Menu

Ik word gescreend

Bij een screening verwerken wij jouw persoonsgegevens. Jouw gegevens zijn uiteraard in veilige handen!

Bij een screening verwerken wij jouw persoonsgegevens. Aan deze verwerking zijn privacy regels verbonden en tevens dient de verwerking op een veilige manier te gebeuren, zodat je er op kunt vertrouwen dat er niets fout gaat.Bij een screening verwerken wij jouw persoonsgegevens. Aangezien dat een gevoelig proces is zijn er aan de verwerking privacy regels verbonden en dient de verwerking op een veilige manier te gebeuren. Jij moet erop kunnen vertrouwen dat Validata alleen gegevens verwerkt die nodig zijn, deze niet te lang bewaart en dat er niets fout gaat.

Bij een screening verwerken wij jouw persoonsgegevens. Aan deze verwerking zijn privacy regels verbonden en tevens dient de verwerking op een veilige manier te gebeuren, zodat je er op kunt vertrouwen dat er niets fout gaat.

Privacy & Security hoog in het vaandel

Validata voldoet aan de eisen zoals gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Op gebied van beveiliging van de software en het screeningsproces hanteert Validata strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen.
Tevens is Validata in het bezit van een ISO 27001 certificering gericht op de beveiliging van proces en gegevens.
De verwerking van jouw gegevens is bij Validata in veilige handen.

Veel gestelde vragen

1. Mijn referent werkt niet langer bij de door mij opgegeven organisatie. Het e-mailadres klopt daarom niet meer, wat nu?

Bij de verificatie van de werkervaring gaan we na of je hebt gewerkt bij de organisatie die je opgeeft. Dit controleren we bij de bron – oftewel, de organisatie – en daarom moet het e-mailadres van jouw referent overeenkomen met de naam van die organisatie. Privé of algemene e-mailadressen zoals info@, klantenservice@, etcetera, zijn niet toegestaan. Mocht je bij de organisatie niemand meer kennen, dan kan je haar HR-afdeling opgeven omdat zij jouw eerdere aanstelling ook kunnen bevestigen.

2. Ik kan niet inloggen omdat mijn activatielink is verlopen. Hoe kom ik bij mijn screening?

De activatielink in de e-mail is om veiligheidsredenen slechts eenmalig geldig: wanneer je je account gaat activeren. Ben je daarna uitgelogd en wil je weer inloggen, dan kan dat via de pagina: inloggen.validatagroup.com met je gebruikersnaam – oftewel, je e-mailadres – en je zelfgekozen wachtwoord.

3. Verzorgt Validata mijn Nederlandse VOG-aanvraag of moet ik dit zelf doen?

Het aanmelden met het betreffende screeningsprofiel bij Dienst Justis doen wij. Vervolgens moet je jouw VOG zelf bij Dienst Justis aanvragen, bijvoorbeeld online met je DigiD. Je ontvangt hiervoor instructies per e-mail. Wanneer je niet in het bezit bent van een DigiD sturen wij een e-mail inclusief aanvraagformulier. Hiermee kan je zelf bij je gemeente de aanvraag indienen. Voor het aanvragen van een internationaal equivalent van de VOG sturen wij een e-mail met instructies hoe je dit document aanvraagt.

4. Er verschijnt een klokje bij één of meerdere screeningsonderdelen. Wat betekent dit?

Een klokje staat gelijk aan ‘wachten op antwoord’, zoals een reactie van een externe dataleverancier bij een educatiecheck of referent(en) bij de check op de werkervaring. Verschijnt er een klokje, dan kan je het screeningsonderdeel tijdelijk niet bewerken.

5. Tijdens het inloggen wordt mijn mobiele telefoonnummer niet herkend. Wat nu?

Mocht jouw mobiele nummer niet worden herkend, dan is er bij het indienen van de screening misschien een verkeerd telefoonnummer ingevuld. Mocht je deze melding zien, dan kan je het beste contact opnemen met Validata Support. Zij kunnen het telefoonnummer direct aanpassen waarna je weer kan inloggen.

6. Ik heb een document geüpload onder ‘mijn documenten’. Kunnen jullie dit inzien?

Nee, Validata kan dit niet inzien. De documenten die je tijdens het screeningsproces uploadt onder ‘mijn documenten’ zijn alleen voor jou zichtbaar. ‘Mijn documenten’ is een digitale kluis binnen jouw persoonlijke account.

7. Nadat ik een screeningsonderdeel heb ik aangepast blijf ik herinneringen ontvangen dat het onderdeel moet worden aangepast. Hoe kan ik dit stopzetten?

Wanneer je zulke herinneringen ontvangt heb je waarschijnlijk wel een screeningsonderdeel aangepast maar de aangepaste gegevens nog niet ingediend. Heb je extra input geleverd bij de onderdelen waarvoor dit werd gevraagd? Klik dan op ‘aangepaste gegevens indienen’ zodat wij verder kunnen met jouw screening. De herinneringen stoppen dan automatisch.

8. Ik ontvang een foutmelding tijdens het inloggen. Hoe kan dit?

Zulke meldingen ontstaan vaak wanneer je via een mobiel apparaat, zoals een smartphone of iPad, werkt of via webbrowser Internet Explorer/Edge. Ons huidige systeem is helaas niet compatible met mobiele apparaten. Wij raden je daarom aan om in te loggen via een laptop of PC en webbrowser Google Chrome te gebruiken.

9. Sommige screeningsonderdelen zijn afgerond met een uitroep- en/of vraagteken. Wat betekent dit?

Tijdens jouw screeningsproces lever je zelf de benodigde gegevens aan. Wanneer deze niet volledig overeenkomen met wat onze dataleveranciers terugkoppelen, resulteert dit in een uitroep- en/of vraagteken.

Een vraagteken betekent dat wij jouw gegevens niet 100% konden verifiëren bij de dataleveranciers. Een uitroepteken wijst op een aandachtspunt voor je (potentiële) werkgever: graag nader bekijken en bespreken. In de meeste gevallen gaat het om een onschuldige afwijking die je makkelijk kan verklaren.

Bij feitelijke dataverificatie is het lastig om een compleet beeld te schetsen van complexe situaties. Daarom adviseren wij al onze klanten om de uitkomst van een screeningsrapport te bespreken. Wanneer dit gesprek nog niet is gepland, kan je dit zelf initiëren.

10. Mijn screeningsprocedure staat op ‘wacht op VOG’ of ’afgerond.’ Het screeningsrapport is zowel naar mezelf als mijn (potentiële) werkgever gestuurd. Kan ik nog wijzigingen aanbrengen in mijn rapport?

Wij kunnen helaas geen extra aanpassingen doorvoeren die de resultaten in het screeningsrapport eventueel beïnvloeden. Daarom heropenen we geen afgeronde screenings en is het belangrijk dat je alle gegevens voor het indienen goed controleert.

11. De ‘periode tussen werkervaringen’ klopt niet. Hoe kan ik dit aanpassen?

Op basis van de door jou opgegeven werkervaring wordt de periode tussen verschillende werkervaringen automatisch ingevuld. Wanneer je bijvoorbeeld aangeeft werkzaam te zijn (geweest) van 2013 tot september 2015 en van november 2015 tot heden, dan wordt automatisch gevraagd wat je in oktober 2015 – oftewel, de tussentijdse periode – hebt gedaan. Klopt deze periode niet? Dan is er vaak een datum niet juist ingevuld bij één van de werkervaringen. Check daarom deze data voor het indienen van jouw screening.

12. Mijn screeningsproces is afgerond en ik heb mijn rapport ontvangen. Moet ik dit zelf naar mijn (potentiële) werkgever sturen?

Nee, dit doen wij voor je. Jouw (toekomstige) werkgever ontvangt het screeningsrapport op hetzelfde moment als jij.

13. Mijn screeningsrapport is tussentijds afgerond zonder VOG, waarom?

Vaak duurt het verkrijgen van een VOG langer dan het afronden van de andere screeningsonderdelen. Daarom stellen we een tussentijds screeningsrapport op zonder VOG. Alle screeningsonderdelen zijn dan alvast zichtbaar voor zowel jezelf als jouw (potentiële) werkgever.

Let op: Wanneer jouw screening de status ‘wacht op VOG’ heeft, is het screeningsrapport vrijgegeven. Ook in dit tussentijdse rapport kunnen geen aanpassingen meer worden gedaan.

Hoe werkt het screeningsproces?

Stap 1: Inloggen
Je logt in met je eigen gebruikersnaam en wachtwoord
Stap 2: Doorlopen van de screening
Je vult de benodigde gegevens in
Stap 3: Start screening
Validata voert de screening uit
Stap 4: De screening is afgerond
Je kunt het rapport downloaden

Jouw privacy is belangrijk voor ons

Validata biedt screeningsdiensten aan grote en kleine opdrachtgevers aan, die vanwege beleid of wet- en regelgeving bepaalde persoonsgegevens willen nagaan voordat zij met jou in zee gaan. Dit kan gelden voor een werkgever die diploma’s wil checken tot een makelaar die wil weten of je de huur kunt betalen.

Wij begrijpen dat een screening niet iets is dat je voor je plezier doet; in feite word je hiertoe verplicht door onze opdrachtgever. En juist daarom is jouw privacy zo belangrijk voor ons. Wij kunnen ons werk alleen maar goed doen als je jouw gegevens aan ons toevertrouwt. En ondanks dat van jou verwacht wordt om mee te werken, geloven wij dat je dat alleen maar gaat doen als wij transparant zijn over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan en jouw gegevens zo goed mogelijk beveiligen. Daarom lichten wij graag toe hoe wij dat doen en op welke manier je contact met ons kunt opnemen als je hierover vragen heeft.


Hieronder vind je een aantal maatregelen die wij getroffen hebben om te kunnen aantonen dat wij jouw privacy belangrijk vinden:

  • Validata heeft een Privacy Statement waarin beschreven wordt hoe wij met jou gegevens omgaan en op welke manier je jouw rechten kunt uitoefenen
  • Validata heeft een Data Protection Officer (DPO) die een onafhankelijke rol heeft binnen Valdiata en erop toeziet dat wij blijven voldoen aan de privacy wetgeving
  • Bij alle (software) ontwikkelingen waarbij wij met persoonsgegevens bezig zijn wordt privacy by design toegepast
  • Alle verwerkingen van de persoonsgegevens leggen wij vast in het systeem van Privacy Perfect, zodat wij op de juiste manier de verwerking kunnen toetsen en ook achteraf kunnen nagaan of het klopt wat wij doen
  • Wij ontwikkelen onze eigen software met behulp van de applicaties en techniek van Mendix en aangevuld met de kennis en kunde van Finaps
  • Op gebied van beveiliging werken wij samen met Zerocopter die als onafhankelijk specialist onze systemen periodiek test op zwakheden

Zie hier een filmpje van Privacy Perfect waar onze CEO Harm Voogt een toelichting geeft.