Pre-employment screening procedure

De eerste stap voor een succesvolle pre-employment screening, is het opstellen van een goed screeningsbeleid om het screeningsproces succesvol te implementeren. Door middel van een duidelijk screeningsbeleid zorg je ervoor dat je processen altijd eerlijk en consistent zijn en voldoen aan de wettelijke eisen.

Het stelt je bovendien in staat om bepaalde eisen te stellen aan zaken, zoals op welke manier jouw organisatie medewerkers aanneemt en behoudt, en welke rol pre-employment screening daarbij heeft.

Lees meer over het opstellen van een passend screeningsbeleid

Het is zeer belangrijk om persoonlijke en gevoelige informatie veilig op te slaan. De systemen en/of processen die hier voor worden gebruikt moeten voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Dit betekent dat er duidelijke afspraken gemaakt moeten worden met betrekking tot de beveiliging en wie er toegang tot de gegevens hebben. Door een goede beveiligde screeningssoftware te gebruiken, zorg je ervoor dat de eisen worden nageleefd en worden de gegevens veilig beheert.

Lees meer over de veiligheid van onze screeningsoftware

Je start met het vaststellen welke specifieke eisen je nodig hebt voor de kandidaten. Dit hangt af van de functie, maar ook van de sector. Zo wordt er bijvoorbeeld binnen de financiële sector, of een financiële functie binnen een andere sector, vaak een integriteit check uitgevoerd, een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aangevraagd en/of een Wft (Wet op financieel toezicht) diploma gecheckt.

Door duidelijke screeningseisen vast te stellen, zorg je ervoor dat je alleen de meest relevante informatie verzamelt en beoordeelt voor een weloverwogen beslissing.

De gegevens die je kandidaten doorgeven moeten vaak gecontroleerd worden door externe instanties. Dit varieert van bijvoorbeeld (school)diploma’s tot aan VOG’s (Verklaring Omtrent Gedrag).

De instanties waar je de gegevens gaat toetsen, moeten ook gecheckt worden op de specifieke eisen die je hebt samengesteld voor bepaalde functies. Daarnaast is het belangrijk dat je met officiële instanties samenwerkt om ervoor te zorgen dat de gegeven informatie correct wordt gecheckt.

Voordat je begint met screenen, is het belangrijk om eerst de informatie én toestemming op te vragen bij de kandidaat. Je moet ervoor zorgen dat de kandidaat weet welke gegevens er worden gevraagd, waarom, en hoe deze gegevens worden verwerkt. Door een duidelijke communicatie met de kandidaat voorkom je misverstanden en zorg je ervoor dat je voldoet aan de AVG-regelgeving.

Als alle opgevraagde informatie is ontvangen, is het tijd om te beginnen met de screening. Dit houdt in dat er wordt gekeken of de opgegeven informatie klopt met de informatie die bij externe bronnen of instanties staat. Door eventuele onjuiste gegevens op te merken, zorg je ervoor om problemen voor later te voorkomen.

De laatste stap in het proces is om de gescreende informatie te checken. Door de gegevens te evalueren kan je een beslissing nemen of de kandidaat geschikt is voor de functie. Het is belangrijk om niet alleen de resultaten te evalueren, maar ook de context van bepaalde bevindingen. Dit zorgt voor duidelijkheid en het minimaliseren van risico’s. Op deze manier zorg je met een zorgvuldig proces ervoor dat je de meest geschikte kandidaten aanneemt.