Alles over employment screening
Het doel van employment screening is om zekerheid te krijgen dat een (potentiële) werknemer integer en betrouwbaar is. Door de achtergrondinformatie van een kandidaat te checken, weet jij als werkgever of er risico’s spelen die mogelijk een gevaar zijn voor de organisatie. Uiteindelijk stelt dit organisaties in staat om continue kwaliteit te leveren en duurzaam te groeien.
Wat is employment screening?
Employment screening betreft de verificatie van bepaalde gegevens van een kandidaat of medewerker in het kader van de uitoefening van een functie. Zo weet jij wie je aanneemt en in dienst hebt!
Op deze pagina vertellen we je alles wat je moet weten over employment screening:
- Waarom employment screening?
- Typen employment screening
- Voorbeeld employment screening procedure
- Employment screening services van Validata
- Employment screening software van Validata
- Employment screening checks
- Employment screening en de AVG
- Veelgestelde vragen over employment screening
Waarom employment screening?
- Risicomanagement: Wanneer jij een zakelijk relatie met iemand aangaat, wil je zeker zijn dat je op iemand kan bouwen. Je wilt immers niet voor verassingen komen te staan toch? Employment screening helpt mogelijke risico’s voor jouw organisatie beter te begrijpen en te verminderen.
- Kwaiteitsmanagement: In sommige sectoren gelden bepaalde kwaliteitseisen, maar een organisatie kan er ook vrijwillig voor kiezen om een beleid op te stellen omtrent de borging van kwaliteit. Niet alleen de kwaliteit van je producten, diensten en processen, maar ook van jouw personeel. Employment screening is dan een geschikt hulpmiddel dat een organisatie kan inzetten.
- Mis-hire, of ook wel bad hire: In het ergste geval, heeft een organisatie te maken gehad met de gevolgen van personeelsfraude. Denk aan financiële, maar ook reputatie schade, ten gevolge van een ongekwalificeerde medewerker die aan de slag ging met een vervalst diploma. Voorkomen is altijd beter dan genezen.
- (Toenemende) Wet- en regelgeving: De wet- en regelgeving rondom (het aannemen van) personeel neemt vluchtig toe. Het kan een complex proces zijn om hier aan te voldoen, zeker omdat je de focus op jouw core business niet wilt verliezen. Het uitbesteden aan een professionele screeningspartij betekent dat jij altijd voldoet aan relevante wet- en regelgeving en een partij inschakelt die hier ervaring mee heeft.
Typen employment screening
1. Pre-employment screening, het screenen van sollicitanten
Pre-employment screening, oftewel het screenen van sollicitanten, is van toepassing bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer. Wanneer jij een zakelijk relatie met iemand aangaat, wil je zeker zijn dat je op iemand kan bouwen. Naast een sollicitatiegesprek is het daarom verstandig om de relevante feiten te checken voordat je een sollicitant definitief aanneemt.
2. In-employment screening, het screenen van personeel
Anderzijds staat in-employment screening voor het screenen van huidig personeel. Na een tijdspanne van een aantal jaren kan er een hoop veranderen in iemand zijn leef- en werkomgeving. Het is dan interessant om bepaalde checks opnieuw uit te voeren. In-employment screening is een middel om het onderling vertrouwen te versterken. Hoe sterker dit vertrouwen, hoe lager de kans op onnodige risico’s.
Voorbeeld employment screening procedure
Met de employment screening services van Validata wordt je ontzorgt en ben je zeker dat data zo efficiënt mogelijk wordt geverifieerd bij de bron. Als werkgever kies je het juiste screeningsprofiel voor de persoon die gescreend zal worden. Dan hoef je enkel de naam, het mobiele telefoonnummer en het e-mailadres van de kandidaat of huidig werknemer in te voeren en vervolgens neemt Validata jou het werk uit handen. Wij nodigen de (potentiële) medewerkeruit om de relevante gegevens te verstrekken en onderhouden het contact omtrent de screening. Denk aan reminders over ontbrekende informatie of een referent die nog geen reactie heeft voorzien. De screening wordt uiteindelijk afgerond met een helder rapport.
Employment screening software van Validata
Validata heeft een software ontwikkeld voor pre-employment screening die zorgt voor een efficient proces waarbij gegevens altijd veilig zijn.
- Snel en efficiënt: Onze software maakt het screeningsproces snel en efficiënt door een gebruiksvriendelijk design.
- Transparant voor werkgever en werknemer: De resultaten van de screening worden gelijktijdig inzichtelijk gemaakt voor zowel de werkgever als de kandidaat. Hiermee proberen we een zo transparant en eerlijk mogelijk proces te bieden.
- AVG-proof: De veiligheid van onze software is misschien wel de belangrijkste randvoorwaarde voor ons bestaan. Validata hanteert dan ook strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen. Bovendien heeft Validata een DPO in dienst die ervoor zorgt dat onze dienstverlening en daarmee jouw screenings altijd voldoen aan de richtlijnen van de AVG.
- Altijd en overal toegang: De software is ontworpen voor mobiel gebruik. Zo krijgen kandidaten meer vrijheid om de screening te doorlopen waar en wanneer het hen uitkomt. Deze flexibiliteit komt de doorlooptijd ten goede.
- Integratie met andere software: Middels onze API is het mogelijk om employment screening te integreren in jouw bestaande workflow en daarmee rapporten en gegevens te verzamelen binnen jouw bestaande ATS-/HR-tool, op één centrale plek.
Employment screening checks
De onderdelen van een employment screening zijn afhankelijk van wie je wilt gaan screenen. Zijn dit sollicitanten of huidige medewerkers? In 2021 werden de volgende vijf screening checks het meest uitgevoerd onder onze klanten:
- ID-check
- VOG-check
- Diploma check
- Referentiecheck
- Integriteitsverklaring
Alle screening checks op een rij
Veelgestelde vragen over employment screening
- • Wat is een screening?
Een screening is simpelweg een instrument om integriteit te toetsen. Tijdens een employment screening vraagt een werkgever achtergrondinformatie op over een sollicitant of huidig werknemer. Zaken als zijn/haar werkervaring, educatie en kredietwaardigheid worden daarna objectief geverifieerd. De screening wordt uiteindelijk afgerond met een inzichtelijk rapport waarbij mogelijke risico’s boven water komen.
- • Hoe kun je CV’s screenen?
De screening van een CV bestaat uit verschillende onderdelen. Zo kan de werkervaring worden gecheckt middels een referentiecheck en de educatie door middel van een diploma verificatie via Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Zie de employment screening checks voor de checks die Validata aanbiedt.
Bij Validata worden deze screening checks uitgevoerd op basis van de informatie die door de kandidaat in ons online systeem wordt verstrekt, en niet altijd alles wat in zijn of haar CV staat. Nadat Validata een objectief screeningrapport heeft opgeleverd, adviseren wij de werkgever om de feitelijke informatie uit het rapport te vergelijken met het persoonlijke CV om te zien of ze overeenkomen.