dat een medewerker verandert van functie en/of promotie maakt, is het interessant om bepaalde persoonsgegevens opnieuw te controleren. Sommige screening checks zijn momentopnamen en dienen na een tijdsspanne wederom uitgevoerd te worden. Denk bijvoorbeeld aan een controle op strafbare feiten middels een VOG-verklaring.
  • Bedrijfsovername: Wanneer een ondernemer besluit om een bedrijf te kopen, kan het verstandig zijn om het zittend personeel te screenen zodat hij zeker weet wie er in dienst is. Daarnaast geeft het een duidelijk signaal dat integriteit en kwaliteit hoog in het vaandel staan.
  • Kwaliteitseisen: In-employment screening kan ook deel uitmaken van het beleid van een organisatie om kwaliteit te waarborgen. Denk dan aan een regeling met betrekking tot nevenfuncties en belangenverstrengeling. Verder gelden er ook vereisten vanuit wet- en regelgeving. Zo moet een zorgverlener zijn BIG-registratie elke vijf jaar verlengen door aan te tonen dat hij aan de gestelde eisen voldoet.

Twee vormen van in-employment screening

In-employment screening kan een eenmalige of periodieke controle zijn:

  1. Eenmalige in-employment screening
    Een organisatie kan ervoor kiezen om haar zittend personeel te screenen met als doel de integriteit en kwaliteit te waarborgen. Daarnaast kan er bijvoorbeeld gekozen worden voor een eenmalige screening wanneer een werknemer wisselt van functie of promotie maakt en meer verantwoordelijkheden krijgt.
  1. Periodieke in-employment screening
    Anderzijds is het ook mogelijk om personeel periodiek te laten screenen. Een aannemelijke reden hiervoor is risico- of kwaliteitsmanagement, maar voor sommige organisaties is een periodieke screening verplicht door sector gebonden wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan het Wft die financieel adviseurs verplicht stelt in het bezit te zijn van een Wft diploma. Dit document verloopt na een periode en dient daarom verlengt en opnieuw geverifieerd te worden.

Validata’s in-employment screening software

Validata heeft een software ontwikkeld die organisaties ondersteund bij zowel eenmalige als periodieke in-employment screenings.

  • Snel en efficiënt: Onze software maakt het screeningsproces snel en efficiënt door een gebruiksvriendelijk design.
  • Transparant voor werkgever en werknemer: De resultaten van de screening worden gelijktijdig inzichtelijk gemaakt voor zowel de werkgever als de werknemer. Hiermee proberen we een zo transparant en eerlijk mogelijk proces te bieden.
  • AVG-proof: De veiligheid van onze software is misschien wel de belangrijkste randvoorwaarde voor ons bestaan. Validata hanteert dan ook strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen. Bovendien heeft Validata een DPO in dienst die ervoor zorgt dat onze dienstverlening en daarmee jouw screenings altijd voldoen aan de richtlijnen van de AVG.
  • Altijd en overal toegang: De software is ontworpen voor mobiel gebruik. Zo krijgen werknemers meer vrijheid om de screening te doorlopen waar en wanneer het hen uitkomt. Deze flexibiliteit komt de doorlooptijd ten goede.
  • Integratie met andere software: Middels onze API is het mogelijk om employment screening te integreren in jouw bestaande workflow en daarmee rapporten en gegevens te verzamelen binnen jouw bestaande ATS-/HR-tool, op één centrale plek.

De combinatie van pre- en in-employment screening

Na indiensttreding kunnen veranderingen plaatsvinden en kunnen zich situaties voordoen waar een medewerker, maar ook zeker de werkgever, geen rekening mee heeft gehouden. Echter kunnen deze situaties een verhoogd risico met zich meebrengen voor een organisatie. Hoe manage jij eventuele risico’s als gevolg van veranderingen of onverwachtse situaties?

Na een verloop van tijd, zijn enkele resultaten van een pre-employment screening niet meer geldig. Het is daarom slim om pre- en in-employment screening te combineren. Wanneer jouw organisatie al gebruik maakt van pre-employment screening, de daaropvolgende in-employment screening automatisch uit minder onderdelen bestaan.