CACEIS is zeker van integer personeel door te screenen

‘Employment screening maakt een belangrijk deel uit van ons aanname proces, daarom werken we samen met Validata.’

CACEIS is een financiële instelling met internationaal meer dan 4.600 medewerkers en 4,2 biljoen euro in bewaring. ‘CACEIS helpt professionele beleggers in de pensioen- en effectenwereld om kosten te verlagen en dienstverlening te verbeteren,’ vertelt Karin Krijl, HR Staff Administration Officer van CACEIS Nederland. In 2015 zijn zij gestart met screenen bij Validata, toen nog onder de naam KAS BANK.

‘Employment screening maakt een belangrijk deel uit van ons aanname proces,’ vertelt Karin. Als HR Staff Administration Officer van CACEIS in Nederland is zij onder andere verantwoordelijk voor alle instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers van de lokale branche. Zo ziet zij iedere nieuwe werknemer bij de organisatie binnenkomen.

Passende screening checks voor de financiële sector

‘Het grootste deel van onze screenings wordt uitgevoerd door Validata. We vragen hun onder andere om werkervaring en diploma’s te controleren en daarnaast de BKR-registratie en VOG bij de kandidaat op te vragen. CACEIS heeft vijf verschillende screeningsprofielen die bestaan uit verschillende mate van uitvoerigheid. Zo zit er een internationaal profiel tussen voor onze buitenlandse medewerkers,’ vertelt Karin over de diensten die Validata CACEIS levert.

‘Wij willen zeker weten dat de mensen die wij aannemen, betrouwbaar en integer zijn. Daarom doen we bijvoorbeeld ook de BKR-toets. Als we zien dat iemand een hoge schuld of een grote lening heeft (gehad), kan dit een risicofactor zijn,’ legt Karin uit.

‘We voeren zelf ook checks uit, namelijk de EVA-toets en het checken van de internationale sanctielijst. Omdat de KAS BANK is overgenomen door het Franse CACEIS, vallen we nu voor een groot deel onder de Franse regulering. Ten gevolge hiervan worden bepaalde checks intern uitgevoerd in het eigen systeem,’ licht Karin toe. ‘Dit houdt in dat we een sanctiecheck nu zelf uitvoeren. Een tijdrovende klus, daarom zijn we erg blij dat we de overige checks uitbesteden aan Validata.’

Maatwerk in Validata’s screeningsoplossingen

‘Zes jaar geleden is er gekozen om employment screening uit te besteden. Deze keuze is destijds gemaakt omdat dit veel efficiënter bleek dan inhouse screenen,’ vertelt Karin.

‘Ik ben heel tevreden over onze samenwerking met Validata en hun services. Voorheen moesten onze kandidaten en medewerkers tekenen en goedkeuring verlenen voor de screenings die wij zelf uitvoerden, maar de Compliance Officer merkte op dat dat aangepast moest worden. Omdat wij verplicht zijn volgens de Wet op het financieel toezicht (Wft) om te screenen in de financiële sector, hoeven we juridisch gezien niet om toestemming te vragen, maar moeten we de kandidaat wel inlichten over het screeningsproces. Validata heeft dat erg goed opgelost en in haar applicatie een nieuw vinkje voor ons toegevoegd. Hierdoor kan de kandidaat zelf aangeven dat ze op de hoogte zijn gesteld over de screening. Dit stukje maatwerk heeft Validata zeer snel voor ons opgepakt. Ook de verandering in bedrijfsnaam in het systeem van KAS BANK naar CACEIS is vlekkeloos verlopen.’

Screening makkelijk te beoordelen door overzichtelijk screeningsrapport

‘Validata doet zelf geen inhoudelijke uitspraak over de screeningsrapporten. Zij verifiëren alleen de aangeleverde data van kandidaten. De beoordeling van de screening ligt vervolgens bij onszelf. Aan de hand van een kleurencode in het screeningsrapport wordt snel inzichtelijk gemaakt wanneer er iets opmerkelijks uit een screening komt.’

Vernieuwde functionaliteiten in de nieuwe applicatie van Validata, Valluga

‘Wij hebben afgelopen jaar deelgenomen aan de pilot van de nieuwe applicatie van Validata, Valluga,’ vertelt Karin. Dit gaf CACEIS inzichten in de vernieuwde functionaliteiten. ‘Dat had het voordeel dat je ook tussendoor de status van de screening kon bekijken.’ Feedback over de nieuwe applicatie wordt door Validata zeer serieus genomen.