Menu

Validata als onderdeel van de onboarding bij ABN AMRO

‘Validata is een belangrijke sparringpartner met een objectieve blik, strategisch inzicht en expertise op het gebied van pre-employment screening’

‘Een gestroomlijnd en geautomatiseerd screeningsproces is met zo’n 2500 tot 3000 nieuwe medewerkers per jaar geen overbodige luxe,’ vertelt Martijn Meiberg, Product Owner Onboarding bij ABN AMRO Bank. ‘Ons team maakt deel uit van Best Start. De afdelingen Employer Branding en Recruitment zijn ook onderdeel van dit cluster. Best Start behelst het complete eerste gedeelte van de employee journey: vanaf het moment dat ABN AMRO Bank bij potentiële medewerkers onder de aandacht wordt gebracht tot het recruitmentproces en de uiteindelijke indiensttreding.’

Door de onboarding-app alvast een band opbouwen

‘Met Best Start bekijken we hoe we het onboardingsproces van nieuwe medewerkers zo soepel mogelijk kunnen laten verlopen. Zo hebben we een onboarding-app ontwikkeld waarin nieuwe medewerkers al een maand voor indiensttreding informatie ontvangen, zoals een welkomstboodschap van onze CEO, onze missie en visie en praktische tips ter voorbereiding op de eerste werkdag. Vaak zie je dat nieuwe medewerkers in de periode tussen de contractondertekening en indiensttreding een beetje aan hun lot worden overgelaten. Met deze app willen we de radiostilte verbreken en alvast een band opbouwen.’

‘Een andere manier waarop we de onboarding leuker en vooral menselijker maken is het toekennen van een buddy. Elke nieuwe medewerker wordt gekoppeld aan een buddy die hem of haar – naast de verantwoordelijke manager, die vaak druk is met operationele zaken – in de eerste weken wegwijs maakt binnen ABN AMRO Bank. Tenslotte zijn er nog onboardingsdagen waar nieuwe medewerkers met elkaar kunnen kennismaken en belangrijke informatie wordt gedeeld, zoals onze cultuurwaarden, strategie & purpose.’

“Hierbij wordt rekening gehouden met het feit dat we als financiële dienstverlener een wettelijke verplichting hebben om aan te tonen dat wij de juiste medewerkers aannemen.

Martijn Meiberg, Product Owner Onboarding bij ABN AMRO Bank

Een belangrijke rol voor compliance tijdens de onboarding

‘Naast deze zachte kant van het onboardingsproces, moet de harde kant net zo efficiënt verlopen. Een proces waarbij verschillende afdelingen en systemen betrokken zijn. Een medewerker moet van HR de juiste arbeidsovereenkomst ontvangen en op tijd worden opgenomen in het personeelsbestand. Daarnaast is IT verantwoordelijk voor de uitgifte van een laptop op de eerste werkdag en regelt Facility Management een persoonlijke toegangspas voor het gebouw.’

‘Binnen dit praktische proces speelt compliance een belangrijke rol: is de (potentiële) medewerker betrouwbaar en integer? Deze vraag wordt mede beantwoord door de screeningsresultaten van Validata. Hierbij wordt rekening gehouden met het feit dat we als financiële dienstverlener een wettelijke verplichting hebben om aan te tonen dat wij de juiste medewerkers aannemen.’

Profiteren van snelle screeningssoftware en service

‘Op jaarbasis treden bij ABN AMRO Bank zo’n 2500 tot 3000 nieuwe medewerkers vast in dienst. Om zulke aantallen snel en efficiënt te kunnen verwerken is ons recruitment- en onboardingsproces zoveel mogelijk geautomatiseerd. De screeningsoplossingen van Validata zijn hierin zorgvuldig geïntegreerd. Zodra de Manager binnen ons systeem aangeeft dat een medewerker is aangenomen, worden er verschillende processen opgestart. IT en Facility Management krijgen een seintje, maar ook Validata wordt gevraagd om een pre-employmentscreening uit te voeren.’

‘Toen wij jaren geleden begonnen met screenen bij Validata, hebben we samen passende screeningsprofielen samengesteld in een op maat gemaakt systeem. Het enige nadeel hiervan was dat updates en aanpassingen minder snel konden worden doorgevoerd. Daarom zijn wij in 2019 overgestapt naar de standaard screeningsoplossingen van Validata. Nu kunnen we direct profiteren van hun actuele ontwikkelingen op het gebied van software en service.’

‘Naast de pre-employmentscreening van Validata checkt onze afdeling Security en Integrity Management ook bepaalde registers, eventuele fraudegevallen en andere cases. Al deze onderzoeken zorgen ervoor dat we een compleet beeld krijgen van (potentiële) medewerkers en wij op basis van een screeningsrapport weloverwogen beslissingen kunnen maken.’

Validata is altijd bereikbaar en werkt oplossingsgericht

‘ABN AMRO Bank herziet jaarlijks haar pre-employmentscreeningsbeleid. Wanneer ik daarover in gesprek ga met Robbert Remmers, Commercieel Manager bij Validata, of Loetje de Koning, Customer Succes Manager, geven ze altijd gericht advies. Bijvoorbeeld op het gebied van actuele wet- en regelgeving of screeningsoplossingen die andere financiële instellingen gebruiken. Daarnaast onderzoekt Validata hoe wij bepaalde zaken het beste kunnen integreren. Zo komt alles samen in een efficiënt proces, waardoor het overzicht en de snelheid van de onboarding toenemen.’

‘Validata is altijd makkelijk bereikbaar en werkt oplossingsgericht. Twee keer per jaar spreken we af voor een strategisch overleg waarin we onze lange termijnplannen naast elkaar leggen en samen kijken naar de mogelijkheden. Ook wordt bepaald of de huidige oplossingen nog voldoen aan de actuele vraag en of bepaalde interne processen efficiënter kunnen worden ingericht. Validata is een belangrijke sparringpartner door hun objectieve blik, strategisch inzicht en expertise op het gebied van pre-employmentscreening in de financiële sector.’

Allebei oog voor een optimale employee journey

‘Binnen ons recruitment- en onboardingsproces staat een positieve ervaring van (potentiële) medewerkers voorop. Natuurlijk willen we graag weten wie er voor ons komt werken, maar de pre-employmentscreening voelt vaak als een noodzakelijk kwaad. Het feit dat iemands persoonsgegevens en verleden worden gecheckt kan door sommige nieuwe medewerkers toch als ongemakkelijk worden ervaren. Daarom is het fijn dat ABN AMRO Bank en Validata op een lijn liggen als het gaat om een optimale employee journey.’

‘Om het screeningsproces zo snel en efficiënt mogelijk te kunnen doorlopen, biedt Validata zowel goede begeleiding als slimme software. Met hun nieuwe applicatie Valluga, kunnen (potentiële) medewerkers straks via hun mobiele telefoon of tablet starten op een moment dat het hen het beste uitkomt. Ook is voor alle partijen duidelijk zichtbaar in welke fase de screening zich bevindt en of er eventueel aanvullende informatie nodig is. Zulke inzichten maken het makkelijker om tijdig ondersteuning te bieden, waardoor het screeningsproces sneller kan worden afgerond.’

‘De mate waarin ABN AMRO Bank haar processen automatiseert en de manier waarop Validata hierop inspeelt is erg goed. Het feit dat we dezelfde visie hebben als het gaat om een optimale employee journey, het efficiënt inrichten van processen en voldoen aan wet- en regelgeving, maakt dat onze nieuwe medewerkers steeds sneller aan de slag kunnen.’